Usluge

Organizacija predavanja kancelarijskog i arhivskog poslovanja

Čest je slučaj da zaposleni u organizacijama, institucijama, nisu imali dodirnih tačaka sa osnovama kancelarijskog i arhivskog poslovanja. Samim tim poslovne obaveze i aktivnosti koje oni sprovode neće biti u skladu sa pravilima i Zakonom.

Svako pravno lice, ustanova i udruženje, organizacija, državni organ i jedinica lokalne samouprave, za vreme postojanja proizvode ogromnu količinu dokumenata. Ugovori, fakture, odluke, nalozi, evidencije, prijave, rešenja, zapisnici i drugi zapisi i dokumenti predstavljaju dokumentaciju koja se mora označiti i čuvati u sređenom stanju, sve dok se u jednom trenutku pristupi njenom uništenju, odnosno arhiviranju.

Uništavanje ili arhiviranje dokumentacije, kao poslednja faza u „životu“ svakog dokumenta, predstavlja mukotrpan posao za svakog ko nije adektvatno upravljao svojom dokumentacijom od momenta njenog nastanka.

Upravo zato, predavanja su posvećena informisanju privrednih subjekata o obavezama koje im nameću propisi u pogledu upravljanja dokumentacijom i uslugama koje specijalozovane kompanije pružaju u oblasti sređivanja, evidentiranja, izdvajanja, uništavanja i arhiviranja dokumentacije.

Organizacijom predavanja ukazujemo zaposlenima na važnost pravila, osnovnih evidencija, procedura, obeležavanja, hronologije i doslednosti u radu sa dokumentacijom. Obučavamo kako iste da primenjuju u sprovođenju svakodnevnih poslovnih aktivnosti.

Predavanja podrazumevaju edukaciju grupa od 5-10 ljudi, u trajanju od 3 radna dana, po 4-6 sati.
Predavanja realizuje stručni tim Inception-a na čelu sa arhivskim savetnicima (najviše zvanje u arhivistici).

Konsultantske usluge

Konsultantske usluge podrazumevaju angažovanje stručnih lica kompanije Inception za konkretnu aktivnost. Konsultantske usluge mogu podrazumevati uvid u stanje i predlog mera za ukidanje ili uvođenje nekih od osnovnih evidencija, konsultacije za izradu normativnih akata, konsultantske usluge za snimanje toka dokumentacije odnosno određenih podkategorija dokumenata, pregled kretanja konkretnog dokumenta kroz poslovni proces sa izradom flowchart-a snimljenog stanja i konsultantskim uslugama za unapređenje konkretnog poslovnog procesa.

Izrada situacione analize kancelarisjkog i arhivskog poslovanja

U dosadašnjem radu primetili smo da je praksa u mnogim organizacijama, koja postoje dugi niz godina, da se uvode delovi procedura kancelarijskog i arhivskog poslovanja. Problematika nikad ne bude sagledana u celosti već se aktivnosti i procedure sprovode parcijalno.

Izradom situacione analize sagledava se kompletna, prethodno ustrojena, normativa, osnovne evidencije, arhivska građa i registraturski materijal.

Analiza takođe sadrži predloge za uvođenje mera za bolje sprovođenje procedura i aktivnosti kompletnog kancelarijskog i arhivskog poslovanja.

Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju

Kancelarijsko i arhivsko poslovanje obuhvata: primanje, pregledanje, evidentiranje i raspoređivanje akata/predmeta u rad, administrativno – tehničko obrađivanje predmeta, otpremanje pošte, razvođenje predmeta i akata, klasifikaciju i arhiviranje, smeštaj, čuvanje i održavanje, evidentiranje u arhivsku knjigu, odabiranje i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala, kao i predaju arhivske građe nadležnom arhivu.

Članom 38. Zakona o kulturnim dobrima, propisana je obaveza za sve državne organe, ustanove, organizacije, kao i sva druga pravna lica da uz saglasnost nadežnog arhiva, donesu opšti akt koji se odnosi na način evidentiranja, čuvanja i arhiviranja dokumentacije koja nastaje u njihovom radu. Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju predstavlja osnov funkcionisanja i toka dokumenata.

