Почетна / Документи и архива / Електронска архива са квалификованим чувањем, од папира до доказа који трајеЕлектронска архива са квалификованим чувањем, од папира до доказа који траје Документи, архивска књига, дигитализација и стручна подршка у једном току. Ми нудимо електронску архиву са квалификованим чувањем као решење у слојевима, у коме се документација води, чува и излучује по прописима. Квалификовано чување пружамо као уписани пружалац: Inception d.o.o. је уписан у Регистар пружалаца квалификованих услуга од поверења од 15.03.2023, а за исту услугу и Paperless d.o.o. од 14.08.2024.
У пројекту заједно раде наши архивски, правни и технички стручњаци, а решење уводимо фазно.
DMS, архивска књига, квалификовано чување, LTA
Улаз Дигитализација Скенирање Рад DMS Где је документ Архивско пословање Архивска књига Колико се чува Доказна снага Квалификовано чување Доказ који траје Улаз Дигитализација Рад DMS Архивско пословање Архивска књига Доказна снага Квалификовано чување Под електронском архивом подразумевамо три дела који одговарају на три различита питања. DMS показује где је документ и шта се с њим ради. Архивска књига одређује колико се чува и шта следи по истеку рока. Квалификовано чување одржава његову доказну снагу током целог тог периода.
Такав систем ретко може да се сведе на једну апликацију. Папир се дигитализује и сређује, процеси се усклађују са општим актима, а електронски документи се чувају тако да и после много година задрже доказну вредност.
Одлуке у њему нису само техничке: шта је архивска грађа, шта се чува квалификовано и шта остаје на папиру. Фајлови могу да остану у Вашем окружењу, а квалификовану услугу чувања вршимо на даљину.
За кога је Решење је потребно када стар документ мора да остане доказ, када депо не може да се прошири или када је документација расута по системима.
Код кога се ово користи Органи управе, фондови и јавне службе Документација на више локација и у више система, са роковима које одређује листа категорија.
Јавна и комунална предузећа Пун депо, техничка и пословна документација и потреба да папир изађе из пословања.
Банке, осигурања и привреда Уговори и досијеи са дугим роком, који морају да остану доказ и после истека сертификата.
Организације које већ имају DMS DMS остаје, а уз њега се додају архивска књига и квалификовано чување.
Шта је важно Вама Руководство Три питања, три одговора и први корак, за одлуку и за преношење даље. Имамо DMS Архивска служба Листа категорија, упис у књигу и излучивање са надлежним архивом, у истом току. Пут документа Правна служба Шта сме да се уради са папиром и где је граница из прописа. Папир ИТ Где су фајлови, шта је код нас и како се слојеви повезују. Где су фајлови Набавке и контрола Који производи улазе у решење, ко је уписан у регистар и који докази остају. Слојеви решења Имате DMS. Архива одговара на следеће питање Најчешћи приговор је да организација већ има DMS. Има, и он ради свој посао. Архива одговара на питања која DMS не поставља.
Питање DMS Архивска књига Квалификовано чување На шта одговара Где је документ и ко ради шта Колико се чува и шта следи по истеку рока Како документ остаје доказ и после много година Када наступа Када документ стигне или настане Када се документ разврста по листи категорија Када се рад на документу заврши Шта је резултат Ток рада и ревизорски траг Упис, рок чувања и записник о излучивању Потврда о чувању са квалификованим печатом и жигом Доказ после истека сертификата потписа Не Не Да, надоградњом и поновним жигосањем
Дигитални архив у DMS-у је складиште докумената, а не архивско пословање ни квалификовано чување.
Пет слојева, сваки са својим питањем и својом страном Решење не замењује производе, него их слаже у један систем. Сваки слој има своју страну, са детаљима.
Знање Консалтинг Улаз Дигитализација Рад DMS Архивско пословање Архивска књига Доказна снага Квалификовано чување Листа категорија Скен и метаподаци Завршен документ Категорија и рок Знање Консалтинг Улаз Дигитализација Рад DMS Архивско пословање Архивска књига Доказна снага Квалификовано чување Листа категорија Скен и метаподаци Завршен документ Категорија и рок Пут једног документа, од завршетка рада до излучивања Сваки корак оставља траг. Документи са ознаком трајно не излучују се, него се чувају без рока.
