E-sumo – Elektronski delovodnik

Delovodnik predstavlja jednu od osnovnih evidencija u kancelarijskom poslovanju.

Delovodnik ili delovodna knjiga je registar akata i dokumenata koji pravno lice evidentira, šalje ili prima. U Delovodnik se upisuju svi akti koji su doneti u pravnom licu, koji su primljeni od trećih lica ili koji su ekspedovani (poslati) trećim licima. Ova evidenicja omogućava pregled akata, kao i utvrđivanje osnovnih podataka o njima (podaci o vremenu donošenja, prijema ili odašiljanja; kome su upućeni ili od koga su primljeni; naziv akta i drugo). Delovodnik se vodi hronološki, tako što se prvi predmet u godini zavodi sa rednim brojem 1, a posledjnim predmetom u kalendarskoj godini zaključuje se ova evidencija, koja se sledeće godine ponovo otvara sa rednim brojem 1.

Za potrebe određivanja tačnog vremena unosa u delovodnik koristi se delovodni ili zavodni pečat na kome je utisnut datum donošenja, prijema ili odašiljanja dokumenta. Iako za privredna društva obaveza korišćenja ovog pečata nije eksplicitno propisana ni jednim propisom, u praksi se vrlo često koristi radi tačne evidencije podatka o vremenu unošenja dokumenta u delovodnik.

U cilju uredne evidencije, pravno lice na kraju godine Delovodnik zaključuje službenom zabeleškom napisanom ispod poslednjeg broja sa konstatacijom koliko je predmeta zavedeno u toj godini. Ova beleška se overava službenim pečatom, a potpisuje je i stavlja datum radnik, stručni saradnik - arhivista koji vodi delovodnik.

Nedostaci vođenja Delovodne knjige u papirnoj formi su ti da ne postoji sistem pretrage dokumentacije, zatim delovodni broj je hronološki podatak koji iz svoje strukture ne ukazuje na lokaciju dokumenta.

Čest je slučaj da dolazi do narušavanja hronologije, samim tim delovodna knjiga ne može biti priznata kod nadležnih organa.

Elektronski delovodnik – E-sumo je aplikativno rešenje namenjeno zavođenju dokumenata i njihovom daljem korišćenju u elektronskom obliku.

Zavođenje dokumenata, predmeta ili akata vrši se po automatizmu, tako da svaki hronološki naredni dokument, automacki dobija sledeći redni broj.

Korisnik pri samom zavođenju dokumenta, unosi osnovna polja delovodne knjige, ali i izabira podkategoriju kojoj taj dokument pripada. Znači da se kategorizacija dokumentacije vrši na ulazu dokumentacije u ustanovu(kompaniju, preduzeće…).

U koliko je dokumentacija kvalitetno kategorizovana na samom početku životnog ciklusa dokumenta, sledeće funkcije u toku dokumenta kroz poslovni proces, je veoma lako sprovesti, unaprediti i automatizovati.

Pravu prednost elektronskog delovodnika, korisnik uočava kada se nađe u situaciji da je potrebno da sprovede pretragu, među nekoliko stotina, ili čak hiljada dokumenata. U definisanju parametara za pretragu, korisnik unosi slog, ceo indeks ili sprovodi unakrsnu pretragu, rezultat je lociranje i pregled traženog dokumenta/predmeta u vremenskom intervalu od par sekundi.

eSumo omogućava pretraživanje po: indeksnim podacima, ključnim rečima, komentarima i osnovnim poljima (unakrsna pretraga).

eSumo je moguće u svakom trenutku odštampati u formi delovodne knjige. Preporuka našim klijentima je da se na početku godine iz softverske aplikacije odštampa delovodna knjiga za prethodnu godinu i ista ukoriči.

Novim Zakonom o privrednim društvima "Sl. glasnik RS", br. 44/2018 koji je stupio na snagu 9.juna 2018.godine, Tačka 4. Sedište društva i prijem pošte, Adresa za prijem elektronske pošte, Član 21, glasi „Društvo je u obavezi da ima adresu za prijem elektronske pošte, koja se registruje u skladu sa zakonom o registraciji“

U okviru sistema „ARCHILLEUS“, modula eSumo-elektronski delovodnik, obradom je obuhvaćena kompletna dokumentacija. Dokumentacija koja stiže poštom fizički na sve lokacije koje imaju postavljen sistem „ARCHILLEUS“, kao i dokumentacija koja stiže elektronskim putem na zvaničnu mail adresu tretira se na isti način u osnovnim ili skraćenim evidencijama. Referenti pisarnica ili ovlašćena lica, imaju mogućnost da zavedu u osnovnu ili pomoćnu evidenciju kancelarijskog poslovanja svaki dokument koji je pristigao na zvaničnu mail adresu pravnog lica.