Početna / Dokumenti i arhiva / Elektronska arhivska knjigaElektronska arhivska knjiga Arhivsko poslovanje po propisima, od liste kategorija do izlučivanja. Mi nudimo elektronsku arhivsku knjigu za organizacije koje čuvaju dokumentarni materijal, na papiru i u elektronskom obliku. Lista kategorija, upisi, rokovi čuvanja, reversi i izlučivanje po rešenju nadležnog arhiva vode se u jednom sistemu, uz trajan trag. Knjiga radi iz našeg data centra ili kod Vas.
Uz knjigu nudimo i stručnu podršku za listu kategorija i sređivanje arhive. Naši stručnjaci Vas vode kroz ceo proces.
dokumentarni materijal, lista kategorija, izlučivanje, revers
01 Kategorije Rok za svaku vrstu građe 02 Upis Papirna i elektronska građa 03 Rok Datum isteka računa se sam 04 Izlučivanje Po rešenju nadležnog arhiva 05 Zapisnik Trajan trag i posle uništavanja 01 Kategorije Rok za svaku vrstu građe 02 Upis Papirna i elektronska građa 03 Rok Datum isteka računa se sam 04 Izlučivanje Po rešenju nadležnog arhiva 05 Zapisnik Trajan trag i posle uništavanja Softver ovde nije cilj. Cilj je red: da se zna šta se čuva, gde je, koliko dugo i šta sledi kada rok istekne. Papir i prostor tako prestaju da budu nekontrolisana obaveza.
Arhivska knjiga na papiru ili u tabeli izgleda kao spisak kutija i registratora. Iza nje stoji ciklus: lista kategorija određuje rok, rok određuje kada građa ide na izlučivanje, a izlučivanje prolazi kroz nadležni arhiv.
Kada sistem prati rokove i priprema popise, arhivar odlučuje umesto da prepisuje. Propis je okvir tog posla, a knjiga ga čini preglednim.
Za koga je Arhivsku knjigu vodi svaka organizacija koja čuva dokumentarni materijal. Elektronska knjiga najviše znači tamo gde je građe mnogo, gde je rasuta po lokacijama ili je deo na papiru, a deo u elektronskom obliku.
Kod koga se ovo koristi Organi uprave, fondovi i javne službe Mnogo građe, lista kategorija sa saglasnošću nadležnog arhiva i redovna korespondencija sa arhivom.
Javna i komunalna preduzeća Građa u više depoa i na više lokacija, bez jedne knjige za celu organizaciju.
Banke, osiguranja i privreda Dokumentacija sa različitim rokovima čuvanja, deo na papiru, a deo u elektronskom obliku.
Posle statusne promene Spajanje ili podela organizacije traži da se građa razdvoji ili objedini, uz jasan trag.
Šta je važno Vama Arhivar Rok sledi iz kategorije, a popis za izlučivanje ne sastavlja se od nule svake godine. Rokovi Pravna služba Izlučivanje ide propisanim putem do rešenja nadležnog arhiva, a trag ostaje i posle uništavanja. Izlučivanje Kontrola i revizija Ko je uzeo dokumentaciju, kada je vraća i šta je izlučeno, uz koji zapisnik. Reversi Pitanje koje DMS ne rešava: koliko se čuva i šta sledi posle „Imamo DMS, ne treba nam arhiva“ čest je prvi odgovor. DMS, arhivska knjiga i kvalifikovano čuvanje odgovaraju na različita pitanja i rade zajedno.
Pitanje DMS Arhivska knjiga Kvalifikovano čuvanje Na šta odgovara Gde je dokument i šta se sa njim radi Koliko se građa čuva i šta sledi po isteku roka Da li elektronski dokument i dalje dokazuje poreklo i celovitost Šta obuhvata Dokumente u radu Papirnu i elektronsku građu Elektronske dokumente predate na čuvanje Šta je rezultat Verzije, odobrenja i trag rada Arhivska knjiga, popisi i zapisnici Potvrda o čuvanju sa pečatom i žigom Šta sledi po isteku roka Dokument je već prešao u arhivu Izlučivanje ili predaja nadležnom arhivu Dokaz traje do kraja roka, a brisanje je zabranjeno dok rok traje
Kvalifikovano čuvanje je usluga od poverenja: pruža ga kvalifikovani pružalac upisan u registar.
Arhivska knjiga je jedan deo elektronske arhive Sve počinje od liste kategorija Lista kategorija dokumentarnog materijala određuje rok čuvanja za svaku vrstu dokumenta: trajno ili određen broj godina. Saglasnost na nju daje nadležni arhiv.
U sistemu se lista unosi ili uvozi, sa kategorijama, podkategorijama, opisom sadržaja i rokom čuvanja. Kada se lista menja pri reviziji, izmena se vodi u istom sistemu.
Ako lista još ne postoji Izradu i usklađivanje liste kategorija nudimo kao stručnu uslugu, pa lista i knjiga nastaju zajedno.
Isto važi i za građu koja još nije sređena: sređivanje fizičke arhive može da prethodi prvim upisima.
Knjiga u kojoj rok sledi iz kategorije Arhivar bira kategoriju, a sistem primenjuje ono što iz nje sledi. Odluka ostaje Vaša.
Rok iz kategorije Datum isteka roka računa se sam. Pregled pre isteka Građa kojoj rok ističe, na vreme. Broj se ne ponavlja Redni broj ostaje zauzet i posle izlučivanja. Mesto i status Od kutije do depoa, sa statusom. Rok iz kategorije Datum isteka roka računa se sam. Pregled pre isteka Građa kojoj rok ističe, na vreme. Broj se ne ponavlja Ostaje zauzet i posle izlučivanja. Mesto i status Od kutije do depoa, sa statusom. Rok iz kategorije Izbor kategorije pri upisu primenjuje rok i način čuvanja, a datum isteka roka računa se sam.
Pregled pre isteka Sistem pokazuje građu kojoj rok ističe, pa se izlučivanje planira na vreme.
Broj koji se ne dodeljuje ponovo Redni broj ostaje zauzet i posle izlučivanja, pa je knjiga dosledna kroz godine.
Mesto i status Svaki upis ima lokaciju, od kutije do depoa, i status: aktivna, izlučena ili predata arhivu.
Papir i elektronska građa u istoj knjizi Papirna građa upisuje se ručno. Elektronski arhivirani dokumenti mogu da se upisuju automatski, sa metapodacima iz DMS-a i kvalifikovanog čuvanja, bez dvostrukog unosa.
Tako knjiga daje jedan pregled cele građe, bez obzira na to gde je i u kom je obliku.
Uz koji DMS Knjiga je građena da radi uz naš DMS, pisarnicu i kvalifikovano čuvanje. Povezivanje sa DMS-om drugog proizvođača moguće je po dogovoru.
Od isteka roka do rešenja nadležnog arhiva Izlučivanje je postupak sa spoljnim učesnikom, nadležnim arhivom. Sistem prati svaki korak, a trag o izlučenoj građi ostaje trajno.
KORAK 01 KATEGORIJE Lista kategorija određuje rok čuvanja za svaku vrstu građe. KORAK 02 UPIS Papirna i elektronska građa upisuju se u knjigu, sa kategorijom i lokacijom. KORAK 03 ISTEK ROKA Rok se računa iz kategorije, a sistem pokazuje građu kojoj rok ističe. KORAK 04 PREDLOG POPISA Iz knjige nastaje predlog popisa bezvrednog dokumentarnog materijala. KORAK 05 VERIFIKACIJA Popis se proverava pre nego što ode nadležnom arhivu. KORAK 06 DOSTAVA Popis se dostavlja arhivu, može i elektronskom dostavom, sa dokazom o prijemu. KORAK 07 REŠENJE Nadležni arhiv donosi rešenje, a po njemu nastaje konačni popis. KORAK 08 IZLUČIVANJE Građa se uništava po rešenju. Zapisnik i status u knjizi ostaju kao trajan trag. 01 KATEGORIJERok čuvanja za svaku vrstu građe 02 UPISUpis papirne i elektronske građe 03 ISTEK ROKARok iz kategorije, bez ručnog praćenja 04 PREDLOG POPISAPredlog popisa nastaje iz knjige 05 VERIFIKACIJAPopis se proverava pre slanja arhivu 06 DOSTAVAPopis ide arhivu, može i elektronskom dostavom 07 REŠENJEArhiv donosi rešenje, pa nastaje konačni popis 08 IZLUČIVANJEUništavanje po rešenju, zapisnik ostaje trajno Kategorije Lista kategorija određuje rok čuvanja za svaku vrstu građe.
