Од 1.1.2024. почиње примена уредбе за чување електронских докумената. Причитај више
Квалификовано и поуздано електронско чување
еПисмоноша / еАрхива и еКанцеларија је информациони систем за квалификовано електронско чување (еАрхива). Коришћењем платформе у потпуности ћете бити усклађени са прописима, а и више не морате чувати папир.

Проверите цене пакета за микро и мала предузећа
или нас контактирајте за имплементацију у великим системима.
Да ли сте у обавези да поуздано чувате еДокумента?
Укратко, да уколико сте правно лице.

Сва електронска документа (документарни материјал), уколико су настала у електронском облику и електронски су потписана или печатирана се морају чувати на начин прописан:
  1. Уредбом о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику, као и
  2. Правилником о условима за поступке и технолошка решења који се користе током поузданог електронског чувања документа.
Шта је све потребно да обезбедите?
  1. Софтвер (информациони систем за поудано ел. чување) за чување таквих докумената, на прописан начин (члан 3, став 1)
  2. Листу категорија (и рокове чувања) архивске грађе и документарног материјала за електронска документа (члан 4, став 1)
  3. Интерна правила по којима ће поступати у припреми документарног материјала за поуздано електронско чување (члан 5, став 1, тачка 1)
  4. Мере заштите - тј. да документима у информационом систему могу да приступају само особе овлашћене интерним правилима (члан 5, став 1, тачка 2)
  5. Припремити документа за електронско чување у складу са Правилником (члан 5, став 1, тачка 3)
  6. Класификује документа (документарни материјал) у складу са листом категорија и одреди рок чувања (члан 5, став 1, тачка 4)
  7. Евидентирате податаке о ствараоцу документа (члан 5, став 1, тачка 5)
  8. Евидентирате мета податке документа (члан 5, став 1, тачка 6)
  9. Потписом (квалификованим) потврди верност документа и тачност мета података (члан 5, став 1, тачка 7)
  10. Води евиденцију о предузетим радњама у поступку припреме документа за поуздано чување (члан 5, став 1, тачка 7)
  11. Чува документа у прописаним форматима (члан 5, став 1, тачка 8)
  12. Електронску архивску књигу (члан 5, став 1, тачка 9)
  13. Користи квалификовани временски жиг за отпочињање процеса чувања, надоградњу потписа, периодично, а пре истека претходног временског жига
У ком тренутку се врши ел. чување документа?
Најбоље одмах.

Разлози за ово су технолошки, али и правни. Наиме један од најбитнијих је да уколико то не урадите одмах, можете доћи у ситуацију да када то будете радили потпис на документу истекне или се нађе на листи опозваних сертификата. Ово не значи да је интегритет документа нарушен, али потенцијално нећете моћи да докажете време када је потпис настао (пре или после истицања).
Кратак водич за избор система за електронско чување
Да бисте се уверили да сте усклађени са прописима поставите изабраном добављачу (произвођачу) система следећа питања:

  1. Да ли обезбеђујете евидентирање листе категорије са роковима чувања?
  2. Да ли сваком документу обезбеђујете придруживање категорије и рока чувања приликом отпочињања чувања?
  3. Да ли систем има улоге и нивое овлашћења за документа и категорије, као и да ли документима може да приступи неко ко није овлашћен за то?
  4. Да ли систем обезбеђује лог приступа и промена?
  5. Да ли је систем у облаку или инсталиран код Вас?
  6. Уколико је систем у облаку да ли постоји гарантовано време рада система и пенали за недоступност система који су дефинисани уговором?
  7. Да ли се документа припрема у складу са Правилником, тј. у складу са ETSI стандардима и осталим прописима из Правилника?
  8. Да ли се обезбеђује унос података о ствараоцу?
  9. Да ли се обезбеђује унос мета података?
  10. Да ли се обезбеђује потпис (потврда верности) мета података квалификованим електронским сертификатом или печатом?
  11. Да ли постоји део софтвера (модул) за електронску архивску књигу?
  12. Да ли се сви потписи и печати на документу који се чува надограђују на прописани ниво LTA?
  13. Да ли се користи квалификовани временски жиг и од стране ког извођача?
  14. Да ли је трошак квалификованог временског жига укључен у цену?
Уколико су сви одговорни позитивни на горе наведена питања и уколико су део уговора који потписујете са Вашим пружаоцем услуге у сигурним сте рукама.
Да ли еПисмоноша еАрхив испуњава све захтеве?
Информациони систем еПисмоноша у модулу еАрхив и еКанцеларија испуњава све услове и захтеве који су прописане регулативом.
Поред свега наведеног у оквиру информационог система, можете користити и услугу квалификованог електронског чувања, тј. услугу која је акредитована од стране Министарства информисања и телекомуникација.
Шта доноси информациони систем еПисмоноша?
Бројне могућности и посвећена подршка су разлог коришћења наших услуга и решења од стране великог броја правних лица у Србији и региону.
  • 1
    Усклађеност са прописима
    Акредитована услуга од стране министарства за еЧување и еАрхиву и усклађена са припосима
  • 2
    Управљање документима
    Централизовано чувајте и претражујте документа из било ког пословног процеса на једном месту
  • 3
    еДеловодник
    Педантно и једноставно управљајте евиденцијама докумената и лако пронађите било који документ
  • 4
    Архивска књига
    Једноставно креирајте електронску архивску књигу и у њу уписујте податке у складу са регулативом
  • 5
    Мета подаци
    Придружите сваком документу неограничени број мета података који ближе описују документ.
  • 6
    Ауторизације
    Запосленима доделите права приступа само документима којима имају право приступа
  • 7
    Скенирање (Веб)
    Посбним додатком можете скенирати документа директно у апликацију електронско чување
  • 8
    Електронска документа
    Подршка за чување и рад свих законски прописаних електорнски потписаних докумената
  • 9
    Квалификовано чување
    Запосленима доделите права приступа само документима којима имају право приступа
  • 10
    Поуздано чување
    Запосленима доделите права приступа само документима којима имају право приступа
  • 11
    Скенирање телефоном
    Запосленима доделите права приступа само документима којима имају право приступа
  • 12
    Вишекориснички рад
    За све запослене који одговарају за уређење документације или приступају документацији
  • 13
    Верификација ел. докумената
    Акредитована услуга провере електронски потписаних докумената - еВалидација
  • 14
    еПотпис модул
    Омогућава да шаљете и потписујете електорнска документа са подршком за све сертификате - Интегрисано са модулом еПотпис
  • 15
    еДостава и еПошта
    Акретидована услуга за гарантовано лично уручење ел. докумената за опцијама одговора и сагласности - Интегрисано са модулом еДостава
Микро и мала предузећа

Прилагодили смо цене и предефинисали комплетан информациони систем тако да лако започнете коришћење.

Пакети и цене
Средња и велика предузећа

Имате систем за управљање документима (дмс), писарницу, деловодник и сл., а нисте сигурни како да их надоградите како бисте били усклађени са регулативом?

Контакт
Финансијске институције

Дуги низ година наши консултанти учествују у дигитализацији процеса у финансијском сектору. Обратите нам се за консултације.

Контакт
Made on
Tilda