Početna / Usluge od poverenja / Kvalifikovano elektronsko čuvanje Kvalifikovano elektronsko čuvanje Elektronski dokument vredi onoliko koliko dugo može da dokaže svoje poreklo i celovitost. Mi nudimo kvalifikovano elektronsko čuvanje : dokument zadržava dokaznu vrednost i posle isteka sertifikata kojim je potpisan, a velike organizacije fajlove mogu da zadrže kod sebe. Namenjeno je organizacijama koje dokumente čuvaju dugo ili trajno, a pružamo ga kao pružaoci upisani u Registar pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja.
QeA, LTA, PAdES, PDF/A, potvrda o čuvanju
Vaši sistemi DMS, pisarnica, aplikacije Jedan API Kod nas Osnovni model Sve je kod nas: pečat, žig, potvrda o čuvanju Kod Vas Hibrid, za velike organizacije Fajlovi na Vašem skladištu Dupli heš Vaši sistemi DMS, pisarnica, aplikacije Jedan API Kod nas Osnovni model Sve je kod nas: pečat, žig, potvrda o čuvanju Kod Vas Hibrid, za velike organizacije Fajlovi na Vašem skladištu Dupli heš Kvalifikovano elektronsko čuvanje Inception d.o.o. je upisan u Registar pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja za kvalifikovano elektronsko čuvanje dokumenata od 15.03.2023. Status se održava redovnim ocenjivanjem usaglašenosti.
Dokaz koji ne zastareva Potpisi i pečati se periodično nadograđuju i ponovo žigošu, pa dokument zadržava dokaznu vrednost i posle isteka sertifikata. Šta kaže propis Papir može da izađe iz poslovanja Izvorni papirni oblik dokumenta koji nema trajan rok čuvanja može da se uništi i pre isteka roka, ako se dokument čuva kvalifikovano. Šta kaže propis Evropski okvir Srpski zakon je usklađen sa eIDAS-om, a usluga se oslanja na ETSI standarde za čuvanje potpisanih podataka. Šta kaže propis Elektronski potpis i pečat dokazuju ko je dokument potpisao i da nije menjan, ali samo dok važi sertifikat na kome počivaju i dok se potpis može proveriti. Posle nekoliko godina sertifikat istekne, algoritmi zastare, a dokument koji treba da se čuva deset godina ili trajno ostaje bez dokaza.
Kvalifikovano čuvanje to rešava: svaki dokument se pre smeštanja validira, potpisi se nadograđuju na nivo za dugotrajno čuvanje, a zatim se pre isteka žiga ponovo žigošu. Za svaki dokument izdajemo potvrdu o čuvanju sa kvalifikovanim pečatom i vremenskim žigom, i čuvamo je trajno.
Potrebno Vam je ako Kvalifikovano čuvanje nije zamena za DMS, nego njegov nastavak za dokumente koji moraju da traju. Prepoznajte se u nekoj od situacija.
Imate dokumente sa dugim rokom čuvanja Ugovori, rešenja, kadrovski i finansijski dokumenti čuvaju se godinama, a neki trajno. Potpis na njima mora da se dokazuje i posle isteka sertifikata.
Dokumenti su rasuti po sistemima Deo je u DMS-u, deo u pisarnici, deo u poslovnim aplikacijama i na deljenim folderima. Kvalifikovano čuvanje ih prima iz svih sistema preko jednog API-ja.
Želite da papir izađe iz poslovanja Kada se digitalizovani dokument čuva kvalifikovano, a nema trajan rok čuvanja, papirni original može da se uništi i pre isteka roka.
Dokumenti ne smeju da napuste organizaciju U hibridnom modelu fajlovi ostaju na Vašoj infrastrukturi, a kvalifikovanu uslugu vršimo na daljinu.
DMS čuva fajl, kvalifikovano čuvanje čuva dokaz Najčešće pitanje je da li je ovo isto što i DMS. Nije: DMS služi radu sa dokumentom, a kvalifikovano čuvanje dokazu o njemu, tokom celog roka čuvanja.
Pitanje DMS Rezervna kopija Kvalifikovano čuvanje Šta čuva Fajl i njegove verzije u radu Kopiju fajlova Dokument sa dokazom o poreklu, celovitosti i vremenu Dokaz posle isteka sertifikata potpisa Ne Ne Da, nadogradnjom i ponovnim žigosanjem Ko potvrđuje Vaš sistem Vaš sistem Kvalifikovani pružalac, potvrdom o čuvanju Brisanje dok rok traje Zavisi od podešavanja Zavisi od podešavanja Zabranjeno Papirni original Ostaje Ostaje Može da se uništi, osim arhivske građe i dokumenata sa trajnim rokom
Četiri dela, jedan tok Kvalifikovano čuvanje nije jedan program, nego četiri dela koji rade zajedno, od trenutka kada dokument stigne do isteka roka čuvanja. Na grafici ploče prate dokument kroz te delove: od prijema i pripreme, preko kvalifikovane usluge i potvrde, do repozitorijuma i API-ja.
Priprema Svaki dokument se pre smeštanja validira. Potpisi koji prođu validaciju nadograđuju se na nivo za dugotrajno čuvanje (LTA), dokumentu se pridružuju metapodaci o formatu, poreklu i datumu nastanka, a po potrebi se konvertuje u format pogodan za čuvanje. Sve radnje se beleže u dnevnik koji se čuva celo vreme čuvanja.
Kvalifikovana usluga Dokument dobija potvrdu vernosti kvalifikovanim pečatom i vremenskim žigom, a mi izdajemo potvrdu o čuvanju i potvrdu o validaciji. Pečat se izrađuje na HSM-u, a potvrde o čuvanju čuvamo trajno.
Arhivski repozitorijum Dokumenti su fizički i logički odvojeni od DMS-a, a jedina veza između njih je jedinstveni identifikator (UUID). Za svaki dokument se računa SHA-256 i stalno proverava celovitost, a brisanje je zabranjeno dok traje rok čuvanja.
Centralni API Svi sistemi šalju dokumente na čuvanje preko jednog API-ja, pojedinačno ili masovno, bez učešća zaposlenih. Administratorski interfejs daje pregled rokova, statusa potpisa i izveštaja.
REPOZITORIJUM API POTVRDA USLUGA PRIPREMA LTA DOKUMENT ŠTA ULAZI IZ DMS-A IZ APLIKACIJE PREKO API-JA DIGITALNO I SKENIRANO Da li je potpis ispravan? Pre smeštanja u arhivu. VALIDACIJA METAPODACI PDF/A NADOGRADNJA POTPISA KVALIFIKOVANO Pečat na HSM-u, vremenski žig POTVRDA O VALIDACIJI POTVRDA O ČUVANJU SHA-256 UUID PONOVNO ŽIGOSANJE PRE ISTEKA ŽIGA DNEVNIK RADNJI CELO VREME ČUVANJA DMS, KNJIGA Jedan API za sve sisteme REPOZITORIJUM API POTVRDA USLUGA PRIPREMA LTA DOKUMENT Od prijema do isteka roka Svaki dokument prolazi isti put, a svaki korak ostavlja trag u dnevniku radnji.
PRIJEM Iz DMS-a ili API-ja VALIDACIJA Provera potpisa LTA NIVO Nadogradnja METAPODACI Poreklo i format PDF/A Format za čuvanje PEČAT I ŽIG Potvrda vernosti POTVRDA O čuvanju CELOVITOST SHA-256 i provere OBNOVA Pre isteka žiga ROK ČUVANJA Po pravilima IZVEŠTAJI Status i rokovi KRAJ ROKA ILI TRAJNO Brisanje je zabranjeno dok rok traje Prijem Dokument stiže iz DMS-a, pisarnice ili druge aplikacije, preko API-ja ili kroz aplikaciju.
Validacija Proverava se svaki potpis i pečat; izdaje se potvrda o validaciji.
Nadogradnja i metapodaci Ispravni potpisi se nadograđuju na LTA nivo, a dokumentu se pridružuju metapodaci i, po potrebi, format pogodan za čuvanje.
Pečat, žig i potvrda Vernost se potvrđuje kvalifikovanim pečatom i žigom, a izdaje se potvrda o čuvanju.
Čuvanje i obnova Celovitost se stalno proverava, potpisi se periodično nadograđuju, a žig se obnavlja pre isteka važećeg.
Istek roka ili trajno Rok se određuje po pravilima ili atributima dokumenta. Dok traje, brisanje je zabranjeno; dokumenti sa oznakom trajno čuvaju se bez roka.
Zašto potpis stari Kvalifikovani sertifikat važi nekoliko godina. Posle isteka, potpis se i dalje može proveriti samo ako uz dokument postoje podaci o tome da je sertifikat bio važeći u trenutku potpisivanja i vremenski žig koji to dokazuje. Taj oblik potpisa zove se LTA, potpis za dugotrajno čuvanje.
