OBRADA DOKUMENTACIJE (SKENIRANJE, MIKROFILMOVANJE I INDEKSIRANJE)

Skeniranje:

• Nova tehnološka rešenja za digitalizaciju dokumentacije, svakako su pojednostavili manipulisanje sa elektronskim dokumentom. Skeniranje predstavlja konverziju fizičke/papirne forme u digitalnu.
• Skeniranje se vrši profesionalnim document skenerima koji zavisno od karakteristika, modela skenera, mogu obraditi i do 150 dokumenata minuti.

Mikrofilmovanje:

• Mikrofilomovanje predstavlja siguran i jedini zakonski priznat proces arhiviranja pored arhiviranja dokumentata u papirnoj formi.
• Mikrofilmovanjem dokumentacije se vrši ušteda prostora koju bi inače zauzela dokumentacija u papirnoj formi.
• Mikrofilm ima istu pravnu vaznost kao i papirni dokument, tako da se registraturski materijal može uništiti nakon procesa mikrofilmovanja.
• Postojanost mikrofilmskih rolni je i do 400 godina.

Indeksiranje dokumentacije:

• Prethodno implementiran način arhiviranja dokumentacije i poslovanje sa istom, trebalo bi preslikati u elektronske procedure sa dokumentacijom sa ciljem modernizacije kancelarijskog poslovanja.
• Indeksacija predstavlja unos karaktera koji će u kasnijoj fazi predstavljati parametre za pretragu ili izveštavanje.
• Indeksiranje baze podataka može se vršiti prilikom skeniranja ili pozadinski. Indeksiranje dokumenata može se vršiti ručno – unosom podataka ili automatski – primenom OCR i ICR tehnologije(automatske indeksacije) što značajno ubrzava i pojednostavljuje postupak i dodatno osigurava tačnost podataka.