Kancelarijsko poslovanje ima zadatak da obezbedi pravilno kretanje i evidenciju akata i drugih pisanih sastava i spisa od trenutka njihovog primanja pa do okončanja postupka s njima.

Izrada novog, predloga dopune ili izmene postojećeg Pravilnika o kancelarijskom i arhivskom poslovanju, realizovaće se na osnovu detaljno snimljenog stanja kancelarijskog i arhivskog poslovanja u Vašoj firmi, uvažavanjem specifičnosti poslovanja i zahteva/potreba za različitim osnovnim i drugim evidencijama za zavođenje akata/predmeta i predlogom upotreba istih.

Sastavni deo Pravilnika o kancelarijskom i arhivskom poslovanju čini i Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja.

Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja

Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja je opšti akt koji sadrži popis svih kategorija registraturskog materijala nastalog u radu registrature, kao i njihove rokove čuvanja. Na osnovu liste vrši se odabiranje arhivske građe (odnosno kategorija sa trajnim rokom čuvanja) i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala (kategorija sa operativnim rokovima).

Obaveza za utvrđivanje Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja predviđena je Zakonom o kulturnim dobrima (Sl.Glasnik RS br. 71/94) član 38, tačka 2., u kome stoji da su svi organi, preduzeća i druge organizacije u čijem radu nastaje arhivska građa i registraturski materiјal ili isti čuvaju, dužni su da utvrde Liste tog materijala sa rokovima čuvanja.

Primetili smo nepravilnu praksu kod nekih pravnih lica da u postupku donošenja svojih Lista kategorija registraturskog materijala prepisuju “tuđu normativu” ne vodeći računa o svojoj unutrašnjoj organizaciji i osnovnoj delatnosti. Neprecizno koncipirana Lista kategorija, predstavlja krupan problem pri izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala, kada nisu precizno definisane kategorije, registratura nije u mogućnosti da tačno formira popis bezvrednog materijala kome je istekao rok čuvanja i koji se predlaže za izlučivanje.

Dopuna Liste kategorija, biće moguća kada se analizira celokupna dokumentacija u arhivskim depoima a u skladu sa Arhivskom knjigom.

Angažovanjem stručnih lica firme Inception, izrađujemo idealne Liste kategorija registraturskog materijala ra rokovima čuvanja.

Fizičko sređivanje dokumentacije

Fizičko sređivanje dokumentacije predstavlja prvi korak u standardizaciji i modernizaciji poslovanja sa dokumentacijom.

OBAVEZE PRAVNIH LICA PRILIKOM UPRAVLJANJA DOKUMENTACIJOM  

 

Prema Zakonu o kulturnim dobrima, pravna lica su dužna da u cilju upravljanja dokumentacijom tokom svog postojanja:

  1. označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu;
  2. čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju;
  3. klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal;
  4. odabiraju arhivsku građu i izlučuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja;
  5. utvrde način evidentiranja registraturskog materijala, njegovog čuvanja, klasifikacije i arhiviranja, ako za pojedine organe i organizacije zakonom nije drukčije određeno;
  6. utvrde liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja;
  7. utvrde način zaštite i korišćenja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka.

Inception nudi uslugu ili stručnu pomoć pri fizičkom sređivanju dokumentacije što podrazumeva aktivnosti:

  • pregled arhivske građe i registraturskog materijala radi utvrđivanja celosti fonda kao i donošenje plana i metoda sređivanja;
  • sređivanje hronološki i po stvaraocima;
  • evidentiranje, čuvanje i/ili klasifikovanju pri arhiviranju registraturskog materijala poštujući opšte i posebne propise obaveza čuvanja dokumentarnog materijala ;
  • formiranje Arhivske knjige;
  • numeracija arhivske građe i registraturskog materijala, analogno Arhivskoj knjizi;
  • izlučivanje nepotrebnog registraturskog materijala kome je zakonska praktična potreba daljeg čuvanja istekla;