I sam vremenski žig ima rok, a kriptografski algoritmi vremenom slabe. Zato se dokument pre isteka važećeg žiga ponovo žigoše. Tako se lanac dokaza produžava korak po korak, i dokument ostaje proverljiv dok traje čuvanje.
Vaši fajlovi ostaju kod Vas Kod velikih organizacija dokumenti često ne smeju da napuste sopstvenu infrastrukturu. U hibridnom modelu object storage postavljamo kod Vas, fajlovi ostaju tamo, a kvalifikovanu uslugu vršimo na daljinu.
Ko šta radi u hibridnom modelu Za kvalifikovanu uslugu odgovaramo mi, kao upisani pružalac.
Vi Mi
Infrastruktura na kojoj su fajlovi Object storage koji postavljamo uz Vašu infrastrukturu
Fajlovi dokumenata Potvrde o čuvanju i metapodaci
Rezervne kopije: Vi ili mi, prema dogovoru Failover i raspodela opterećenja servisa
Validacija, nadogradnja potpisa, pečat, žig i nadzor celovitosti Kako znamo da fajl kod Vas nije menjan
Dupli heš Za svaki dokument čuvamo heš i pratimo ga kroz vreme, nezavisno od Vašeg okruženja.
Stalna provera Provera se radi neprekidno: na slučajnom uzorku i nad svim dokumentima u repozitorijumu.
Karantin Kada se otkrije problem, na primer neovlašćena izmena fajla, fajl odmah ide u karantin i pokreće se procedura obaveštavanja.
Samo heš, kada je potrebno Za posebno osetljive klijente servis za validaciju podižemo kod njih, pa do nas stiže samo heš dokumenta. Šta sme da se uradi sa papirom Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti dozvoljava da se izvorni oblik dokumentarnog materijala koji nije elektronski, a za koji nije propisan trajan rok čuvanja, uništi i pre isteka roka, ako se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja. Uništavanje se sprovodi u postupku koji propisi predviđaju.
Granica je jasna: arhivska građa čuva se trajno, u obliku u kome je nastala, i ne sme da se uništi, kao ni dokumentarni materijal sa trajnim rokom iz koga nije izvršeno odabiranje. Za sve ostalo kvalifikovano čuvanje omogućava da papir izađe iz poslovanja, uz uštedu prostora i vremena.
Šta ostaje kada se usluga završi U cloud modelu fajlovi Vam se vraćaju, odnosno kopiraju, i prestaje usluga očuvanja: ponovno žigosanje, nadzor, obnova i briga o celovitosti. U hibridnom modelu je isto, samo se kopira iz Vašeg okruženja; po zahtevu može da se ugovori da object storage ostane kod Vas, ali to nije uobičajeno.
Posle prestanka usluge dokumenti više nemaju obnovu dokaza, pa potpisi vremenom gube proverljivost. Potvrde o čuvanju izdate tokom usluge čuvamo trajno.
Dva modela isporuke Model se bira prema tome gde fajlovi smeju da budu i koliko infrastrukture želite da vodite.
Naše okruženje
Cloud Sve je kod nas.
Fajlovi, metapodaci, baza, heš i provere celovitosti su kod nas, kao i validacija, nadogradnja potpisa i priprema dokumenata.
Za ovaj model dostupnost od 99,9% na godišnjem nivou garantovana je ugovorom.
Kada ga birate Kada želite punu uslugu bez sopstvene infrastrukture.
Naše okruženje Vaše okruženje
Hibrid Fajlovi kod Vas, kvalifikovana usluga od nas.
Fajlovi se čuvaju na object storage-u koji postavljamo na Vašoj infrastrukturi, na Vašim serverima ili u virtuelnom okruženju. Kod nas su potvrde o čuvanju i metapodaci.
Ostalo je isto kao u cloud modelu: validacija, nadogradnja potpisa, pečat, žig i nadzor, uz failover i raspodelu opterećenja.
Kada ga birate Kada dokumenti ne smeju da napuste organizaciju. Namenjen je velikim organizacijama.
Povezuje se sa sistemima koje već koristite Veza sa DMS-om ide preko REST API-ja, webhook događaja ili deljenog foldera, a jedinstveni identifikator (UUID) povezuje dokument u DMS-u sa njegovom verzijom u čuvanju.
Naš DMS i DMS-ovi drugih proizvođača Arhivska knjiga Potpis i pečat na daljinu Vremenski žig i validacija eObrasci, eUgovaranje i dostava Finansijske aplikacije IAM sistemi Sistemi koji nisu u DMS-u Bezbednost i dostupnost Dostupnost Za uslugu dostupnost od 99,9% na godišnjem nivou garantovana je ugovorom, uz failover i raspodelu opterećenja. U hibridnom modelu dostupnost fajlova zavisi i od Vaše infrastrukture.
Celovitost SHA-256 za svaki dokument, stalna provera celovitosti, karantin i obaveštavanje kada se otkrije problem.
Sertifikovan sistem Inception d.o.o. ima sertifikate ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701 i ISO 15489-1, u obimu kvalifikovanih usluga od poverenja i razvoja softverskih rešenja. Važenje se proverava na www.gcerti.com.
Standardi i propisi Propisi i standardi na kojima počiva usluga. Kliknite na stavku za kratko objašnjenje.
01 Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju 02 Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje 03 Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja tokom pouzdanog elektronskog čuvanja 04 Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima 05 Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti 06 eIDAS 910/2014 i 2024/1183 07 ETSI TS 119 511 i 119 512 08 ETSI EN 319 142 (PAdES) i PDF/A 09 ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701 i ISO 15489-1 Pogledajte politiku, praktična pravila i opšte uslove kvalifikovanog čuvanja
Česta pitanja Kratki odgovori za pravnu službu, arhivu, nabavke i IT.
01 Imamo DMS. Treba li nam ovo? 02 Koji dokumenti ulaze u kvalifikovano čuvanje? 03 Da li dokumenti napuštaju organizaciju? 04 Šta ako promenimo DMS? 05 Šta ako prekinemo ugovor? 06 Možemo li da uništimo papir?
Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju Osnovni zakon Srbije za elektronski dokument i usluge od poverenja. Uređuje i elektronsko čuvanje dokumenata: pouzdano i kvalifikovano.
Zašto je važno
Kvalifikovano elektronsko čuvanje pruža samo pružalac upisan u registar koji vodi Ministarstvo informisanja i telekomunikacija. Dokument u kvalifikovanom čuvanju zadržava dokaznu vrednost i posle isteka sertifikata, jer se potpisi i pečati periodično obnavljaju.
Najvažnije
Kvalifikovano elektronsko čuvanje dokumenata kao usluga od poverenja Pouzdano elektronsko čuvanje i uslovi za njega Registar pružalaca kvalifikovanih usluga i nadzor Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje Podzakonski akt koji propisuje kako se dokument priprema pre nego što uđe u pouzdano elektronsko čuvanje.
Zašto je važno
Priprema određuje da li će dokument posle godina moći da se proveri. Po njoj se u kvalifikovanom čuvanju radi validacija, izbor formata i pridruživanje metapodataka.
Najvažnije
Provera potpisa i pečata pre smeštanja Formati dokumenata pogodni za dugotrajno čuvanje Metapodaci uz dokument Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja tokom pouzdanog elektronskog čuvanja Podzakonski akt koji propisuje postupke i tehnička rešenja tokom samog čuvanja elektronskih dokumenata.
Zašto je važno
Čuvanje nije jednokratan čin: dokaz mora da se održava celo vreme. Pravilnik određuje šta se radi da dokument ostane celovit i proverljiv.
Najvažnije
Očuvanje celovitosti i provera Obnova dokaza tokom vremena Evidencija radnji tokom čuvanja Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku Uredba Vlade koja propisuje jedinstvene tehničke zahteve i procedure za čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku.
Zašto je važno
Važi za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, pa određuje kako elektronska arhiva treba da bude uređena.
Najvažnije
Tehnički zahtevi za informacioni sistem Procedure čuvanja i zaštite Veza sa pouzdanim i kvalifikovanim elektronskim čuvanjem Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti Zakon koji uređuje zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, u papirnom i u elektronskom obliku.
Zašto je važno
Određuje šta sme da se uradi sa papirnim originalom kada se dokument čuva elektronski. Izvorni oblik dokumenta koji nije elektronski i nema trajan rok čuvanja može da se uništi i pre isteka roka, ako se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja.
Najvažnije
Arhivska građa se čuva trajno, u obliku u kome je nastala, i ne sme da se uništi Dokumentarni materijal sa trajnim rokom iz koga nije izvršeno odabiranje ne sme da se uništi, ni kada je digitalizovan Elektronski dokumenti se vode u sistemu koji garantuje zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost eIDAS, Uredba (EU) 910/2014 i izmena (EU) 2024/1183 Evropska uredba o elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja. Poznaje kvalifikovano čuvanje kvalifikovanih elektronskih potpisa i pečata, a izmena iz 2024. godine uvodi i kvalifikovanu elektronsku arhivu.