Upis Papirna i elektronska građa upisuju se u knjigu, sa kategorijom i lokacijom.
Rok Datum isteka roka računa se iz kategorije, bez ručnog praćenja.
Istek roka Sistem pokazuje građu kojoj je rok istekao ili uskoro ističe.
Predlog Iz knjige nastaje predlog popisa bezvrednog dokumentarnog materijala.
Verifikacija Popis se proverava pre nego što ode nadležnom arhivu.
Dostava Popis se dostavlja nadležnom arhivu, a može i elektronskom dostavom sa dokazom o prijemu.
Rešenje Nadležni arhiv donosi rešenje o izlučivanju.
Popis Po rešenju nastaje konačni popis građe koja se izlučuje.
Uništavanje Građa se uništava po rešenju, a datum se beleži u knjizi.
Zapisnik Zapisnik o izlučivanju i status u knjizi ostaju kao trajan trag.
Ko je uzeo dokumentaciju i ko sme da je vidi Reversi
Upis i količina Revers se vodi uz upis u knjizi i količinu koja je izdata.
Rok za vraćanje Kada rok za vraćanje istekne, stiže obaveštenje. Poverljiva dokumenta
Pristup po ovlašćenju Poverljiva dokumenta vide samo korisnici kojima je to dodeljeno.
Deo sistema Poverljivost je funkcija DMS-a i arhive, a ne poseban proizvod. Kako uvodimo: od postojeće evidencije do prvih upisa Uvođenje ide fazno, sa zapisnikom za svaku fazu. Polazna tačka je lista kategorija.
Analiza Pregledamo postojeće evidencije, listu kategorija i stanje građe.
Lista Lista se uvozi ili usklađuje, a po potrebi izrađuje kao stručna usluga.
Uvoz Postojeći upisi pripremaju se i prenose u sistem.
Obuka Obučavamo arhivara i korisnike koji rade sa knjigom.
Prvi upisi Prvi upisi posle sređivanja ili prenosa, uz našu podršku.
Održavanje Nove verzije i podrška u okviru održavanja.
Za IT i kontrolu: isporuka, veze i zaštita Arhitektura i obim integracija određuju se u analizi, prema Vašem okruženju.
Isporuka
Iz našeg data centra Knjiga radi u našem data centru, a Vi je koristite preko mreže.
Na Vašoj infrastrukturi Sistem postavljamo kod Vas, za korisnike u Vašoj mreži. Veze sa drugim sistemima
DMS i pisarnica Metapodaci i statusi preuzimaju se iz sistema u kome je dokument nastao.
Kvalifikovano čuvanje Dokument predat na čuvanje može automatski da se upiše u knjigu.
Elektronska dostava Popisi i dopisi nadležnom arhivu mogu da idu sa dokazom o prijemu. Zaštita
Revizorski trag Zapis radnji u knjizi koji se ne briše i ne menja.
Uloge i prijava Prava po ulogama, od arhivara do korisnika sa pravom pregleda, i prijava kvalifikovanim sertifikatom. Šta sistem daje
Izveštaji Arhivska knjiga, popisi, zapisnici, lista građe kojoj ističe rok i izvoz u PDF.
Sertifikati Inception d.o.o. ima sertifikate ISO 9001 i ISO 15489-1. Sertifikovan je sistem menadžmenta, ne pojedinačni proizvod. Knjiga radi uz druge naše proizvode i usluge Standardi i propisi Propisi koji uređuju arhivsko poslovanje i standardi po kojima vodimo sistem menadžmenta. Kliknite na stavku za kratko objašnjenje.
01 Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti 02 Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima 03 Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja 04 Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju 05 ISO 9001 i ISO 15489-1 Česta pitanja Kratki odgovori za arhivu, pravnu službu, nabavke i IT.
01 Imamo DMS. Zašto nam treba arhivska knjiga? 02 Možemo li da uvezemo postojeću listu kategorija i knjigu? 03 Šta ako lista još nije usaglašena sa arhivom? 04 Da li knjiga sama izlučuje dokumentaciju? 05 Može li spoljni partner da radi u našoj knjizi? 06 Gde radi sistem?
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti Zakon koji uređuje zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, u papirnom i u elektronskom obliku.
Zašto je važno
Određuje šta sme da se uradi sa papirnim originalom kada se dokument čuva elektronski. Izvorni oblik dokumenta koji nije elektronski i nema trajan rok čuvanja može da se uništi i pre isteka roka, ako se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja.
Najvažnije
Arhivska građa se čuva trajno, u obliku u kome je nastala, i ne sme da se uništi Dokumentarni materijal sa trajnim rokom iz koga nije izvršeno odabiranje ne sme da se uništi, ni kada je digitalizovan Elektronski dokumenti se vode u sistemu koji garantuje zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku Uredba Vlade koja propisuje jedinstvene tehničke zahteve i procedure za čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku.
Zašto je važno
Važi za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, pa određuje kako elektronska arhiva treba da bude uređena.
Najvažnije
Tehnički zahtevi za informacioni sistem Procedure čuvanja i zaštite Veza sa pouzdanim i kvalifikovanim elektronskim čuvanjem Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja Akt organizacije koji za svaku vrstu dokumentarnog materijala određuje rok čuvanja: trajno ili određen broj godina. Saglasnost na listu daje nadležni arhiv.
Zašto je važno
Od liste zavisi sve što sledi: rok čuvanja upisa u arhivskoj knjizi, odabiranje arhivske građe i izlučivanje materijala kome je rok istekao.
Najvažnije
Kategorije i podkategorije dokumentarnog materijala Rok čuvanja za svaku kategoriju Saglasnost nadležnog arhiva Izmene pri reviziji liste Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju Osnovni zakon Srbije za elektronski dokument, elektronsku identifikaciju i usluge od poverenja. Usklađen je sa evropskom uredbom eIDAS (EU) 910/2014.
Zašto je važno
Propisuje ko sme da pruža kvalifikovane usluge od poverenja: samo pružalac upisan u registar koji vodi Ministarstvo informisanja i telekomunikacija. Zato kod svake kvalifikovane usluge vredi proveriti da li je pružalac upisan u taj registar.
Najvažnije
Elektronski dokument i elektronska identifikacija Usluge od poverenja: elektronski potpis i pečat, vremenski žig, elektronska dostava, čuvanje dokumenata i sertifikati Kvalifikovani pružalac i Registar pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja Nadzor nad pružaocima i održavanje statusa ISO 9001 i ISO 15489-1 Međunarodni standardi za sistem menadžmenta kvalitetom (ISO 9001) i za upravljanje dokumentarnim materijalom (ISO 15489-1). Inception d.o.o. ima sertifikate za oba, sa obimom kvalifikovane usluge od poverenja i razvoj softverskih rešenja.
Zašto je važno
ISO 15489-1 opisuje načela upravljanja dokumentarnim materijalom, od nastanka do odluke o čuvanju ili izlučivanju. Sertifikovan je sistem menadžmenta organizacije, ne pojedinačni proizvod. Važenje sertifikata proverava se na www.gcerti.com.
Najvažnije
ISO 9001:2015, sertifikat GKSR-0643-QC ISO 15489-1:2016, sertifikat GKSR-0643-IDRM Godišnja nadzorna provera sertifikacionog tela QERDS, kvalifikovana elektronska preporučena dostava Oznaka iz uredbe eIDAS za kvalifikovanu uslugu elektronske preporučene dostave (Qualified Electronic Registered Delivery Service). U Srbiji je to kvalifikovana elektronska dostava.
Zašto je važno
Pruža je samo kvalifikovani pružalac upisan u registar, a njeni dokazi imaju pretpostavku celovitosti podataka, tačnosti vremena i identiteta strana.