Izlučivanje podrazumeva izdvajanje registraturskog materijala kojem je zakonski rok čuvanja istekao (bezvredni registraturski materijal) od one dokumentacije koja se čuva trajno (arhivska građa) ili kojoj još uvek nije istekao rok čuvanja (dokumentacija koja se još ne može uništiti). Izlučivanjem registraturskog materijala se uspostavlja ažurost u rukovanju dokumentacijom. Odabiranje arhivske gradje i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala obavlja se na osnovu Liste kategorija registratuskog materijala sa rokovima čuvanja. Međutim, samo iz sredjene i popisane dokumentacije se može razdvojiti arhivska gradja od bezvrednog registraturskog mateijala. Za izdvajanje arhivske gradje i izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala obrazuje se posebna komisija u entitetu. Komisija popisuje bezvredni registraturski mateijal saglasno utvrdjenoj listi sa rokovima čuvanja i predlaže ga za izlučivanje.

 

Popis bezvrednog registraturskog materijala dostavlja se nadležnom arhivu sa zahtevom da se materijal pregleda i odobri izlučivanje. Isključivo na osnovu pismene saglasnosti, odnosno rešenja nadležnog arhiva bezvredni registraturski materijal se uništava ili daje u preradu kao sekundarna sirovina – stara hartija.

 

Na sređivanju dokumentacije radi stručna ekipa arhivskih radnika.

Sam proces fizičkog sređivanja dokumentacije sprovodi se do nivoa arhivske jedinice(registrator, svežanj, fascikla, dosije, kutija…). Sređivanje podrazumeva verifikaciju unutrašnjeg sadržaja arhivske jedinice.

OBRADA DOKUMENTACIJE (SKENIRANJE, MIKROFILMOVANJE I INDEKSIRANJE)

Skeniranje:

  • Nova tehnološka rešenja za digitalizaciju dokumentacije, svakako su pojednostavili manipulisanje sa elektronskim dokumentom. Skeniranje predstavlja konverziju fizičke/papirne forme u digitalnu.
  • Skeniranje se vrši profesionalnim document skenerima koji zavisno od karakteristika, modela skenera, mogu obraditi i do 150 dokumenata minuti.

Mikrofilmovanje:

  • Mikrofilomovanje predstavlja siguran i jedini zakonski priznat proces arhiviranja pored arhiviranja dokumentata u papirnoj formi.
  • Mikrofilmovanjem dokumentacije se vrši ušteda prostora koju bi inače zauzela dokumentacija u papirnoj formi.
  • Mikrofilm ima istu pravnu vaznost kao i papirni dokument, tako da se registraturski materijal može uništiti nakon procesa mikrofilmovanja.
  • Postojanost mikrofilmskih rolni je i do 400 godina.

Indeksiranje dokumentacije:

  • Prethodno implementiran način arhiviranja dokumentacije i poslovanje sa istom, trebalo bi preslikati u elektronske procedure sa dokumentacijom sa ciljem modernizacije kancelarijskog poslovanja.
  • Indeksacija predstavlja unos karaktera koji će u kasnijoj fazi predstavljati parametre za pretragu ili izveštavanje.
  • Indeksiranje baze podataka može se vršiti prilikom skeniranja ili pozadinski. Indeksiranje dokumenata može se vršiti ručno – unosom podataka ili automatski – primenom OCR i ICR tehnologije(automatske indeksacije) što značajno ubrzava i pojednostavljuje postupak i dodatno osigurava tačnost podataka.

Razvoj specifičnih softverskih rešenja

Inception projektantski tim sprovodi usluge razvoja specifičnih softverskih rešenja. Rešenja se odnose na automatizaciju proslovnih procesa. Detaljnom analizom poslovnih procesa, uzimajući u obzir sve njihove specifičnosti, na tim će razviti, testirati i implementirati softverska rešenja potpuno prilagođena poslovanju korisnika. Rešenja se razvijaju u najnovijim softverskim alatima. Posebna pažnja posvećuje se integiranosti sa drugim postojećim rešenjima i migracijama postojećih podataka u jedinstvenu bazu. Više o našim proizvodima možete pročitati ovde.