Zašto je važno
Daje zajednička evropska pravila za dugotrajno očuvanje dokaza. Srpski zakon je usklađen sa Uredbom 910/2014.
Najvažnije
Kvalifikovano čuvanje kvalifikovanih potpisa i pečata Kvalifikovana elektronska arhiva (2024/1183) Kvalifikovani pružaoci i pouzdane liste ETSI TS 119 511 i 119 512 Evropske tehničke specifikacije za usluge čuvanja potpisanih podataka: TS 119 511 za zahteve politike i bezbednosti pružalaca, TS 119 512 za protokole kojima se usluga koristi.
Zašto je važno
Pretvaraju zahteve za kvalifikovano čuvanje u proverljive kontrole i daju zajednički način da sistemi šalju dokumente na čuvanje i preuzimaju dokaze.
Najvažnije
Zahtevi za pružaoce usluge čuvanja Očuvanje dokazne vrednosti potpisa i pečata kroz vreme Protokoli za slanje na čuvanje i preuzimanje dokaza ETSI EN 319 142 (PAdES) i PDF/A PAdES je evropski standard za elektronski potpis u PDF dokumentu; nivo B-LTA dodaje podatke za proveru i arhivski vremenski žig. PDF/A (ISO 19005) je oblik PDF-a namenjen dugotrajnom čuvanju.
Zašto je važno
Potpis na nivou LTA može da se proveri i posle isteka sertifikata, a PDF/A obezbeđuje da se dokument otvori isto i za mnogo godina.
Najvažnije
PAdES B-LTA: potpis za dugotrajno čuvanje Arhivski vremenski žig i podaci za validaciju u dokumentu PDF/A: format bez spoljnih zavisnosti ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701 i ISO 15489-1 Međunarodni standardi za sistem menadžmenta kvalitetom (ISO 9001), bezbednošću informacija (ISO/IEC 27001), informacijama o privatnosti (ISO/IEC 27701) i za upravljanje dokumentarnim materijalom (ISO 15489-1). Inception d.o.o. ima sertifikate za sva četiri, sa obimom kvalifikovane usluge od poverenja i razvoj softverskih rešenja.
Zašto je važno
Pokazuju da se kvalitet, bezbednost informacija, zaštita podataka o ličnosti i upravljanje dokumentima vode kao sistem, sa redovnim proverama. Sertifikovan je sistem menadžmenta organizacije, ne pojedinačni proizvod. Sertifikate je izdao G-CERTI, a važenje se proverava na www.gcerti.com.
Najvažnije
ISO 9001:2015, sertifikat GKSR-0643-QC ISO/IEC 27001:2022, sertifikat GKSR-0643-IC ISO/IEC 27701:2019, sertifikat GKSR-0643-PIMS ISO 15489-1:2016, sertifikat GKSR-0643-IDRM: upravljanje dokumentarnim materijalom Godišnja nadzorna provera sertifikacionog tela QERDS, kvalifikovana elektronska preporučena dostava Oznaka iz uredbe eIDAS za kvalifikovanu uslugu elektronske preporučene dostave (Qualified Electronic Registered Delivery Service). U Srbiji je to kvalifikovana elektronska dostava.
Zašto je važno
Pruža je samo kvalifikovani pružalac upisan u registar, a njeni dokazi imaju pretpostavku celovitosti podataka, tačnosti vremena i identiteta strana.
Najvažnije
Identifikacija pošiljaoca i primaoca Zaštita sadržaja od neprimetne izmene Kvalifikovani vremenski žig za vreme slanja i prijema Kvalifikovana elektronska dostava Kvalifikovana usluga od poverenja za slanje dokumenata sa dokazom: ko je poslao, šta je poslato, kada je primljeno i ko je preuzeo. U uredbi eIDAS se zove QERDS.
Zašto je važno
Pruža je samo kvalifikovani pružalac upisan u registar, a potvrda o prijemu i potvrda o dostavi imaju zakonsku pretpostavku celovitosti podataka, tačnosti vremena i identiteta strana. Zamenjuje preporučenu pošiljku na papiru.
Najvažnije
Identifikacija pošiljaoca i primaoca Potvrda o prijemu i potvrda o dostavi, sa kvalifikovanim vremenskim žigom Inception d.o.o. je upisan u registar od 16.09.2021. Registar pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja Javni registar koji vodi Ministarstvo informisanja i telekomunikacija. U njemu su pružaoci kvalifikovanih usluga od poverenja i usluge za koje su upisani.
Zašto je važno
Upis je dokaz da pružalac ispunjava uslove za kvalifikovanu uslugu, i svako može da ga proveri.
Najvažnije
Devet upisa za osam različitih usluga Uz svaki upis su firma i datum Prvi upis, 16.09.2021: kvalifikovana elektronska dostava Usluge od poverenja Elektronske usluge koje dokumentima i radnjama daju dokaznu snagu: elektronski potpis i pečat, vremenski žig, elektronska dostava, validacija, čuvanje i sertifikati za veb sajtove.
Zašto je važno
Kvalifikovana usluga od poverenja ima zakonsku pretpostavku dokazne snage. Pruža je samo pružalac upisan u Registar pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja.
Najvažnije
Uređuje ih Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja Usklađene su sa uredbom eIDAS Kvalifikovane i nekvalifikovane, a samo kvalifikovane imaju zakonsku pretpostavku Kvalifikovano elektronsko čuvanje Usluga koja dokumentu čuva dokaznu vrednost tokom celog roka čuvanja, i posle isteka sertifikata kojim je dokument potpisan.
Zašto je važno
Potpis i pečat vremenom zastarevaju, kada istekne sertifikat ili algoritam. Čuvanje ih obnavlja, pa dokument ostaje dokaz i posle mnogo godina.
Najvažnije
Validacija potpisa pri prijemu Nadogradnja potpisa i obnova vremenskog žiga pre isteka Potvrda o čuvanju Kvalifikovani potpis i pečat na daljinu Kvalifikovani elektronski potpis i pečat bez kartice i čitača: ključ je na HSM uređaju kod pružaoca, a vlasnik odobrava svako potpisivanje.
Zašto je važno
Kvalifikovani elektronski potpis ima isto dejstvo kao svojeručni potpis, a korisniku ne treba fizičko sredstvo.
Najvažnije
Ključevi na HSM uređajima na četiri lokacije u Srbiji Odobrenje vlasnika pre svakog potpisa Paperless d.o.o. je upisan u registar za potpis i za pečat na daljinu QWAC, kvalifikovani sertifikat za autentikaciju veb sajta Kvalifikovani sertifikat koji potvrđuje koje pravno lice stoji iza veb sajta.
Zašto je važno
Korisnik može da proveri da sajt zaista pripada toj organizaciji, a ne nekome ko se za nju izdaje.
Najvažnije
Izdaje se posle provere identiteta pravnog lica Paperless d.o.o. je upisan u registar za ovu uslugu Usklađen sa uredbom eIDAS Kvalifikovana validacija potpisa i pečata Provera da li je elektronski potpis ili pečat ispravan: sertifikat, vreme potpisivanja i celovitost dokumenta.
Zašto je važno
Izveštaj o validaciji nosi naš kvalifikovani pečat i vremenski žig, pa je i sam dokaz.
Najvažnije
Inception d.o.o. je upisan za validaciju potpisa i za validaciju pečata Izveštaj sa pečatom i vremenskim žigom Koristi se i pre smeštanja u kvalifikovano čuvanje ERDS, elektronska preporučena dostava Usluga elektronske preporučene dostave (Electronic Registered Delivery Service): prenos podataka uz dokaze o slanju i prijemu.
Zašto je važno
Daje dokaze o tome šta je poslato i primljeno. Bez kvalifikovanog statusa ti dokazi nemaju zakonsku pretpostavku, pa se po potrebi dokazuju.
Najvažnije
Dokaz o slanju i dokaz o prijemu Zaštita podataka u prenosu Kvalifikovani oblik je QERDS eSanduče na Portalu eUprava Jedinstveno elektronsko sanduče korisnika Portala eUprava, u koje se dostavljaju akti građanima i privredi.
Zašto je važno
Naša platforma dostavlja pošiljke i u ovo sanduče. Kod naše platforme fikcija uručenja primenjuje se samo kod dostave u eSanduče, pod uslovima iz propisa.
Najvažnije
Sanduče vezano za nalog na Portalu eUprava Dostava akata građanima i privredi Kod naše platforme fikcija uručenja važi samo za ovu dostavu Portal eUprava Državni portal elektronskih usluga Republike Srbije, preko koga građani i privreda koriste usluge organa i primaju akte u eSanduče.
Zašto je važno
Organizacije koje komuniciraju sa građanima često treba da dostave akt baš tamo gde ga primalac već očekuje: u eSanduče na Portalu eUprava.