Najvažnije
Identifikacija pošiljaoca i primaoca Zaštita sadržaja od neprimetne izmene Kvalifikovani vremenski žig za vreme slanja i prijema Kvalifikovana elektronska dostava Kvalifikovana usluga od poverenja za slanje dokumenata sa dokazom: ko je poslao, šta je poslato, kada je primljeno i ko je preuzeo. U uredbi eIDAS se zove QERDS.
Zašto je važno
Pruža je samo kvalifikovani pružalac upisan u registar, a potvrda o prijemu i potvrda o dostavi imaju zakonsku pretpostavku celovitosti podataka, tačnosti vremena i identiteta strana. Zamenjuje preporučenu pošiljku na papiru.
Najvažnije
Identifikacija pošiljaoca i primaoca Potvrda o prijemu i potvrda o dostavi, sa kvalifikovanim vremenskim žigom Inception d.o.o. je upisan u registar od 16.09.2021. Registar pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja Javni registar koji vodi Ministarstvo informisanja i telekomunikacija. U njemu su pružaoci kvalifikovanih usluga od poverenja i usluge za koje su upisani.
Zašto je važno
Upis je dokaz da pružalac ispunjava uslove za kvalifikovanu uslugu, i svako može da ga proveri.
Najvažnije
Devet upisa za osam različitih usluga Uz svaki upis su firma i datum Prvi upis, 16.09.2021: kvalifikovana elektronska dostava Usluge od poverenja Elektronske usluge koje dokumentima i radnjama daju dokaznu snagu: elektronski potpis i pečat, vremenski žig, elektronska dostava, validacija, čuvanje i sertifikati za veb sajtove.
Zašto je važno
Kvalifikovana usluga od poverenja ima zakonsku pretpostavku dokazne snage. Pruža je samo pružalac upisan u Registar pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja.
Najvažnije
Uređuje ih Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja Usklađene su sa uredbom eIDAS Kvalifikovane i nekvalifikovane, a samo kvalifikovane imaju zakonsku pretpostavku Kvalifikovano elektronsko čuvanje Usluga koja dokumentu čuva dokaznu vrednost tokom celog roka čuvanja, i posle isteka sertifikata kojim je dokument potpisan.
Zašto je važno
Potpis i pečat vremenom zastarevaju, kada istekne sertifikat ili algoritam. Čuvanje ih obnavlja, pa dokument ostaje dokaz i posle mnogo godina.
Najvažnije
Validacija potpisa pri prijemu Nadogradnja potpisa i obnova vremenskog žiga pre isteka Potvrda o čuvanju Kvalifikovani potpis i pečat na daljinu Kvalifikovani elektronski potpis i pečat bez kartice i čitača: ključ je na HSM uređaju kod pružaoca, a vlasnik odobrava svako potpisivanje.
Zašto je važno
Kvalifikovani elektronski potpis ima isto dejstvo kao svojeručni potpis, a korisniku ne treba fizičko sredstvo.
Najvažnije
Ključevi na HSM uređajima na četiri lokacije u Srbiji Odobrenje vlasnika pre svakog potpisa Paperless d.o.o. je upisan u registar za potpis i za pečat na daljinu QWAC, kvalifikovani sertifikat za autentikaciju veb sajta Kvalifikovani sertifikat koji potvrđuje koje pravno lice stoji iza veb sajta.
Zašto je važno
Korisnik može da proveri da sajt zaista pripada toj organizaciji, a ne nekome ko se za nju izdaje.
Najvažnije
Izdaje se posle provere identiteta pravnog lica Paperless d.o.o. je upisan u registar za ovu uslugu Usklađen sa uredbom eIDAS Kvalifikovana validacija potpisa i pečata Provera da li je elektronski potpis ili pečat ispravan: sertifikat, vreme potpisivanja i celovitost dokumenta.
Zašto je važno
Izveštaj o validaciji nosi naš kvalifikovani pečat i vremenski žig, pa je i sam dokaz.
Najvažnije
Inception d.o.o. je upisan za validaciju potpisa i za validaciju pečata Izveštaj sa pečatom i vremenskim žigom Koristi se i pre smeštanja u kvalifikovano čuvanje ERDS, elektronska preporučena dostava Usluga elektronske preporučene dostave (Electronic Registered Delivery Service): prenos podataka uz dokaze o slanju i prijemu.
Zašto je važno
Daje dokaze o tome šta je poslato i primljeno. Bez kvalifikovanog statusa ti dokazi nemaju zakonsku pretpostavku, pa se po potrebi dokazuju.
Najvažnije
Dokaz o slanju i dokaz o prijemu Zaštita podataka u prenosu Kvalifikovani oblik je QERDS eSanduče na Portalu eUprava Jedinstveno elektronsko sanduče korisnika Portala eUprava, u koje se dostavljaju akti građanima i privredi.
Zašto je važno
Naša platforma dostavlja pošiljke i u ovo sanduče. Kod naše platforme fikcija uručenja primenjuje se samo kod dostave u eSanduče, pod uslovima iz propisa.
Najvažnije
Sanduče vezano za nalog na Portalu eUprava Dostava akata građanima i privredi Kod naše platforme fikcija uručenja važi samo za ovu dostavu Portal eUprava Državni portal elektronskih usluga Republike Srbije, preko koga građani i privreda koriste usluge organa i primaju akte u eSanduče.
Zašto je važno
Organizacije koje komuniciraju sa građanima često treba da dostave akt baš tamo gde ga primalac već očekuje: u eSanduče na Portalu eUprava.
Najvažnije
Elektronske usluge organa Jedinstveno elektronsko sanduče Prijava preko nacionalne elektronske identifikacije eInbox, elektronsko sanduče organizacije Sanduče organizacije na našoj platformi, u koje stižu kvalifikovane i napredne pošiljke i iz koga se šalju.
Zašto je važno
Registrovani korisnici iz njega šalju, primaju, prate statuse i preuzimaju potvrde, na vebu i u mobilnim aplikacijama.
Najvažnije
Prijem i slanje na jednom mestu Statusi i potvrde uz svaku pošiljku Pristup po ulogama Kvalifikovani elektronski pečat Elektronski pečat pravnog lica zasnovan na kvalifikovanom sertifikatu i izrađen kvalifikovanim sredstvom.
Zašto je važno
Dokazuje poreklo i celovitost dokumenta: da potiče od pružaoca i da posle pečatiranja nije menjan.
Najvažnije
Kvalifikovani sertifikat za pečat Kvalifikovano sredstvo za izradu Otvara se u svakom PDF čitaču, a proverava alatom za validaciju Kvalifikovani vremenski žig Potvrda tačnog vremena koju izdaje kvalifikovani pružalac usluge vremenskog žiga.
Zašto je važno
Pretpostavlja se tačnost datuma i vremena i celovitost podataka na koje se žig odnosi, pa se zna kada je šta poslato i primljeno.
Najvažnije
Vreme slanja, prijema i svake promene stanja Pretpostavka tačnosti vremena Vezan za tačno određen sadržaj Fikcija uručenja Pravilo po kome se akt smatra uručenim i kada ga primalac nije otvorio, istekom roka propisanog zakonom.
Zašto je važno
Određuje od kada teku rokovi. Kod naše platforme fikcija uručenja primenjuje se samo kod dostave u eSanduče na Portalu eUprava, pod uslovima iz propisa.
Najvažnije
Za dostavu u eSanduče uređuje je Zakon o elektronskoj upravi, uz ponovljenu dostavu i obaveštenje o neuspeloj dostavi Za dostavu na papiru uređuje je Zakon o opštem upravnom postupku Kod naše platforme primenjuje se samo kod dostave u eSanduče na Portalu eUprava SEF, Sistem elektronskih faktura Državni sistem preko koga se elektronske fakture šalju, primaju i evidentiraju: u javnom sektoru, između javnog sektora i privrede i između privrednih subjekata.
Zašto je važno
SEF prenosi fakturu, a posao organizacije tek počinje: provera, odobravanje, knjiženje, plaćanje i čuvanje. Naši sistemi preuzimaju fakture sa SEF-a, pa se podaci ne prekucavaju i provera se radi prema izvoru.
