Sređivanje dokumentacije i Arhiviranje

Fizičko sređivanje dokumentacije

Fizičko sređivanje dokumentacije predstavlja prvi korak u standardizaciji i modernizaciji poslovanja sa dokumentacijom.

OBAVEZE PRAVNIH LICA PRILIKOM UPRAVLJANJA DOKUMENTACIJOM  

 

Prema Zakonu o kulturnim dobrima, pravna lica su dužna da u cilju upravljanja dokumentacijom tokom svog postojanja:

  1. označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu;
  2. čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju;
  3. klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal;
  4. odabiraju arhivsku građu i izlučuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja;
  5. utvrde način evidentiranja registraturskog materijala, njegovog čuvanja, klasifikacije i arhiviranja, ako za pojedine organe i organizacije zakonom nije drukčije određeno;
  6. utvrde liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja;
  7. utvrde način zaštite i korišćenja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka.

Inception nudi uslugu ili stručnu pomoć pri fizičkom sređivanju dokumentacije što podrazumeva aktivnosti:

  • pregled arhivske građe i registraturskog materijala radi utvrđivanja celosti fonda kao i donošenje plana i metoda sređivanja;
  • sređivanje hronološki i po stvaraocima;
  • evidentiranje, čuvanje i/ili klasifikovanju pri arhiviranju registraturskog materijala poštujući opšte i posebne propise obaveza čuvanja dokumentarnog materijala ;
  • formiranje Arhivske knjige;
  • numeracija arhivske građe i registraturskog materijala, analogno Arhivskoj knjizi;
  • izlučivanje nepotrebnog registraturskog materijala kome je zakonska praktična potreba daljeg čuvanja istekla;

Izlučivanje podrazumeva izdvajanje registraturskog materijala kojem je zakonski rok čuvanja istekao (bezvredni registraturski materijal) od one dokumentacije koja se čuva trajno (arhivska građa) ili kojoj još uvek nije istekao rok čuvanja (dokumentacija koja se još ne može uništiti). Izlučivanjem registraturskog materijala se uspostavlja ažurost u rukovanju dokumentacijom. Odabiranje arhivske gradje i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala obavlja se na osnovu Liste kategorija registratuskog materijala sa rokovima čuvanja. Međutim, samo iz sredjene i popisane dokumentacije se može razdvojiti arhivska gradja od bezvrednog registraturskog mateijala. Za izdvajanje arhivske gradje i izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala obrazuje se posebna komisija u entitetu. Komisija popisuje bezvredni registraturski mateijal saglasno utvrdjenoj listi sa rokovima čuvanja i predlaže ga za izlučivanje.

Popis bezvrednog registraturskog materijala dostavlja se nadležnom arhivu sa zahtevom da se materijal pregleda i odobri izlučivanje. Isključivo na osnovu pismene saglasnosti, odnosno rešenja nadležnog arhiva bezvredni registraturski materijal se uništava ili daje u preradu kao sekundarna sirovina – stara hartija.

Na sređivanju dokumentacije radi stručna ekipa arhivskih radnika.

Sam proces fizičkog sređivanja dokumentacije sprovodi se do nivoa arhivske jedinice(registrator, svežanj, fascikla, dosije, kutija…). Sređivanje podrazumeva verifikaciju unutrašnjeg sadržaja arhivske jedinice.