Najvažnije
Elektronske usluge organa Jedinstveno elektronsko sanduče Prijava preko nacionalne elektronske identifikacije eInbox, elektronsko sanduče organizacije Sanduče organizacije na našoj platformi, u koje stižu kvalifikovane i napredne pošiljke i iz koga se šalju.
Zašto je važno
Registrovani korisnici iz njega šalju, primaju, prate statuse i preuzimaju potvrde, na vebu i u mobilnim aplikacijama.
Najvažnije
Prijem i slanje na jednom mestu Statusi i potvrde uz svaku pošiljku Pristup po ulogama Kvalifikovani elektronski pečat Elektronski pečat pravnog lica zasnovan na kvalifikovanom sertifikatu i izrađen kvalifikovanim sredstvom.
Zašto je važno
Dokazuje poreklo i celovitost dokumenta: da potiče od pružaoca i da posle pečatiranja nije menjan.
Najvažnije
Kvalifikovani sertifikat za pečat Kvalifikovano sredstvo za izradu Otvara se u svakom PDF čitaču, a proverava alatom za validaciju Kvalifikovani vremenski žig Potvrda tačnog vremena koju izdaje kvalifikovani pružalac usluge vremenskog žiga.
Zašto je važno
Pretpostavlja se tačnost datuma i vremena i celovitost podataka na koje se žig odnosi, pa se zna kada je šta poslato i primljeno.
Najvažnije
Vreme slanja, prijema i svake promene stanja Pretpostavka tačnosti vremena Vezan za tačno određen sadržaj Fikcija uručenja Pravilo po kome se akt smatra uručenim i kada ga primalac nije otvorio, istekom roka propisanog zakonom.
Zašto je važno
Određuje od kada teku rokovi. Kod naše platforme fikcija uručenja primenjuje se samo kod dostave u eSanduče na Portalu eUprava, pod uslovima iz propisa.
Najvažnije
Za dostavu u eSanduče uređuje je Zakon o elektronskoj upravi, uz ponovljenu dostavu i obaveštenje o neuspeloj dostavi Za dostavu na papiru uređuje je Zakon o opštem upravnom postupku Kod naše platforme primenjuje se samo kod dostave u eSanduče na Portalu eUprava SEF, Sistem elektronskih faktura Državni sistem preko koga se elektronske fakture šalju, primaju i evidentiraju: u javnom sektoru, između javnog sektora i privrede i između privrednih subjekata.
Zašto je važno
SEF prenosi fakturu, a posao organizacije tek počinje: provera, odobravanje, knjiženje, plaćanje i čuvanje. Naši sistemi preuzimaju fakture sa SEF-a, pa se podaci ne prekucavaju i provera se radi prema izvoru.
Najvažnije
Uređuje ga Zakon o elektronskom fakturisanju Prihvatanje ili odbijanje primljene fakture Povezivanje preko API-ja Uz fakturu mogu da se pošalju i prilozi elektronskom dostavom Revizorski trag Hronološki zapis svih radnji nad pošiljkom i dokumentom: ko je, šta i kada uradio.
Zašto je važno
Omogućava da se tok pošiljke proveri naknadno, u kontroli ili postupku.
Najvažnije
Svaka promena stanja je zabeležena Zapis se ne menja naknadno Dostupan ulozi revizora LTA, potpis za dugotrajno čuvanje Nivo elektronskog potpisa (na primer PAdES B-LTA) koji uz potpis čuva i podatke potrebne za njegovu proveru i arhivski vremenski žig.
Zašto je važno
Takav potpis može da se proveri i posle isteka sertifikata kojim je napravljen, pa dokument zadržava dokaznu vrednost.
Najvažnije
Podaci o važenju sertifikata u trenutku potpisivanja Arhivski vremenski žig Obnova žiga pre isteka PDF/A Oblik PDF dokumenta namenjen dugotrajnom čuvanju, po standardu ISO 19005.
Zašto je važno
Dokument ne zavisi od spoljnih fontova i resursa, pa se i za mnogo godina otvara isto kao danas.
Najvažnije
Ugrađeni fontovi i resursi Bez sadržaja koji zavisi od spoljnih izvora Pogodan za čuvanje i potpisivanje Potvrda o čuvanju Dokument koji izdajemo za svaki dokument preuzet na kvalifikovano čuvanje, sa kvalifikovanim pečatom pružaoca i vremenskim žigom.
Zašto je važno
Dokazuje da je dokument preuzet na kvalifikovano čuvanje i kada. Potvrde o čuvanju čuvamo trajno.
Najvažnije
Kvalifikovani pečat pružaoca, izrađen na HSM-u Vremenski žig Trajno čuvanje kod pružaoca Arhivska građa Izvorni i reprodukovani dokumentarni materijal od trajnog značaja, odabran iz dokumentarnog materijala.
Zašto je važno
Čuva se trajno, u obliku u kome je nastala, i ne sme da se uništi, ni kada je digitalizovana.
Najvažnije
Trajno čuvanje Zabrana uništenja Odabiranje iz dokumentarnog materijala Heš (hash) Kratak „otisak“ dokumenta, izračunat iz njegovog sadržaja, na primer algoritmom SHA-256.
Zašto je važno
I najmanja izmena dokumenta daje potpuno drugi heš, pa se poređenjem heša proverava da dokument nije menjan, bez otvaranja samog dokumenta.
Najvažnije
SHA-256 za svaki dokument Provera celovitosti poređenjem Do nas može da stigne samo heš, bez dokumenta HSM Hardverski bezbednosni modul: uređaj u kome se kriptografski ključevi čuvaju i koriste, a ne mogu da se iznesu.
Zašto je važno
Ključ za kvalifikovani potpis ili pečat je u HSM-u i ne može da se kopira ni iznese, pa ga koristi samo vlasnik, uz svoje odobrenje.
Najvažnije
Ključevi ne napuštaju uređaj Kvalifikovano sredstvo za izradu pečata Rad u visokoj dostupnosti Object storage Skladište u kome se fajlovi čuvaju kao objekti sa jedinstvenim identifikatorom, umesto u klasičnoj strukturi foldera.
Zašto je važno
U hibridnom modelu object storage postavljamo na Vašoj infrastrukturi, pa fajlovi ostaju kod Vas, a mi kvalifikovanu uslugu vršimo na daljinu.
Najvažnije
Fajlovi ostaju kod Vas Povezan sa našim servisima i nadzorom Jedinstveni identifikator za svaki dokument Kvalifikovani pružalac usluga od poverenja (QTSP) Pružalac koji je za određenu uslugu od poverenja prošao ocenu usaglašenosti i upisan je u registar, odnosno u pouzdanu listu. QTSP je skraćenica iz uredbe eIDAS (Qualified Trust Service Provider).
Zašto je važno
Samo kvalifikovani pružalac sme da pruža kvalifikovanu uslugu, a dokazi koje ona daje imaju dejstvo propisano zakonom. Status važi za svaku uslugu posebno i svako može da ga proveri u registru.
Najvažnije
Upis za svaku uslugu posebno Redovne provere i nadzor i posle upisa Devet upisa za osam različitih usluga Akreditacija pružaoca usluga od poverenja Put kojim organizacija postaje pružalac usluge od poverenja: priprema usluge i organizacije, ocena usaglašenosti kod akreditovanog tela, prijava nadzornom telu i upis u registar. U praksi se ovaj put zove akreditacija. Formalno ga čine ocena usaglašenosti kod akreditovanog tela i upis u registar.
Zašto je važno
Za upis nije dovoljan softver: proveravaju se i organizacija, pravila rada, bezbednost informacija i kontinuitet poslovanja. Taj put smo prošli sami, pa Vas kroz njega vode naši stručnjaci.
Najvažnije
Analiza, poslovni model i podizanje usluge Politike, praktična pravila, uloge i bezbednost informacija Ocena usaglašenosti i prijava nadzornom telu Upis u registar i redovne provere posle upisa eIDAS Evropska uredba o elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja, (EU) 910/2014, sa izmenom (EU) 2024/1183, poznatom kao eIDAS 2.
Zašto je važno
Isti pojmovi i zahtevi važe u celoj EU, a srpski zakon je usklađen sa Uredbom 910/2014, pa se naši upisi i usluge porede po istim merilima.
Najvažnije
Usluge od poverenja i njihov kvalifikovani oblik Kvalifikovani pružaoci i pouzdane liste Evropski novčanik digitalnog identiteta (2024/1183) ETSI standardi ETSI je evropska organizacija za standarde. Njeni standardi za usluge od poverenja pretvaraju zahteve iz uredbe eIDAS u proverljive tehničke i organizacione kontrole.
Zašto je važno
Po njima se pružalac ocenjuje pre upisa i tokom rada, a usluge različitih pružalaca mogu da rade zajedno.
