Fizičko sređivanje dokumentacije
Fizičko sređivanje dokumentacije predstavlja prvi korak u standardizaciji i modernizaciji poslovanja sa dokumentacijom.
OBAVEZE PRAVNIH LICA PRILIKOM UPRAVLJANJA DOKUMENTACIJOM
Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, pravna lica su dužna da u cilju upravljanja dokumentacijom tokom svog postojanja:
- označavaju i datiraju dokumentarni materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu;
- čuvaju dokumentarni materijal u sređenom i bezbednom stanju;
- klasifikuju i arhiviraju dokumentarni materijal;
- odabiraju arhivsku građu i izlučuju bezvredni dokumentarni materijal u roku od godine dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja;
- utvrde način evidentiranja dokumentarnog materijala, njegovog čuvanja, klasifikacije i arhiviranja, ako za pojedine organe i organizacije zakonom nije drugačije određeno;
- utvrde liste kategorija dokumentarnog materijala s rokovima čuvanja;
- utvrde način zaštite i korišćenja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka.
Inception nudi uslugu ili stručnu pomoć pri fizičkom sređivanju dokumentacije što podrazumeva aktivnosti:
- pregled arhivske građe i dokumentarnog materijala radi utvrđivanja celosti fonda kao i donošenje plana i metoda sređivanja;
- sređivanje hronološki i po stvaraocima;
- evidentiranje, čuvanje i/ili klasifikovanju pri arhiviranju dokumentarnog materijala poštujući opšte i posebne propise obaveza čuvanja dokumentarnog materijala ;
- formiranje Arhivske knjige;
- numeracija arhivske građe i dokumentarnog materijala, analogno Arhivskoj knjizi;
- izlučivanje (uništavanje) nepotrebnog dokumentarnog materijala kome je zakonska praktična potreba daljeg čuvanja istekla;
Izlučivanje (uništavanje) podrazumeva izdvajanje dokumentarnog materijala kojem je zakonski rok čuvanja istekao (bezvredni dokumentarni materijal) od one dokumentacije koja se čuva trajno (arhivska građa) ili kojoj još uvek nije istekao rok čuvanja (dokumentacija koja se još ne može uništiti). Izlučivanjem dokumentarnog materijala se uspostavlja ažurost u rukovanju dokumentacijom. Odabiranje arhivske gradje i izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala obavlja se na osnovu Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Međutim, samo iz sredjene i popisane dokumentacije se može razdvojiti arhivska gradja od bezvrednog dokumentarnog mateijala. Za izdvajanje arhivske gradje i izlučivanja bezvrednog dokumentarnog materijala obrazuje se posebna komisija u entitetu. Komisija popisuje bezvredni dokumentarni mateijal saglasno utvrdjenoj listi sa rokovima čuvanja i predlaže ga za izlučivanje.
Popis bezvrednog dokumentarnog materijala dostavlja se nadležnom arhivu sa zahtevom da se materijal pregleda i odobri izlučivanje. Isključivo na osnovu pismene saglasnosti, odnosno rešenja nadležnog arhiva bezvredni dokumentarni materijal se uništava ili daje u preradu kao sekundarna sirovina – stara hartija.
Na sređivanju dokumentacije radi stručna ekipa arhivskih radnika.
Sam proces fizičkog sređivanja dokumentacije sprovodi se do nivoa arhivske jedinice(registrator, svežanj, fascikla, dosije, kutija…). Sređivanje podrazumeva verifikaciju unutrašnjeg sadržaja arhivske jedinice.