Najvažnije
Uređuje ga Zakon o elektronskom fakturisanju Prihvatanje ili odbijanje primljene fakture Povezivanje preko API-ja Uz fakturu mogu da se pošalju i prilozi elektronskom dostavom Revizorski trag Hronološki zapis svih radnji nad pošiljkom i dokumentom: ko je, šta i kada uradio.
Zašto je važno
Omogućava da se tok pošiljke proveri naknadno, u kontroli ili postupku.
Najvažnije
Svaka promena stanja je zabeležena Zapis se ne menja naknadno Dostupan ulozi revizora LTA, potpis za dugotrajno čuvanje Nivo elektronskog potpisa (na primer PAdES B-LTA) koji uz potpis čuva i podatke potrebne za njegovu proveru i arhivski vremenski žig.
Zašto je važno
Takav potpis može da se proveri i posle isteka sertifikata kojim je napravljen, pa dokument zadržava dokaznu vrednost.
Najvažnije
Podaci o važenju sertifikata u trenutku potpisivanja Arhivski vremenski žig Obnova žiga pre isteka PDF/A Oblik PDF dokumenta namenjen dugotrajnom čuvanju, po standardu ISO 19005.
Zašto je važno
Dokument ne zavisi od spoljnih fontova i resursa, pa se i za mnogo godina otvara isto kao danas.
Najvažnije
Ugrađeni fontovi i resursi Bez sadržaja koji zavisi od spoljnih izvora Pogodan za čuvanje i potpisivanje Potvrda o čuvanju Dokument koji izdajemo za svaki dokument preuzet na kvalifikovano čuvanje, sa kvalifikovanim pečatom pružaoca i vremenskim žigom.
Zašto je važno
Dokazuje da je dokument preuzet na kvalifikovano čuvanje i kada. Potvrde o čuvanju čuvamo trajno.
Najvažnije
Kvalifikovani pečat pružaoca, izrađen na HSM-u Vremenski žig Trajno čuvanje kod pružaoca Arhivska građa Izvorni i reprodukovani dokumentarni materijal od trajnog značaja, odabran iz dokumentarnog materijala.
Zašto je važno
Čuva se trajno, u obliku u kome je nastala, i ne sme da se uništi, ni kada je digitalizovana.
Najvažnije
Trajno čuvanje Zabrana uništenja Odabiranje iz dokumentarnog materijala Heš (hash) Kratak „otisak“ dokumenta, izračunat iz njegovog sadržaja, na primer algoritmom SHA-256.
Zašto je važno
I najmanja izmena dokumenta daje potpuno drugi heš, pa se poređenjem heša proverava da dokument nije menjan, bez otvaranja samog dokumenta.
Najvažnije
SHA-256 za svaki dokument Provera celovitosti poređenjem Do nas može da stigne samo heš, bez dokumenta HSM Hardverski bezbednosni modul: uređaj u kome se kriptografski ključevi čuvaju i koriste, a ne mogu da se iznesu.
Zašto je važno
Ključ za kvalifikovani potpis ili pečat je u HSM-u i ne može da se kopira ni iznese, pa ga koristi samo vlasnik, uz svoje odobrenje.
Najvažnije
Ključevi ne napuštaju uređaj Kvalifikovano sredstvo za izradu pečata Rad u visokoj dostupnosti Object storage Skladište u kome se fajlovi čuvaju kao objekti sa jedinstvenim identifikatorom, umesto u klasičnoj strukturi foldera.
Zašto je važno
U hibridnom modelu object storage postavljamo na Vašoj infrastrukturi, pa fajlovi ostaju kod Vas, a mi kvalifikovanu uslugu vršimo na daljinu.
Najvažnije
Fajlovi ostaju kod Vas Povezan sa našim servisima i nadzorom Jedinstveni identifikator za svaki dokument Kvalifikovani pružalac usluga od poverenja (QTSP) Pružalac koji je za određenu uslugu od poverenja prošao ocenu usaglašenosti i upisan je u registar, odnosno u pouzdanu listu. QTSP je skraćenica iz uredbe eIDAS (Qualified Trust Service Provider).
Zašto je važno
Samo kvalifikovani pružalac sme da pruža kvalifikovanu uslugu, a dokazi koje ona daje imaju dejstvo propisano zakonom. Status važi za svaku uslugu posebno i svako može da ga proveri u registru.
Najvažnije
Upis za svaku uslugu posebno Redovne provere i nadzor i posle upisa Devet upisa za osam različitih usluga Akreditacija pružaoca usluga od poverenja Put kojim organizacija postaje pružalac usluge od poverenja: priprema usluge i organizacije, ocena usaglašenosti kod akreditovanog tela, prijava nadzornom telu i upis u registar. U praksi se ovaj put zove akreditacija. Formalno ga čine ocena usaglašenosti kod akreditovanog tela i upis u registar.
Zašto je važno
Za upis nije dovoljan softver: proveravaju se i organizacija, pravila rada, bezbednost informacija i kontinuitet poslovanja. Taj put smo prošli sami, pa Vas kroz njega vode naši stručnjaci.
Najvažnije
Analiza, poslovni model i podizanje usluge Politike, praktična pravila, uloge i bezbednost informacija Ocena usaglašenosti i prijava nadzornom telu Upis u registar i redovne provere posle upisa eIDAS Evropska uredba o elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja, (EU) 910/2014, sa izmenom (EU) 2024/1183, poznatom kao eIDAS 2.
Zašto je važno
Isti pojmovi i zahtevi važe u celoj EU, a srpski zakon je usklađen sa Uredbom 910/2014, pa se naši upisi i usluge porede po istim merilima.
Najvažnije
Usluge od poverenja i njihov kvalifikovani oblik Kvalifikovani pružaoci i pouzdane liste Evropski novčanik digitalnog identiteta (2024/1183) ETSI standardi ETSI je evropska organizacija za standarde. Njeni standardi za usluge od poverenja pretvaraju zahteve iz uredbe eIDAS u proverljive tehničke i organizacione kontrole.
Zašto je važno
Po njima se pružalac ocenjuje pre upisa i tokom rada, a usluge različitih pružalaca mogu da rade zajedno.
Najvažnije
EN 319 401: opšti zahtevi za sve pružaoce EN 319 521 i 319 522: elektronska preporučena dostava EN 319 421: vremenski žig TS 119 511 i 119 512: čuvanje potpisanih podataka EUDI, evropski novčanik digitalnog identiteta Aplikacija koju uvodi izmena uredbe eIDAS (EU) 2024/1183: u njoj korisnik čuva potvrde o svom identitetu i drugim podacima i pokazuje ih kada usluga to traži.
Zašto je važno
Novčanik izdaje država članica EU ili organizacija koju ona za to ovlasti, a novčanik prolazi sertifikaciju. Za pružaoce gradimo novčanik na osnovu naših usluga od poverenja i identifikacije, a šta važi na kom tržištu, proveravamo u analizi.
Najvažnije
Uveden izmenom uredbe eIDAS (EU) 2024/1183 Potvrde o identitetu i drugim podacima na jednom mestu Za pružaoce: deo platforme za pružaoce ISO sertifikati Inception d.o.o. Međunarodni standardi za sisteme menadžmenta. Sistem menadžmenta Inception d.o.o. sertifikovan je, između ostalog, po ISO 9001 (kvalitet), ISO/IEC 27001 (bezbednost informacija), ISO/IEC 27701 (informacije o privatnosti) i ISO 15489-1 (upravljanje dokumentarnim materijalom).
Zašto je važno
Sertifikat pokazuje da se kvalitet, bezbednost i upravljanje dokumentima vode kao sistem, sa redovnim proverama. Sertifikovan je sistem menadžmenta organizacije, ne pojedinačni proizvod. Sertifikate je izdao G-CERTI, a važenje se proverava na www.gcerti.com.
Najvažnije
ISO 9001:2015, sertifikat GKSR-0643-QC ISO/IEC 27001:2022, sertifikat GKSR-0643-IC ISO/IEC 27701:2019, sertifikat GKSR-0643-PIMS ISO 15489-1:2016, sertifikat GKSR-0643-IDRM API Programski interfejs: dogovoren način na koji jedan sistem traži podatke ili radnju od drugog, bez ručnog prenosa.