Najvažnije
EN 319 401: opšti zahtevi za sve pružaoce EN 319 521 i 319 522: elektronska preporučena dostava EN 319 421: vremenski žig TS 119 511 i 119 512: čuvanje potpisanih podataka EUDI, evropski novčanik digitalnog identiteta Aplikacija koju uvodi izmena uredbe eIDAS (EU) 2024/1183: u njoj korisnik čuva potvrde o svom identitetu i drugim podacima i pokazuje ih kada usluga to traži.
Zašto je važno
Novčanik izdaje država članica EU ili organizacija koju ona za to ovlasti, a novčanik prolazi sertifikaciju. Za pružaoce gradimo novčanik na osnovu naših usluga od poverenja i identifikacije, a šta važi na kom tržištu, proveravamo u analizi.
Najvažnije
Uveden izmenom uredbe eIDAS (EU) 2024/1183 Potvrde o identitetu i drugim podacima na jednom mestu Za pružaoce: deo platforme za pružaoce ISO sertifikati Inception d.o.o. Međunarodni standardi za sisteme menadžmenta. Sistem menadžmenta Inception d.o.o. sertifikovan je, između ostalog, po ISO 9001 (kvalitet), ISO/IEC 27001 (bezbednost informacija), ISO/IEC 27701 (informacije o privatnosti) i ISO 15489-1 (upravljanje dokumentarnim materijalom).
Zašto je važno
Sertifikat pokazuje da se kvalitet, bezbednost i upravljanje dokumentima vode kao sistem, sa redovnim proverama. Sertifikovan je sistem menadžmenta organizacije, ne pojedinačni proizvod. Sertifikate je izdao G-CERTI, a važenje se proverava na www.gcerti.com.
Najvažnije
ISO 9001:2015, sertifikat GKSR-0643-QC ISO/IEC 27001:2022, sertifikat GKSR-0643-IC ISO/IEC 27701:2019, sertifikat GKSR-0643-PIMS ISO 15489-1:2016, sertifikat GKSR-0643-IDRM API Programski interfejs: dogovoren način na koji jedan sistem traži podatke ili radnju od drugog, bez ručnog prenosa.
Zašto je važno
Preko API-ja se naši sistemi i usluge povezuju sa sistemima koje već koristite, pa se dokument ne prekucava i ne prenosi ručno.
Najvažnije
Jedan sistem šalje zahtev, drugi vraća odgovor Pristup samo za ovlašćene sisteme Dokumentaciju za povezivanje Vaš IT tim dobija u dogovoru API Gateway Sloj koji stoji ispred Vaših sistema: prima sve pozive spolja, proverava ko ih šalje i šta sme, i prosleđuje ih pravom servisu.
Zašto je važno
Sve integracije prolaze kroz jednu tačku, pa se pristup, ograničenja i zapisi vode na jednom mestu, a ne u svakom sistemu posebno.
Najvažnije
Provera ko poziva i šta sme Ograničenje saobraćaja po klijentu Zapis zahteva i odgovora OpenAPI dokumentacija za partnere Ograničenje saobraćaja Pravilo koliko poziva jedan klijent sme da pošalje u određenom vremenu.
Zašto je važno
Jedan partner, ili greška u njegovom sistemu, ne može da optereti Vaše servise za sve ostale.
Najvažnije
Ograničenje po klijentu Zaštita servisa iza Gateway-a Pravila na jednom mestu Modeli isporuke: servis, kod Vas ili hibrid Način na koji koristite sistem. Može da bude servis iz našeg data centra ili instalacija na Vašoj infrastrukturi. Treća mogućnost je hibrid, u kome je deo sistema kod Vas, a deo kod nas.
Zašto je važno
Model određuje gde su podaci i ko održava sistem. Biramo ga zajedno sa Vama, prema proizvodu, obimu i postojećoj infrastrukturi.
Najvažnije
Servis: bez instalacije, infrastrukturu vodimo mi Instalacija kod Vas: sistem radi na Vašoj infrastrukturi Hibrid: na primer, dokumenti ostaju kod Vas, a kvalifikovanu uslugu pružamo mi Koji modeli postoje, zavisi od proizvoda Zapisnik o primopredaji Dokument koji potvrđuje šta je predato i preuzeto: završena faza uvođenja sistema ili građa koja se predaje nadležnom arhivu ili preuzima u depo.
Zašto je važno
U svakom trenutku znate šta je urađeno i prihvaćeno, a kontrola i nabavka imaju pisani trag za svaku fazu.
Najvažnije
Posle svake faze uvođenja Šta je predato i u kom stanju Osnova za sledeću fazu Elektronska arhiva (eArhiva) Celina od tri dela. DMS pokazuje gde je dokument i šta se s njim radi. Arhivska knjiga određuje koliko se dokument čuva i šta sledi po isteku roka. Kvalifikovano čuvanje održava dokaznu snagu dokumenta tokom celog roka.
Zašto je važno
Nijedan od tri dela sam ne čini arhivu. Zajedno omogućavaju da se dokumentacija vodi, čuva i izlučuje po propisima. Tada papir bez trajnog roka čuvanja može da izađe iz poslovanja.
Najvažnije
DMS: dokumenti u radu Arhivska knjiga: rokovi čuvanja i izlučivanje Kvalifikovano čuvanje: dokaz koji traje DMS, sistem za upravljanje dokumentima Sistem u kome svaki dokument ima mesto, tok i trag: ko ga je primio, ko po njemu radi, dokle je stigao i šta je s njim urađeno.
Zašto je važno
DMS pokazuje gde je dokument i šta se s njim radi. Koliko se dokument čuva određuje arhivska knjiga, a dokaznu snagu tokom vremena održava kvalifikovano čuvanje.
Najvažnije
Prijem, odobravanje, prava pristupa i potpis u jednom toku Revizorski trag svake radnje Veza sa arhivskom knjigom i kvalifikovanim čuvanjem ECM Enterprise Content Management: širi naziv za sisteme koji upravljaju dokumentima i drugim sadržajem organizacije, od nastanka do arhive.
Zašto je važno
U nabavkama se isti zahtevi pojavljuju pod nazivima DMS i ECM. Pitanje je isto: kako dokument nastaje, kreće se kroz organizaciju i čuva.
Najvažnije
Dokumenti i drugi sadržaj organizacije Tokovi odobravanja i prava pristupa Jezgro i dodatni moduli, prema potrebi organizacije Tok dokumenata (workflow) Unapred određen put dokumenta kroz organizaciju: ko ga prima, ko proverava, ko odobrava i kuda ide posle.
Zašto je važno
Kada sistem vodi tok, dokument ne čeka na nečijem stolu, a u svakom trenutku se zna dokle je stigao.
Najvažnije
Koraci i uloge za svaku vrstu dokumenta Rokovi i obaveštenja Trag svakog koraka Izlučivanje Postupak u kome se dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja izdvaja i uništava, po listi kategorija i uz odobrenje nadležnog arhiva.
Zašto je važno
Bez izlučivanja depo se puni materijalom koji više ne mora da se čuva. Postupak mora da prati propis, a trag o izlučenom materijalu ostaje trajno.
Najvažnije
Popis materijala kome je istekao rok Rešenje nadležnog arhiva Zapisnik o izlučivanju Dokumentarni materijal Dokumenti koji nastaju ili stižu u radu organizacije, na papiru i u elektronskom obliku, i čuvaju se u roku iz liste kategorija.
Zašto je važno
Iz njega se odabira arhivska građa, koja se čuva trajno, a ostatak se po isteku roka izlučuje.
Najvažnije
Rok čuvanja iz liste kategorija Upis u arhivsku knjigu Odabiranje arhivske građe ili izlučivanje po isteku roka Revers Zapis o tome ko je uzeo dokumentaciju iz arhive na korišćenje, koliko i do kada.
Zašto je važno
Zna se gde je svaka jedinica građe i kod koga, a kada istekne rok za vraćanje, stiže obaveštenje.
Najvažnije
Uz upis u knjizi i izdatu količinu Rok za vraćanje i obaveštenje Trag za kontrolu i reviziju Nadležni arhiv Javni arhiv koji vrši stručni nadzor nad čuvanjem arhivske građe i dokumentarnog materijala kod organizacija za koje je nadležan.
Zašto je važno
Daje saglasnost na listu kategorija i odobrava izlučivanje, pa se bez njega postupak ne završava po propisu.
Najvažnije
Saglasnost na listu kategorija Saglasnost na izlučivanje Predaja arhivske građe Sređivanje arhivske građe Razvrstavanje i popis papirne građe po kategorijama iz liste kategorija, sa upisom u arhivsku knjigu.
Zašto je važno
Sređena građa ima jasne rokove: zna se šta se čuva trajno, šta do isteka roka i šta sme da se izluči.
Najvažnije
Razvrstavanje po listi kategorija Popis i upis u arhivsku knjigu Depo označen prema arhivskoj knjizi Metapodaci su podaci o dokumentu, kao što su vrsta, broj, datum i strana u postupku, po kojima se dokument pronalazi i razvrstava. Indeksiranje je njihov unos.
