Arhilibris – Elektronska arhivska knjiga

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. Glasnik RS br. 6/2020) propisuje obavezu svih pravnih lica da poseduju i ažuriraju evidenciju o dokumentarnom materijalu, odnosno dokumentaciji koja se u fizičkom obliku nalazi u njihovim prostorijama i/ili namenskim arhivama. Uobičajeni i ujedno zakonom propisani naziv za takvu evidenciju je „Arhivska knjiga“. Većina organizacija na pomenutu obavezu odgovara ručnim popunjavanjem sopstvenih obrazaca koji sadrže obavezne podatke.

Nadležni arhivi su odgovorni za kontrolu poštovanja uredbi o arhivskom poslovanju u organizacijama i ujedno preporučuju strukturu kategorija i podkategorija dokumentarnog materijala prema delatnostima kojom se pravno lice bavi (državna uprava, privreda, banke).

Nedostatci vođenja arhivske knjige u papirnoj (fizičkoj) formi, ogledaju se najčešće u narušenoj hronologiji upisa dokumentarnog materijala po godinama, što kasnije otežava postupak izlučivanja i stvara poteškoće nadležnim istorijskim arhivima.

Svi navedeni nedostatci otklonjeni su sa softverskom aplikacijom ArhiLibris.

Suština koncepta Elektronske Arhivske Knjige podrazumeva primenu aplikativnog rešenja koje bi krajnjim korisnicima omogućilo kreiranje, ažuriranje relevantnih podataka i štampanje odgovarajućih izveštaja u vezi sadržaja i strukture dokumentarnog materijala.

ArhiLibris je Web aplikacija namenjena upotrebi na svim browserima (Chrome, Firefox, Edge) koja obuhvata sve funkcionalnosti neophodne za vođenje arhivske knjige.

Pretpostavka je da su krajnji korisnici ArhiLibris prosečno iskusni korisnici računara čije je osnovno zaduženje da evidentiraju i ažuriraju sadržaj odgovarajuće fizičke arhive dokumenata.