Zašto je važno
Preko API-ja se naši sistemi i usluge povezuju sa sistemima koje već koristite, pa se dokument ne prekucava i ne prenosi ručno.
Najvažnije
Jedan sistem šalje zahtev, drugi vraća odgovor Pristup samo za ovlašćene sisteme Dokumentaciju za povezivanje Vaš IT tim dobija u dogovoru API Gateway Sloj koji stoji ispred Vaših sistema: prima sve pozive spolja, proverava ko ih šalje i šta sme, i prosleđuje ih pravom servisu.
Zašto je važno
Sve integracije prolaze kroz jednu tačku, pa se pristup, ograničenja i zapisi vode na jednom mestu, a ne u svakom sistemu posebno.
Najvažnije
Provera ko poziva i šta sme Ograničenje saobraćaja po klijentu Zapis zahteva i odgovora OpenAPI dokumentacija za partnere Ograničenje saobraćaja Pravilo koliko poziva jedan klijent sme da pošalje u određenom vremenu.
Zašto je važno
Jedan partner, ili greška u njegovom sistemu, ne može da optereti Vaše servise za sve ostale.
Najvažnije
Ograničenje po klijentu Zaštita servisa iza Gateway-a Pravila na jednom mestu Modeli isporuke: servis, kod Vas ili hibrid Način na koji koristite sistem. Može da bude servis iz našeg data centra ili instalacija na Vašoj infrastrukturi. Treća mogućnost je hibrid, u kome je deo sistema kod Vas, a deo kod nas.
Zašto je važno
Model određuje gde su podaci i ko održava sistem. Biramo ga zajedno sa Vama, prema proizvodu, obimu i postojećoj infrastrukturi.
Najvažnije
Servis: bez instalacije, infrastrukturu vodimo mi Instalacija kod Vas: sistem radi na Vašoj infrastrukturi Hibrid: na primer, dokumenti ostaju kod Vas, a kvalifikovanu uslugu pružamo mi Koji modeli postoje, zavisi od proizvoda Zapisnik o primopredaji Dokument koji potvrđuje šta je predato i preuzeto: završena faza uvođenja sistema ili građa koja se predaje nadležnom arhivu ili preuzima u depo.
Zašto je važno
U svakom trenutku znate šta je urađeno i prihvaćeno, a kontrola i nabavka imaju pisani trag za svaku fazu.
Najvažnije
Posle svake faze uvođenja Šta je predato i u kom stanju Osnova za sledeću fazu Elektronska arhiva (eArhiva) Celina od tri dela. DMS pokazuje gde je dokument i šta se s njim radi. Arhivska knjiga određuje koliko se dokument čuva i šta sledi po isteku roka. Kvalifikovano čuvanje održava dokaznu snagu dokumenta tokom celog roka.
Zašto je važno
Nijedan od tri dela sam ne čini arhivu. Zajedno omogućavaju da se dokumentacija vodi, čuva i izlučuje po propisima. Tada papir bez trajnog roka čuvanja može da izađe iz poslovanja.
Najvažnije
DMS: dokumenti u radu Arhivska knjiga: rokovi čuvanja i izlučivanje Kvalifikovano čuvanje: dokaz koji traje DMS, sistem za upravljanje dokumentima Sistem u kome svaki dokument ima mesto, tok i trag: ko ga je primio, ko po njemu radi, dokle je stigao i šta je s njim urađeno.
Zašto je važno
DMS pokazuje gde je dokument i šta se s njim radi. Koliko se dokument čuva određuje arhivska knjiga, a dokaznu snagu tokom vremena održava kvalifikovano čuvanje.
Najvažnije
Prijem, odobravanje, prava pristupa i potpis u jednom toku Revizorski trag svake radnje Veza sa arhivskom knjigom i kvalifikovanim čuvanjem ECM Enterprise Content Management: širi naziv za sisteme koji upravljaju dokumentima i drugim sadržajem organizacije, od nastanka do arhive.
Zašto je važno
U nabavkama se isti zahtevi pojavljuju pod nazivima DMS i ECM. Pitanje je isto: kako dokument nastaje, kreće se kroz organizaciju i čuva.
Najvažnije
Dokumenti i drugi sadržaj organizacije Tokovi odobravanja i prava pristupa Jezgro i dodatni moduli, prema potrebi organizacije Tok dokumenata (workflow) Unapred određen put dokumenta kroz organizaciju: ko ga prima, ko proverava, ko odobrava i kuda ide posle.
Zašto je važno
Kada sistem vodi tok, dokument ne čeka na nečijem stolu, a u svakom trenutku se zna dokle je stigao.
Najvažnije
Koraci i uloge za svaku vrstu dokumenta Rokovi i obaveštenja Trag svakog koraka Izlučivanje Postupak u kome se dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja izdvaja i uništava, po listi kategorija i uz odobrenje nadležnog arhiva.
Zašto je važno
Bez izlučivanja depo se puni materijalom koji više ne mora da se čuva. Postupak mora da prati propis, a trag o izlučenom materijalu ostaje trajno.
Najvažnije
Popis materijala kome je istekao rok Rešenje nadležnog arhiva Zapisnik o izlučivanju Dokumentarni materijal Dokumenti koji nastaju ili stižu u radu organizacije, na papiru i u elektronskom obliku, i čuvaju se u roku iz liste kategorija.
Zašto je važno
Iz njega se odabira arhivska građa, koja se čuva trajno, a ostatak se po isteku roka izlučuje.
Najvažnije
Rok čuvanja iz liste kategorija Upis u arhivsku knjigu Odabiranje arhivske građe ili izlučivanje po isteku roka Revers Zapis o tome ko je uzeo dokumentaciju iz arhive na korišćenje, koliko i do kada.
Zašto je važno
Zna se gde je svaka jedinica građe i kod koga, a kada istekne rok za vraćanje, stiže obaveštenje.
Najvažnije
Uz upis u knjizi i izdatu količinu Rok za vraćanje i obaveštenje Trag za kontrolu i reviziju Nadležni arhiv Javni arhiv koji vrši stručni nadzor nad čuvanjem arhivske građe i dokumentarnog materijala kod organizacija za koje je nadležan.
Zašto je važno
Daje saglasnost na listu kategorija i odobrava izlučivanje, pa se bez njega postupak ne završava po propisu.
Najvažnije
Saglasnost na listu kategorija Saglasnost na izlučivanje Predaja arhivske građe Sređivanje arhivske građe Razvrstavanje i popis papirne građe po kategorijama iz liste kategorija, sa upisom u arhivsku knjigu.
Zašto je važno
Sređena građa ima jasne rokove: zna se šta se čuva trajno, šta do isteka roka i šta sme da se izluči.
Najvažnije
Razvrstavanje po listi kategorija Popis i upis u arhivsku knjigu Depo označen prema arhivskoj knjizi Metapodaci su podaci o dokumentu, kao što su vrsta, broj, datum i strana u postupku, po kojima se dokument pronalazi i razvrstava. Indeksiranje je njihov unos.
Zašto je važno
Skeniran dokument bez metapodataka je samo slika. Sa njima se pretražuje i ulazi u DMS, arhivsku knjigu ili kvalifikovano čuvanje.
Najvažnije
Određuju se pre skeniranja, prema tome kako se dokument traži Predaju se u obliku koji Vaš sistem prima, na primer CSV, XML ili JSON Uz kvalifikovano čuvanje: format, poreklo i datum nastanka OCR, prepoznavanje teksta Prepoznavanje teksta na skeniranoj slici, pa dokument može da se pretražuje po rečima.
Zašto je važno
Iz skeniranog papira nastaje pretraživ dokument, a ne samo slika.
Najvažnije
Pretraživ tekst u PDF/A dokumentu Primenjuje se gde je potreban Kontrola rezultata pre predaje Mikrofilm Dugoročna kopija dokumentacije na arhivskom filmu.
Zašto je važno
Dopunjuje elektronsku kopiju: ne zavisi od softvera ni od formata fajlova.
Najvažnije
Dopuna elektronskoj kopiji Mikrofilmovanje radimo sami Za građu koja se čuva dugo Kancelarijsko poslovanje Pravila po kojima organizacija prima, evidentira, dostavlja u rad, otprema i arhivira akte i predmete. Za organe državne uprave uređuje ga Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave.