Zašto je važno
Skeniran dokument bez metapodataka je samo slika. Sa njima se pretražuje i ulazi u DMS, arhivsku knjigu ili kvalifikovano čuvanje.
Najvažnije
Određuju se pre skeniranja, prema tome kako se dokument traži Predaju se u obliku koji Vaš sistem prima, na primer CSV, XML ili JSON Uz kvalifikovano čuvanje: format, poreklo i datum nastanka OCR, prepoznavanje teksta Prepoznavanje teksta na skeniranoj slici, pa dokument može da se pretražuje po rečima.
Zašto je važno
Iz skeniranog papira nastaje pretraživ dokument, a ne samo slika.
Najvažnije
Pretraživ tekst u PDF/A dokumentu Primenjuje se gde je potreban Kontrola rezultata pre predaje Mikrofilm Dugoročna kopija dokumentacije na arhivskom filmu.
Zašto je važno
Dopunjuje elektronsku kopiju: ne zavisi od softvera ni od formata fajlova.
Najvažnije
Dopuna elektronskoj kopiji Mikrofilmovanje radimo sami Za građu koja se čuva dugo Kancelarijsko poslovanje Pravila po kojima organizacija prima, evidentira, dostavlja u rad, otprema i arhivira akte i predmete. Za organe državne uprave uređuje ga Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave.
Zašto je važno
Od zavođenja zavise rokovi i odgovornost. Naša pisarnica radi po Uredbi, a za organizacije koje rade po sopstvenom pravilniku prilagođava se njihovim pravilima.
Najvažnije
Prijem i evidentiranje podnesaka i akata Formiranje predmeta i dostavljanje u rad Otpremanje i arhiviranje predmeta Delovodnik i zavodni broj Delovodnik je evidencija primljenih i poslatih akata. Svaki akt pri prijemu dobija zavodni broj i datum, od kojih zavise rokovi.
Zašto je važno
Po zavodnom broju se akt prati od prijema do arhiviranja, a zna se kada je stigao i kod koga je.
Najvažnije
Zavodni broj i datum prijema Akt otvara nov predmet ili se prilaže postojećem Elektronski delovodnik umesto knjige na papiru Signiranje Dodela predmeta organizacionoj jedinici i obrađivaču, koju vrši odgovorno lice.
Zašto je važno
Zna se ko radi po predmetu i u kom roku, a rukovodilac vidi stanje svakog predmeta.
Najvažnije
Dodela jedinici i obrađivaču Resigniranje kada se obrađivač menja Rok za obradu eŠalter Elektronski šalter organizacije: građani i privreda podnose zahtev na daljinu, popunjavanjem elektronskog obrasca.
Zašto je važno
Iz obrasca nastaje potpisan podnesak, sa vremenskim žigom i pečatom organizacije, koji stiže u Vaš sistem za dokumente bez prekucavanja.
Najvažnije
Elektronski obrasci za Vaše procedure Provera potpisa, vremenski žig i pečat Predaja u pisarnicu ili DMS Obrasci na vebu iz kojih nastaje dokument sa podacima u poljima, umesto skeniranog papira.
Zašto je važno
Podaci iz polja se ne prekucavaju, a obrazac traži tačno ono što procedura propisuje.
Najvažnije
Polja i provere za svaku proceduru Nivo identifikacije i potpisa po obrascu Iz popunjenog obrasca nastaje podnesak Elektronski podnesak Zahtev ili drugi akt koji stranka predaje organizaciji u elektronskom obliku, sa potpisom podnosioca.
Zašto je važno
Potpisan podnesak sa vremenskim žigom dokazuje ko je podneo zahtev, šta je podneto i kada.
Najvažnije
Potpis podnosioca, proveren pri prijemu Vremenski žig i pečat organizacije Zavođenje u pisarnici Likvidatura Potvrda da je posao iz fakture zaista izvršen: obrađivač potvrđuje, a na dokumentu ostaje oznaka „Likvidirao“.
Zašto je važno
Faktura ide na knjiženje i plaćanje tek kada je potvrđeno da su roba ili usluga primljeni, a zna se ko je to potvrdio.
Najvažnije
Potvrda obrađivača Oznaka „Likvidirao“ na dokumentu Korak u toku fakture, pre knjiženja i plaćanja PDV evidencije Pojedinačne i zbirne evidencije o PDV-u koje obveznik vodi i šalje za svaki poreski period.
Zašto je važno
Kada evidencija nastaje iz istih podataka kao faktura, ne sklapa se ručno na kraju perioda.
Najvažnije
Pojedinačne i zbirne evidencije Poreski period, mesečni ili tromesečni Uređuju ih Zakon o PDV-u i pravilnik o evidenciji eOtpremnica, elektronska otpremnica Otpremnica u elektronskom obliku, koja se razmenjuje preko državnog sistema i potvrđuje pri prijemu robe.
Zašto je važno
Vezuje se za fakturu, ugovor ili narudžbenicu, a iz nje može da nastane prijemnica, uz prenos podataka.
Najvažnije
Uvodi je Zakon o elektronskim otpremnicama Potvrda prijema, delimičnog prijema ili odbijanja Provera količina i artikala pri prijemu Elektronski potpis Podaci u elektronskom obliku pridruženi dokumentu, kojima potpisnik potvrđuje sadržaj. Zakon razlikuje elektronski, napredni (AdES) i kvalifikovani (QES) potpis.
Zašto je važno
Nivo potpisa određuje dokaznu snagu: kvalifikovani elektronski potpis ima isto dejstvo kao svojeručni.
Najvažnije
Elektronski, napredni i kvalifikovani potpis Kvalifikovani potpis traži kvalifikovani sertifikat i kvalifikovano sredstvo Ispravnost se proverava validacijom QES, kvalifikovani elektronski potpis Najviši nivo elektronskog potpisa: zasnovan je na kvalifikovanom sertifikatu i izrađen kvalifikovanim sredstvom, na kartici ili na daljinu.
Zašto je važno
Ima isto pravno dejstvo kao svojeručni potpis, pa dokument ne mora da putuje na papiru.
Najvažnije
Kvalifikovani sertifikat potpisnika Kvalifikovano sredstvo za izradu potpisa (QSCD) Na kartici sa čitačem ili na daljinu, sa ključem na HSM uređaju AdES, napredni elektronski potpis Elektronski potpis koji je jednoznačno povezan sa potpisnikom i sa dokumentom, pa se svaka kasnija izmena dokumenta vidi.
Zašto je važno
Ne traži svaki dokument isti nivo potpisa. Napredni potpis je dovoljan za mnoge dokumente, a kvalifikovani se bira tamo gde je potrebno isto dejstvo kao kod svojeručnog potpisa.
Najvažnije
Povezan sa potpisnikom Otkriva izmenu dokumenta posle potpisivanja Formati PAdES, XAdES i CAdES QSealC, kvalifikovani sertifikat za elektronski pečat Kvalifikovani sertifikat koji se izdaje pravnom licu i kojim se izrađuje kvalifikovani elektronski pečat.
Zašto je važno
Pečat dokazuje poreklo i celovitost dokumenta: da potiče od organizacije i da posle pečatiranja nije menjan.
Najvažnije
Izdaje se pravnom licu, ne osobi Osnova kvalifikovanog elektronskog pečata Koristi se i po pravilima za PSD2, uz QWAC QTSA, izdavalac kvalifikovanog vremenskog žiga Oznaka za pružaoca koji izdaje kvalifikovane elektronske vremenske žigove (Qualified Time Stamping Authority).
Zašto je važno
Za žig kvalifikovanog izdavaoca pretpostavlja se tačnost datuma i vremena i celovitost podataka na koje se žig odnosi.
Najvažnije
Žig po RFC 3161 i ETSI EN 319 422 Zahtevi za izdavaoca po ETSI EN 319 421 Inception d.o.o. je upisan za ovu uslugu od 29.04.2022. QeA, kvalifikovano elektronsko čuvanje QeA (qualified electronic archiving) je oznaka iz izmene uredbe eIDAS (EU) 2024/1183 za kvalifikovanu uslugu elektronske arhive. Kod nas joj po nameni odgovara kvalifikovano elektronsko čuvanje dokumenata.
Zašto je važno
Dokument zadržava dokaznu vrednost tokom celog roka čuvanja, i posle isteka sertifikata. Ovu uslugu pružaju Inception d.o.o. (od 15.03.2023.) i Paperless d.o.o. (od 14.08.2024.).
Najvažnije
Validacija potpisa pri prijemu Nadogradnja potpisa i obnova vremenskog žiga Potvrda o čuvanju PSD2 Evropska direktiva o platnim uslugama (EU) 2015/2366. Po njenim pravilima pružaoci platnih usluga u EU se međusobno identifikuju kvalifikovanim sertifikatima.
Zašto je važno
Učesnici moraju da znaju sa kim razmenjuju podatke. Zato se koriste kvalifikovani sertifikati za autentikaciju veb sajta (QWAC) i za elektronski pečat (QSealC).
Najvažnije
Pravila za pružaoce platnih usluga QWAC i QSealC sa podacima o ulozi pružaoca Banke i drugi pružaoci platnih usluga razmenjuju podatke Kvalifikovani sertifikat Elektronski sertifikat koji izdaje kvalifikovani pružalac posle provere identiteta vlasnika. Povezuje ključ za potpis, pečat ili prijavu sa tačno određenom osobom ili pravnim licem.
Zašto je važno
Na njemu počivaju kvalifikovani elektronski potpis, kvalifikovani pečat i identifikacija na najvišem nivou pouzdanosti.
Najvažnije
Izdaje ga kvalifikovani pružalac, posle provere identiteta Na kartici ili u oblaku, sa ključem na HSM uređaju kod pružaoca Ima rok važenja Nivo pouzdanosti identifikacije Koliko se sigurno zna da je osoba s druge strane ekrana ona za koju se predstavlja.
Zašto je važno
Nije svaki posao isti. Za neke je dovoljna jednostavna identifikacija, a za poslove koji traže najviši nivo identifikacija se oslanja na kvalifikovani sertifikat.
Najvažnije
Jednostavniji načini za svakodnevne poslove Kvalifikovani sertifikat za najviši nivo Federacija sa identitetom koji korisnik već ima Federacija identiteta Povezivanje sistema po kome jedan sistem prihvata prijavu koju je potvrdio drugi. Korisnik koristi identitet koji već ima, umesto novog naloga za svaku aplikaciju.
Zašto je važno
Građani, klijenti i partneri se ne registruju iznova, a Vaša aplikacija se oslanja na proveru koju je već uradio drugi sistem identifikacije.
Najvažnije
Povezivanje preko standarda kao što su SAML i OIDC Spoljni provajderi identiteta, uključujući eID Jedan identitet za više aplikacija eID, elektronska identifikacija Potvrda identiteta građana i klijenata na daljinu, elektronskim putem. U Srbiji građani koriste i državni sistem elektronske identifikacije. Naša identifikacija se sa drugim sistemima povezuje kroz federaciju ili sertifikate.
Zašto je važno
Usluga koja je tražila dolazak na šalter i ličnu kartu radi se na daljinu, a zna se ko je s druge strane ekrana.
Najvažnije
Za građane i klijente, dok IdP služi zaposlenima i partnerima Najviši nivo pouzdanosti uz kvalifikovani sertifikat Sa IdP-om se povezuje kroz federaciju SSO, jedinstvena prijava Korisnik se prijavljuje jednom i radi u svim povezanim sistemima, bez posebne prijave za svaki.
Zašto je važno
Manje lozinki i manje zahteva za pomoć, a prava korisnika vode se na jednom mestu za sve sisteme.
Najvažnije
Jedna prijava za sve povezane sisteme Radi preko standarda SAML i OIDC Kombinuje se sa višefaktorskom autentikacijom MFA, višefaktorska autentikacija Autentikacija u kojoj lozinka nije dovoljna: korisnik potvrđuje identitet i drugim faktorom.
Zašto je važno
Ukradena lozinka sama ne otvara pristup.
Najvažnije
Jednokratni kod ili mobilna aplikacija Kvalifikovani sertifikat ili državni identitet Za svaku grupu korisnika može da važi drugi način SAML, OIDC, OAuth 2.0 i LDAP Otvoreni standardi preko kojih se aplikacije povezuju sa sistemom za prijavu, pa jedna prijava važi u više sistema.
Zašto je važno
Aplikacije različitih proizvođača razumeju iste standarde, pa se povezuju bez posebnog razvoja za svaku.
Najvažnije
OAuth 2.0: kako aplikacija dobija pristup, za korisnike i za aplikacije OIDC: na OAuth 2.0 dodaje potvrdu identiteta SAML: stariji standard za jedinstvenu prijavu i federaciju LDAP: pristup imeniku korisnika, na primer Active Directory Registar gazdinstava Evidencija poljoprivrednih gazdinstava, osnova za sve ostale evidencije u sistemu.
Zašto je važno
Parcele, usevi, životinjski fond i prijave vezuju se za gazdinstvo, pa se podatak unosi jednom i važi za svaku prijavu.
Najvažnije
Gazdinstvo kao osnova Veza sa parcelama, usevima i životinjskim fondom Osnova za kontrolu prijava Evidencija parcela Evidencija parcela gazdinstva, povezana sa katastarskim podacima.
Zašto je važno
Parcela se ne unosi ručno, a prijava se proverava prema podacima koje sistem već ima.
Najvažnije
Katastarski podaci o parceli Usevi po parceli Kontrola prijave prema parceli Knjiga polja Zapis o radovima i proizvodnji na parcelama gazdinstva.
Zašto je važno
Pokazuje šta je na parceli rađeno i proizvedeno, pa je osnova za proveru prijave.
Najvažnije
Radovi na parcelama Proizvodnja po parceli Veza sa evidencijom useva Plan nabavki Plan nabavki organizacije za godinu: javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon o javnim nabavkama ne primenjuje.
Zašto je važno
Plan mora da prati budžet. Kada su plan, ugovori i plaćanja u jednoj evidenciji, vidi se šta je realizovano i šta preostaje.
Najvažnije
Javne nabavke i nabavke van Zakona u istoj evidenciji Veza sa finansijskim planom i kontima Svaka izmena kao nova verzija sa komentarom Finansijski plan Plan prihoda i rashoda organizacije po kontima, koji nastaje iz predloga organizacionih jedinica.
Zašto je važno
Pokazuje koliko sme da se potroši. Nabavke se razvrstavaju po kontima i povezuju sa stavkama plana.
Najvažnije
Predlozi troškova organizacionih jedinica Nulta verzija posle zaključene pripreme, a svaka izmena kao nova verzija Realizovano i preostalo po kontu i godini Okvirni sporazum Sporazum naručioca sa jednim ili više dobavljača kojim se za određeni period unapred utvrđuju uslovi, naročito cena. Pojedinačni ugovori ili narudžbenice zaključuju se po potrebi.
Zašto je važno
Narudžbenice troše ugovorenu vrednost, pa je važno da se zna koliko je potrošeno i koliko preostaje.
Najvažnije
Ugovori i narudžbenice na osnovu sporazuma Potrošena i preostala vrednost Upozorenje pre isteka i pre nego što se vrednost potroši Pouzdano elektronsko čuvanje Čuvanje elektronskih dokumenata po zakonu. Dokumenti ostaju celoviti, verodostojni i upotrebljivi tokom celog roka čuvanja. Uz njega postoji kvalifikovano elektronsko čuvanje, usluga od poverenja koju pruža samo pružalac upisan u registar.
Zašto je važno
Organizacija koja čuva dokumente elektronski treba interna pravila: ko priprema dokumente, kako se utvrđuje vernost izvornom dokumentu i kako se vodi evidencija radnji.
Najvažnije
Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje Pravilnik o postupcima i tehnološkim rešenjima tokom čuvanja Interni pravilnik i uputstvo organizacije Opšti akti Pravila koja organizacija sama donosi i primenjuje, na primer lista kategorija dokumentarnog materijala ili pravilnik za pouzdano elektronsko čuvanje.
Zašto je važno
Propis kaže šta mora da se uradi, a opšti akt kako to radi baš Vaša organizacija. Po njemu se podešava i sistem.
Najvažnije
Lista kategorija sa rokovima čuvanja Pravilnik i uputstvo za pouzdano elektronsko čuvanje Usvaja ih organizacija, a mi ih predajemo uz zapisnik o prijemu Napredna elektronska dostava Nivo dostave u kome organizacija bira šta joj treba: potvrdu o prijemu i potvrdu o dostavi, identifikaciju primaoca, potpis o primopredaji i praćenje statusa.
Zašto je važno
Dobra je za obaveštenja, svakodnevnu prepisku i dokumente kod kojih je dokaz važan, ali zakon ne traži kvalifikovanu uslugu. Primalac ne mora da bude registrovan.
Najvažnije
Poruka sa linkom, sa jednokratnim kodom ili bez njega Izbor potvrda i identifikacije Kvalifikovana dostava je zaseban režim, sa dokaznom snagom propisanom zakonom Prodajni partner Partner koji pronalazi kupce i prodaje naša rešenja.
Zašto je važno
Implementaciju i podršku preuzimamo mi, pa partner ne mora da ima sopstveni tim za uvođenje.
Najvažnije
Partner: pronalazi kupce i prodaje Mi: implementacija i podrška Može da se kombinuje sa drugim nivoima Implementacioni partner Partner koji prodaje i uvodi naša rešenja kod kupca.
Zašto je važno
Partner vodi uvođenje, a od nas dobija obuku, stručnu podršku i razvoj.
Najvažnije
Partner: prodaja i uvođenje Mi: obuka, stručna podrška i razvoj Može da se kombinuje sa drugim nivoima Licencirani distributer Partner koji naša rešenja kupuje sa licencom i na svom tržištu ih prodaje, uvodi i održava.