Zašto je važno
Od zavođenja zavise rokovi i odgovornost. Naša pisarnica radi po Uredbi, a za organizacije koje rade po sopstvenom pravilniku prilagođava se njihovim pravilima.
Najvažnije
Prijem i evidentiranje podnesaka i akata Formiranje predmeta i dostavljanje u rad Otpremanje i arhiviranje predmeta Delovodnik i zavodni broj Delovodnik je evidencija primljenih i poslatih akata. Svaki akt pri prijemu dobija zavodni broj i datum, od kojih zavise rokovi.
Zašto je važno
Po zavodnom broju se akt prati od prijema do arhiviranja, a zna se kada je stigao i kod koga je.
Najvažnije
Zavodni broj i datum prijema Akt otvara nov predmet ili se prilaže postojećem Elektronski delovodnik umesto knjige na papiru Signiranje Dodela predmeta organizacionoj jedinici i obrađivaču, koju vrši odgovorno lice.
Zašto je važno
Zna se ko radi po predmetu i u kom roku, a rukovodilac vidi stanje svakog predmeta.
Najvažnije
Dodela jedinici i obrađivaču Resigniranje kada se obrađivač menja Rok za obradu eŠalter Elektronski šalter organizacije: građani i privreda podnose zahtev na daljinu, popunjavanjem elektronskog obrasca.
Zašto je važno
Iz obrasca nastaje potpisan podnesak, sa vremenskim žigom i pečatom organizacije, koji stiže u Vaš sistem za dokumente bez prekucavanja.
Najvažnije
Elektronski obrasci za Vaše procedure Provera potpisa, vremenski žig i pečat Predaja u pisarnicu ili DMS Obrasci na vebu iz kojih nastaje dokument sa podacima u poljima, umesto skeniranog papira.
Zašto je važno
Podaci iz polja se ne prekucavaju, a obrazac traži tačno ono što procedura propisuje.
Najvažnije
Polja i provere za svaku proceduru Nivo identifikacije i potpisa po obrascu Iz popunjenog obrasca nastaje podnesak Elektronski podnesak Zahtev ili drugi akt koji stranka predaje organizaciji u elektronskom obliku, sa potpisom podnosioca.
Zašto je važno
Potpisan podnesak sa vremenskim žigom dokazuje ko je podneo zahtev, šta je podneto i kada.
Najvažnije
Potpis podnosioca, proveren pri prijemu Vremenski žig i pečat organizacije Zavođenje u pisarnici Likvidatura Potvrda da je posao iz fakture zaista izvršen: obrađivač potvrđuje, a na dokumentu ostaje oznaka „Likvidirao“.
Zašto je važno
Faktura ide na knjiženje i plaćanje tek kada je potvrđeno da su roba ili usluga primljeni, a zna se ko je to potvrdio.
Najvažnije
Potvrda obrađivača Oznaka „Likvidirao“ na dokumentu Korak u toku fakture, pre knjiženja i plaćanja PDV evidencije Pojedinačne i zbirne evidencije o PDV-u koje obveznik vodi i šalje za svaki poreski period.
Zašto je važno
Kada evidencija nastaje iz istih podataka kao faktura, ne sklapa se ručno na kraju perioda.
Najvažnije
Pojedinačne i zbirne evidencije Poreski period, mesečni ili tromesečni Uređuju ih Zakon o PDV-u i pravilnik o evidenciji eOtpremnica, elektronska otpremnica Otpremnica u elektronskom obliku, koja se razmenjuje preko državnog sistema i potvrđuje pri prijemu robe.
Zašto je važno
Vezuje se za fakturu, ugovor ili narudžbenicu, a iz nje može da nastane prijemnica, uz prenos podataka.
Najvažnije
Uvodi je Zakon o elektronskim otpremnicama Potvrda prijema, delimičnog prijema ili odbijanja Provera količina i artikala pri prijemu Elektronski potpis Podaci u elektronskom obliku pridruženi dokumentu, kojima potpisnik potvrđuje sadržaj. Zakon razlikuje elektronski, napredni (AdES) i kvalifikovani (QES) potpis.
Zašto je važno
Nivo potpisa određuje dokaznu snagu: kvalifikovani elektronski potpis ima isto dejstvo kao svojeručni.
Najvažnije
Elektronski, napredni i kvalifikovani potpis Kvalifikovani potpis traži kvalifikovani sertifikat i kvalifikovano sredstvo Ispravnost se proverava validacijom QES, kvalifikovani elektronski potpis Najviši nivo elektronskog potpisa: zasnovan je na kvalifikovanom sertifikatu i izrađen kvalifikovanim sredstvom, na kartici ili na daljinu.
Zašto je važno
Ima isto pravno dejstvo kao svojeručni potpis, pa dokument ne mora da putuje na papiru.
Najvažnije
Kvalifikovani sertifikat potpisnika Kvalifikovano sredstvo za izradu potpisa (QSCD) Na kartici sa čitačem ili na daljinu, sa ključem na HSM uređaju AdES, napredni elektronski potpis Elektronski potpis koji je jednoznačno povezan sa potpisnikom i sa dokumentom, pa se svaka kasnija izmena dokumenta vidi.
Zašto je važno
Ne traži svaki dokument isti nivo potpisa. Napredni potpis je dovoljan za mnoge dokumente, a kvalifikovani se bira tamo gde je potrebno isto dejstvo kao kod svojeručnog potpisa.
Najvažnije
Povezan sa potpisnikom Otkriva izmenu dokumenta posle potpisivanja Formati PAdES, XAdES i CAdES QSealC, kvalifikovani sertifikat za elektronski pečat Kvalifikovani sertifikat koji se izdaje pravnom licu i kojim se izrađuje kvalifikovani elektronski pečat.
Zašto je važno
Pečat dokazuje poreklo i celovitost dokumenta: da potiče od organizacije i da posle pečatiranja nije menjan.
Najvažnije
Izdaje se pravnom licu, ne osobi Osnova kvalifikovanog elektronskog pečata Koristi se i po pravilima za PSD2, uz QWAC QTSA, izdavalac kvalifikovanog vremenskog žiga Oznaka za pružaoca koji izdaje kvalifikovane elektronske vremenske žigove (Qualified Time Stamping Authority).
Zašto je važno
Za žig kvalifikovanog izdavaoca pretpostavlja se tačnost datuma i vremena i celovitost podataka na koje se žig odnosi.
Najvažnije
Žig po RFC 3161 i ETSI EN 319 422 Zahtevi za izdavaoca po ETSI EN 319 421 Inception d.o.o. je upisan za ovu uslugu od 29.04.2022. QeA, kvalifikovano elektronsko čuvanje QeA (qualified electronic archiving) je oznaka iz izmene uredbe eIDAS (EU) 2024/1183 za kvalifikovanu uslugu elektronske arhive. Kod nas joj po nameni odgovara kvalifikovano elektronsko čuvanje dokumenata.
Zašto je važno
Dokument zadržava dokaznu vrednost tokom celog roka čuvanja, i posle isteka sertifikata. Ovu uslugu pružaju Inception d.o.o. (od 15.03.2023.) i Paperless d.o.o. (od 14.08.2024.).
Najvažnije
Validacija potpisa pri prijemu Nadogradnja potpisa i obnova vremenskog žiga Potvrda o čuvanju PSD2 Evropska direktiva o platnim uslugama (EU) 2015/2366. Po njenim pravilima pružaoci platnih usluga u EU se međusobno identifikuju kvalifikovanim sertifikatima.
Zašto je važno
Učesnici moraju da znaju sa kim razmenjuju podatke. Zato se koriste kvalifikovani sertifikati za autentikaciju veb sajta (QWAC) i za elektronski pečat (QSealC).
Najvažnije
Pravila za pružaoce platnih usluga QWAC i QSealC sa podacima o ulozi pružaoca Banke i drugi pružaoci platnih usluga razmenjuju podatke Kvalifikovani sertifikat Elektronski sertifikat koji izdaje kvalifikovani pružalac posle provere identiteta vlasnika. Povezuje ključ za potpis, pečat ili prijavu sa tačno određenom osobom ili pravnim licem.