Zašto je važno
Partner nosi odnos sa kupcem na svom tržištu, a razvoj rešenja ostaje kod tima koji ga je napravio.
Najvažnije
Partner: prodaja, uvođenje i održavanje na svom tržištu Mi: licenca, obuka, razvoj i podrška trećeg nivoa U zemlji i inostranstvu Tehnološki partner Partner koji svoj proizvod povezuje sa našim rešenjima.
Zašto je važno
Kupac dobija proizvode koji rade zajedno, a partner od nas dobija dokumentaciju i API.
Najvažnije
Partner: povezuje svoj proizvod sa našim Mi: dokumentacija i API Može da se kombinuje sa drugim nivoima Arhivska knjiga Evidencija celokupne arhivske građe i dokumentarnog materijala organizacije, sa kategorijom, količinom, lokacijom i rokom čuvanja svake jedinice.
Zašto je važno
Pokazuje šta organizacija čuva, gde i koliko dugo. Na osnovu nje se priprema popis za izlučivanje i predaja građe nadležnom arhivu.
Najvažnije
Upis svake jedinice građe Rok čuvanja i status Osnova za izlučivanje i predaju Lista kategorija dokumentarnog materijala Opšti akt organizacije koji za svaku vrstu dokumentarnog materijala određuje rok čuvanja: trajno ili određen broj godina.
Zašto je važno
Od nje zavisi sve što sledi: šta se čuva trajno, šta se izlučuje po isteku roka i kako se građa upisuje u arhivsku knjigu. Na listu saglasnost daje nadležni arhiv.
Najvažnije
Kategorije i opis tipičnog sadržaja Rok čuvanja za svaku kategoriju Saglasnost nadležnog arhiva Revizija kada se promene poslovi organizacije Ocena usaglašenosti Provera koju vrši akreditovano telo za ocenu usaglašenosti: da li pružalac i usluga ispunjavaju zahteve propisa i standarda.
Zašto je važno
Izveštaj o oceni prilaže se uz prijavu nadzornom telu i osnova je za upis u registar, odnosno u pouzdanu listu. Provere se ponavljaju i posle upisa.
Najvažnije
Vrši je akreditovano telo Izveštaj o oceni ide uz prijavu nadzornom telu Redovne provere za održavanje statusa ETSI EN 319 401 Evropski standard sa opštim zahtevima politike za sve pružaoce usluga od poverenja, bez obzira na to koju uslugu pružaju.
Zašto je važno
Zajednička osnova po kojoj se ocenjuje svaki pružalac. Na nju se nadovezuju standardi za pojedinačne usluge, kao što su dostava, vremenski žig ili čuvanje.
Najvažnije
Upravljanje rizicima i bezbednost informacija Osoblje, uloge i odgovornosti Kontinuitet poslovanja i prestanak rada ETSI EN 319 421 i 319 422 Evropski standardi za pružaoce koji izdaju vremenske žigove: EN 319 421 propisuje zahteve politike i bezbednosti za pružaoca, a EN 319 422 oblik vremenskog žiga i način na koji se traži.
Zašto je važno
Pretvaraju zahteve iz eIDAS-a i domaćeg zakona u proverljive kontrole, po kojima se pružalac ocenjuje pre upisa i tokom rada.
Najvažnije
Zahtevi za pružaoca koji izdaje žigove Tačnost i izvor vremena Profil zahteva i odgovora za žig RFC 3161 Internet standard koji opisuje protokol za vremenski žig: aplikacija šalje otisak (heš) podataka, a izdavalac vraća potpisan žig sa vremenom.
Zašto je važno
Većina aplikacija i biblioteka za potpisivanje traži žig ovim protokolom, pa se usluga povezuje bez posebnog razvoja.
Najvažnije
Zahtev sadrži otisak podataka, ne ceo dokument Odgovor je žig potpisan od izdavaoca Osnova za ETSI EN 319 422 Kvalifikovana sredstva za izradu potpisa i pečata (QSCD) Uređaji za izradu elektronskog potpisa i pečata za koje je potvrđeno da ispunjavaju zahteve za kvalifikovano sredstvo. Evropska komisija vodi listu takvih sredstava, a u Srbiji Ministarstvo informisanja i telekomunikacija vodi registar sredstava, koji tu listu preuzima.
Zašto je važno
Kvalifikovani potpis i pečat mogu da se izrade samo kvalifikovanim sredstvom. Kod potpisa na daljinu to sredstvo je HSM uređaj kod pružaoca, kojim pružalac upravlja u ime vlasnika ključa.
Najvažnije
Evropska lista kvalifikovanih sredstava Registar sredstava koji vodi Ministarstvo informisanja i telekomunikacija Upravljanje sredstvom na daljinu kao posebna kvalifikovana usluga Evropski formati naprednog elektronskog potpisa: PAdES za PDF dokumente, XAdES za XML i CAdES za ostale vrste podataka.
Zašto je važno
Određuju gde se potpis nalazi u dokumentu i koje podatke nosi, pa se potpis može proveriti nezavisno od programa u kome je nastao.
Najvažnije
PAdES: potpis u PDF dokumentu XAdES: potpis XML podataka CAdES: potpis ostalih vrsta podataka Nivoi potpisa, do nivoa za dugotrajno čuvanje SRPS EN 16931-1 i UBL 2.1 Evropski standard za semantički model elektronske fakture, preuzet kao srpski standard, i XML sintaksa UBL 2.1 u kojoj se faktura zapisuje.
Zašto je važno
Faktura zapisana po zajedničkom modelu može da se pročita i obradi automatski, bez ponovnog unosa, u svakom sistemu koji poštuje isti standard.
Najvažnije
Osnovni elementi elektronske fakture Zapis fakture u XML obliku po UBL 2.1 Tehnička specifikacija Ministarstva finansija za SEF OpenAPI Otvoren standard za opis REST API-ja: koje adrese servis ima, koje podatke prima i vraća i kako se pristupa.
Zašto je važno
Partner ili dobavljač iz jednog opisa vidi kako da se poveže, a opis se objavljuje kroz Gateway, pa uvek odgovara servisu koji stoji iza njega.
Najvažnije
Opis adresa, zahteva i odgovora Način pristupa i provere identiteta Isti opis za ljude i za alate Imamo DMS. Treba li nam ovo? DMS služi radu sa dokumentom: verzijama, odobravanju i pretrazi. Kvalifikovano čuvanje služi dokazu: da je dokument isti kao kada je nastao i da je potpis bio ispravan, i posle isteka sertifikata.
Zato rade zajedno. DMS šalje dokument na čuvanje kada mu se završi životni ciklus, a veza između njih je jedinstveni identifikator.
Koji dokumenti ulaze u kvalifikovano čuvanje? Dokumenti sa dugim ili trajnim rokom čuvanja i oni čija dokazna vrednost mora da traje: ugovori, rešenja, kadrovski i finansijski dokumenti, potvrde iz dostave, digitalizovana dokumentacija.
Koji dokumenti i sa kojim rokovima ulaze, određuje se pravilima ili atributima dokumenta, a pomažemo i da se to uskladi sa listom kategorija.
Da li dokumenti napuštaju organizaciju? U hibridnom modelu ne: fajlovi su na object storage-u kod Vas, a kod nas su potvrde o čuvanju i metapodaci.
Za validaciju dokument privremeno stiže do nas. Za posebno osetljive klijente servis za validaciju podižemo kod njih, pa do nas stiže samo heš.
Šta ako promenimo DMS? Čuvanje je odvojeno od DMS-a i dostupno svim sistemima preko jednog API-ja. Novi DMS se povezuje na isti način, a dokumenti u čuvanju ostaju gde jesu, sa istim potvrdama.
Šta ako prekinemo ugovor? Fajlovi Vam se vraćaju, odnosno kopiraju, i prestaje usluga očuvanja, pa dokumenti više nemaju obnovu dokaza. Potvrde o čuvanju izdate tokom usluge čuvamo trajno. Detaljno u delu „Šta ostaje kada se usluga završi“.
Možemo li da uništimo papir? Izvorni papirni oblik dokumenta koji nema trajan rok čuvanja može da se uništi i pre isteka roka, ako se dokument čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja.
Arhivska građa i dokumentarni materijal sa trajnim rokom iz koga nije izvršeno odabiranje ne smeju da se unište, ni kada su digitalizovani.
Razgovarajte sa našim stručnjakom Recite nam koje dokumente čuvate, gde su i koliko dugo moraju da traju. Zajedno ćemo odrediti model, pravila čuvanja i redosled uvođenja.
Razgovarajte sa našim stručnjakom Želite da pružate ovu uslugu pod svojim imenom? Organizacijama koje žele sopstvenu uslugu kvalifikovanog čuvanja nudimo istu platformu, uz vođenje kroz postupak upisa u registar.
Postanite pružalac