Zašto je važno
Na njemu počivaju kvalifikovani elektronski potpis, kvalifikovani pečat i identifikacija na najvišem nivou pouzdanosti.
Najvažnije
Izdaje ga kvalifikovani pružalac, posle provere identiteta Na kartici ili u oblaku, sa ključem na HSM uređaju kod pružaoca Ima rok važenja Nivo pouzdanosti identifikacije Koliko se sigurno zna da je osoba s druge strane ekrana ona za koju se predstavlja.
Zašto je važno
Nije svaki posao isti. Za neke je dovoljna jednostavna identifikacija, a za poslove koji traže najviši nivo identifikacija se oslanja na kvalifikovani sertifikat.
Najvažnije
Jednostavniji načini za svakodnevne poslove Kvalifikovani sertifikat za najviši nivo Federacija sa identitetom koji korisnik već ima Federacija identiteta Povezivanje sistema po kome jedan sistem prihvata prijavu koju je potvrdio drugi. Korisnik koristi identitet koji već ima, umesto novog naloga za svaku aplikaciju.
Zašto je važno
Građani, klijenti i partneri se ne registruju iznova, a Vaša aplikacija se oslanja na proveru koju je već uradio drugi sistem identifikacije.
Najvažnije
Povezivanje preko standarda kao što su SAML i OIDC Spoljni provajderi identiteta, uključujući eID Jedan identitet za više aplikacija eID, elektronska identifikacija Potvrda identiteta građana i klijenata na daljinu, elektronskim putem. U Srbiji građani koriste i državni sistem elektronske identifikacije. Naša identifikacija se sa drugim sistemima povezuje kroz federaciju ili sertifikate.
Zašto je važno
Usluga koja je tražila dolazak na šalter i ličnu kartu radi se na daljinu, a zna se ko je s druge strane ekrana.
Najvažnije
Za građane i klijente, dok IdP služi zaposlenima i partnerima Najviši nivo pouzdanosti uz kvalifikovani sertifikat Sa IdP-om se povezuje kroz federaciju SSO, jedinstvena prijava Korisnik se prijavljuje jednom i radi u svim povezanim sistemima, bez posebne prijave za svaki.
Zašto je važno
Manje lozinki i manje zahteva za pomoć, a prava korisnika vode se na jednom mestu za sve sisteme.
Najvažnije
Jedna prijava za sve povezane sisteme Radi preko standarda SAML i OIDC Kombinuje se sa višefaktorskom autentikacijom MFA, višefaktorska autentikacija Autentikacija u kojoj lozinka nije dovoljna: korisnik potvrđuje identitet i drugim faktorom.
Zašto je važno
Ukradena lozinka sama ne otvara pristup.
Najvažnije
Jednokratni kod ili mobilna aplikacija Kvalifikovani sertifikat ili državni identitet Za svaku grupu korisnika može da važi drugi način SAML, OIDC, OAuth 2.0 i LDAP Otvoreni standardi preko kojih se aplikacije povezuju sa sistemom za prijavu, pa jedna prijava važi u više sistema.
Zašto je važno
Aplikacije različitih proizvođača razumeju iste standarde, pa se povezuju bez posebnog razvoja za svaku.
Najvažnije
OAuth 2.0: kako aplikacija dobija pristup, za korisnike i za aplikacije OIDC: na OAuth 2.0 dodaje potvrdu identiteta SAML: stariji standard za jedinstvenu prijavu i federaciju LDAP: pristup imeniku korisnika, na primer Active Directory Registar gazdinstava Evidencija poljoprivrednih gazdinstava, osnova za sve ostale evidencije u sistemu.
Zašto je važno
Parcele, usevi, životinjski fond i prijave vezuju se za gazdinstvo, pa se podatak unosi jednom i važi za svaku prijavu.
Najvažnije
Gazdinstvo kao osnova Veza sa parcelama, usevima i životinjskim fondom Osnova za kontrolu prijava Evidencija parcela Evidencija parcela gazdinstva, povezana sa katastarskim podacima.
Zašto je važno
Parcela se ne unosi ručno, a prijava se proverava prema podacima koje sistem već ima.
Najvažnije
Katastarski podaci o parceli Usevi po parceli Kontrola prijave prema parceli Knjiga polja Zapis o radovima i proizvodnji na parcelama gazdinstva.
Zašto je važno
Pokazuje šta je na parceli rađeno i proizvedeno, pa je osnova za proveru prijave.
Najvažnije
Radovi na parcelama Proizvodnja po parceli Veza sa evidencijom useva Plan nabavki Plan nabavki organizacije za godinu: javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje.
Zašto je važno
Plan mora da prati budžet. Kada su plan, ugovori i plaćanja u jednoj evidenciji, vidi se šta je realizovano i šta preostaje.
Najvažnije
Javne nabavke i nabavke van Zakona u istoj evidenciji Veza sa finansijskim planom i kontima Svaka izmena kao nova verzija sa komentarom Finansijski plan Plan prihoda i rashoda organizacije po kontima, koji nastaje iz predloga organizacionih jedinica.
Zašto je važno
Pokazuje koliko sme da se potroši. Nabavke se razvrstavaju po kontima i povezuju sa stavkama plana.
Najvažnije
Predlozi troškova organizacionih jedinica Nulta verzija posle zaključene pripreme, a svaka izmena kao nova verzija Realizovano i preostalo po kontu i godini Okvirni sporazum Sporazum naručioca sa jednim ili više dobavljača kojim se za određeni period unapred utvrđuju uslovi, naročito cena. Pojedinačni ugovori ili narudžbenice zaključuju se po potrebi.
Zašto je važno
Narudžbenice troše ugovorenu vrednost, pa je važno da se zna koliko je potrošeno i koliko preostaje.
Najvažnije
Ugovori i narudžbenice na osnovu sporazuma Potrošena i preostala vrednost Upozorenje pre isteka i pre nego što se vrednost potroši Pouzdano elektronsko čuvanje Čuvanje elektronskih dokumenata po zakonu. Dokumenti ostaju celoviti, verodostojni i upotrebljivi tokom celog roka čuvanja. Uz njega postoji kvalifikovano elektronsko čuvanje, usluga od poverenja koju pruža samo pružalac upisan u registar.
Zašto je važno
Organizacija koja čuva dokumente elektronski treba interna pravila: ko priprema dokumente, kako se utvrđuje vernost izvornom dokumentu i kako se vodi evidencija radnji.
Najvažnije
Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje Pravilnik o postupcima i tehnološkim rešenjima tokom čuvanja Interni pravilnik i uputstvo organizacije Opšti akti Pravila koja organizacija sama donosi i primenjuje, na primer lista kategorija dokumentarnog materijala ili pravilnik za pouzdano elektronsko čuvanje.
Zašto je važno
Propis kaže šta mora da se uradi, a opšti akt kako to radi baš Vaša organizacija. Po njemu se podešava i sistem.
Najvažnije
Lista kategorija sa rokovima čuvanja Pravilnik i uputstvo za pouzdano elektronsko čuvanje Usvaja ih organizacija, a mi ih predajemo uz zapisnik o prijemu Napredna elektronska dostava Nivo dostave u kome organizacija bira šta joj treba: potvrdu o prijemu i potvrdu o dostavi, identifikaciju primaoca, potpis o primopredaji i praćenje statusa.
Zašto je važno
Dobra je za obaveštenja, svakodnevnu prepisku i dokumente kod kojih je dokaz važan, ali zakon ne traži kvalifikovanu uslugu. Primalac ne mora da bude registrovan.
Najvažnije
Poruka sa linkom, sa jednokratnim kodom ili bez njega Izbor potvrda i identifikacije Kvalifikovana dostava je zaseban režim, sa dokaznom snagom propisanom zakonom Prodajni partner Partner koji pronalazi kupce i prodaje naša rešenja.
Zašto je važno
Implementaciju i podršku preuzimamo mi, pa partner ne mora da ima sopstveni tim za uvođenje.
Najvažnije
Partner: pronalazi kupce i prodaje Mi: implementacija i podrška Može da se kombinuje sa drugim nivoima Implementacioni partner Partner koji prodaje i uvodi naša rešenja kod kupca.
Zašto je važno
Partner vodi uvođenje, a od nas dobija obuku, stručnu podršku i razvoj.
Najvažnije
Partner: prodaja i uvođenje Mi: obuka, stručna podrška i razvoj Može da se kombinuje sa drugim nivoima Licencirani distributer Partner koji naša rešenja kupuje sa licencom i na svom tržištu ih prodaje, uvodi i održava.
Zašto je važno
Partner nosi odnos sa kupcem na svom tržištu, a razvoj rešenja ostaje kod tima koji ga je napravio.
Najvažnije
Partner: prodaja, uvođenje i održavanje na svom tržištu Mi: licenca, obuka, razvoj i podrška trećeg nivoa U zemlji i inostranstvu Tehnološki partner Partner koji svoj proizvod povezuje sa našim rešenjima.
Zašto je važno
Kupac dobija proizvode koji rade zajedno, a partner od nas dobija dokumentaciju i API.
Najvažnije
Partner: povezuje svoj proizvod sa našim Mi: dokumentacija i API Može da se kombinuje sa drugim nivoima Arhivska knjiga Evidencija celokupne arhivske građe i dokumentarnog materijala organizacije, sa kategorijom, količinom, lokacijom i rokom čuvanja svake jedinice.
Zašto je važno
Pokazuje šta organizacija čuva, gde i koliko dugo. Na osnovu nje se priprema popis za izlučivanje i predaja građe nadležnom arhivu.
Najvažnije
Upis svake jedinice građe Rok čuvanja i status Osnova za izlučivanje i predaju Lista kategorija dokumentarnog materijala Opšti akt organizacije koji za svaku vrstu dokumentarnog materijala određuje rok čuvanja: trajno ili određen broj godina.
Zašto je važno
Od nje zavisi sve što sledi: šta se čuva trajno, šta se izlučuje po isteku roka i kako se građa upisuje u arhivsku knjigu. Na listu saglasnost daje nadležni arhiv.
Najvažnije
Kategorije i opis tipičnog sadržaja Rok čuvanja za svaku kategoriju Saglasnost nadležnog arhiva Revizija kada se promene poslovi organizacije Ocena usaglašenosti Provera koju vrši akreditovano telo za ocenu usaglašenosti: da li pružalac i usluga ispunjavaju zahteve propisa i standarda.
Zašto je važno
Izveštaj o oceni prilaže se uz prijavu nadzornom telu i osnova je za upis u registar, odnosno u pouzdanu listu. Provere se ponavljaju i posle upisa.
Najvažnije
Vrši je akreditovano telo Izveštaj o oceni ide uz prijavu nadzornom telu Redovne provere za održavanje statusa ETSI EN 319 401 Evropski standard sa opštim zahtevima politike za sve pružaoce usluga od poverenja, bez obzira na to koju uslugu pružaju.
Zašto je važno
Zajednička osnova po kojoj se ocenjuje svaki pružalac. Na nju se nadovezuju standardi za pojedinačne usluge, kao što su dostava, vremenski žig ili čuvanje.
Najvažnije
Upravljanje rizicima i bezbednost informacija Osoblje, uloge i odgovornosti Kontinuitet poslovanja i prestanak rada ETSI EN 319 421 i 319 422 Evropski standardi za pružaoce koji izdaju vremenske žigove: EN 319 421 propisuje zahteve politike i bezbednosti za pružaoca, a EN 319 422 oblik vremenskog žiga i način na koji se traži.
Zašto je važno
Pretvaraju zahteve iz eIDAS-a i domaćeg zakona u proverljive kontrole, po kojima se pružalac ocenjuje pre upisa i tokom rada.
Najvažnije
Zahtevi za pružaoca koji izdaje žigove Tačnost i izvor vremena Profil zahteva i odgovora za žig RFC 3161 Internet standard koji opisuje protokol za vremenski žig: aplikacija šalje otisak (heš) podataka, a izdavalac vraća potpisan žig sa vremenom.
Zašto je važno
Većina aplikacija i biblioteka za potpisivanje traži žig ovim protokolom, pa se usluga povezuje bez posebnog razvoja.
Najvažnije
Zahtev sadrži otisak podataka, ne ceo dokument Odgovor je žig potpisan od izdavaoca Osnova za ETSI EN 319 422 Kvalifikovana sredstva za izradu potpisa i pečata (QSCD) Uređaji za izradu elektronskog potpisa i pečata za koje je potvrđeno da ispunjavaju zahteve za kvalifikovano sredstvo. Evropska komisija vodi listu takvih sredstava, a u Srbiji Ministarstvo informisanja i telekomunikacija vodi registar sredstava, koji tu listu preuzima.
Zašto je važno
Kvalifikovani potpis i pečat mogu da se izrade samo kvalifikovanim sredstvom. Kod potpisa na daljinu to sredstvo je HSM uređaj kod pružaoca, kojim pružalac upravlja u ime vlasnika ključa.
Najvažnije
Evropska lista kvalifikovanih sredstava Registar sredstava koji vodi Ministarstvo informisanja i telekomunikacija Upravljanje sredstvom na daljinu kao posebna kvalifikovana usluga Evropski formati naprednog elektronskog potpisa: PAdES za PDF dokumente, XAdES za XML i CAdES za ostale vrste podataka.
Zašto je važno
Određuju gde se potpis nalazi u dokumentu i koje podatke nosi, pa se potpis može proveriti nezavisno od programa u kome je nastao.
Najvažnije
PAdES: potpis u PDF dokumentu XAdES: potpis XML podataka CAdES: potpis ostalih vrsta podataka Nivoi potpisa, do nivoa za dugotrajno čuvanje SRPS EN 16931-1 i UBL 2.1 Evropski standard za semantički model elektronske fakture, preuzet kao srpski standard, i XML sintaksa UBL 2.1 u kojoj se faktura zapisuje.
Zašto je važno
Faktura zapisana po zajedničkom modelu može da se pročita i obradi automatski, bez ponovnog unosa, u svakom sistemu koji poštuje isti standard.
Najvažnije
Osnovni elementi elektronske fakture Zapis fakture u XML obliku po UBL 2.1 Tehnička specifikacija Ministarstva finansija za SEF OpenAPI Otvoren standard za opis REST API-ja: koje adrese servis ima, koje podatke prima i vraća i kako se pristupa.
Zašto je važno
Partner ili dobavljač iz jednog opisa vidi kako da se poveže, a opis se objavljuje kroz Gateway, pa uvek odgovara servisu koji stoji iza njega.
Najvažnije
Opis adresa, zahteva i odgovora Način pristupa i provere identiteta Isti opis za ljude i za alate Imamo DMS. Zašto nam treba arhivska knjiga? DMS pokazuje gde je dokument i šta se sa njim radi. Arhivska knjiga određuje koliko se građa čuva i šta sledi po isteku roka: čuvanje, izlučivanje ili predaja nadležnom arhivu.
Jedno ne zamenjuje drugo, a povezani rade bez dvostrukog unosa.
Možemo li da uvezemo postojeću listu kategorija i knjigu? Lista može da se unese ili uveze. Postojeći upisi pripremaju se za prenos u analizi, pre uvođenja.
Šta ako lista još nije usaglašena sa arhivom? Izradu i usklađivanje liste nudimo kao stručnu uslugu. Saglasnost na listu daje nadležni arhiv.
Da li knjiga sama izlučuje dokumentaciju? Ne. Sistem pokazuje kojoj građi ističe rok i priprema popis, a o izlučivanju se odlučuje po rešenju nadležnog arhiva.
Knjiga beleži svaki korak, a trag o izlučenoj građi ostaje trajno.
Može li spoljni partner da radi u našoj knjizi? Po dogovoru, da: ovlašćeni partner može da unosi upise i priprema popise u Vaše ime, sa pravima koja mu dodelite.
Gde radi sistem? Iz našeg data centra ili na Vašoj infrastrukturi. Model biramo zajedno, u analizi pre uvođenja.
Razgovarajte sa našim stručnjakom Recite nam gde je Vaša građa, kako se danas vodi knjiga i da li je lista kategorija usaglašena. Zajedno ćemo odrediti od čega se počinje: od liste, sređivanja ili prvih upisa.
Razgovarajte sa našim stručnjakom