ДОКУМЕНТ У DMS-У Рад на документу је завршен и он се шаље у архиву. ДОКАЗ ДО КРАЈА РОКА Валидиран, са LTA нивоом, потврдом о чувању и уписом у књигу. ДОКУМЕНТ У DMS-У Рад на документу је завршен и он се шаље у архиву. ДОКАЗ ДО КРАЈА РОКА Валидиран, са LTA нивоом, потврдом о чувању и уписом у књигу. Завршетак Рад на документу у DMS-у је завршен и документ се шаље у архиву.
Валидација Проверава се сваки потпис и печат, а издаје се потврда о валидацији.
Надоградња Исправни потписи се надограђују на ниво за дуготрајно чување (LTA).
Печат и жиг Верност документа потврђује се квалификованим печатом и временским жигом.
Чување Документ се прима у квалификовано чување, са метаподацима и дневником радњи.
Потврда За сваки документ издајемо потврду о чувању и чувамо је трајно.
Упис Документ се уписује у архивску књигу, са категоријом и роком чувања.
Истек рока Рок чувања одређује листа категорија. Док траје, брисање је забрањено.
Попис Документација којој је истекао рок улази у предлог пописа за излучивање.
Решење Попис се доставља надлежном архиву, који одобрава излучивање.
Излучивање Документација се излучује, а о томе остаје записник и траг у књизи.
Три полазне тачке, исти циљ Решење не почиње увек од истог места. Први корак зависи од тога шта већ имате.
Почињете од почетка Почињемо анализом стања и листом категорија, а слојеве уводимо фазно, један по један.
Имате DMS Ваш DMS остаје, а уз њега се додају архивска књига и квалификовано чување. Повезивање са DMS-ом другог произвођача договарамо посебно.
Имате депо пун папира Почињемо сређивањем грађе и одлуком шта се дигитализује, а шта остаје на папиру.
Одлуке које доносе људи, не софтвер Пре увођења треба одговорити на питања која нису техничка. Одговарамо на њих заједно са Вама и бележимо их у општим актима и записницима.
Шта је архивска грађа Шта се чува трајно, у облику у коме је настало, и шта се предаје надлежном архиву.
Шта се чува квалификовано Који документи морају да остану доказ и после истека сертификата потписа.
Шта остаје на папиру Који оригинали морају да остану, а који могу да изађу из пословања.
Ко одговара за излучивање Ко предлаже попис, ко га проверава и ко потписује записник.
Где су фајлови Код Вас или код нас, према томе где документи смеју да буду.
Ко припрема документе Ко је одговоран за припрему докумената за чување и са којим овлашћењима.
Фајлови код Вас, квалификована услуга на даљину Квалификовано чување нудимо у два модела. Модел се бира према томе где документи смеју да буду и колико инфраструктуре желите да водите.
Питање Све код нас Хибрид Где су фајлови Код нас На object storage-у који постављамо код Вас Шта је код нас Фајлови, метаподаци, потврде и провере целовитости Потврде о чувању и метаподаци Валидација, надоградња, печат и жиг Ми Ми, на даљину Коме је намењен Када желите пуну услугу без сопствене инфраструктуре Великим организацијама чији документи не смеју да напусте организацију
DMS и архивска књига раде из нашег дата центра или код Вас, независно од модела чувања.
Шта од папира може да нестане, а шта никада Закон о архивској грађи и архивској делатности отвара могућност да папир изађе из пословања. Изворни папирни облик документа без трајног рока може да се уништи и пре истека рока, ако се документ чува у оквиру квалификованог електронског чувања .
Граница је јасна: архивска грађа чува се трајно, у облику у коме је настала, и не сме да се уништи. Исто важи за документарни материјал са трајним роком из кога није извршено одабирање.
Како се то слаже у решењу Дигитализација даје електронски запис, квалификовано чување му даје доказну снагу, а архивска књига бележи његов рок. Тек када су сва три ту, папир без трајног рока може да изађе из пословања, уз уштеду простора и времена.
Уводимо фазно, са записником после сваке фазе Наши стручњаци воде пројекат од анализе до рада у пракси. Сваку фазу затвара записник о примопредаји.
Анализа стања Шта постоји у системима и на папиру, и шта пропис тражи од организације.
Листа категорија и акти Рокови чувања и правила која систем треба да прати.
Повезивање система DMS, архивска књига и квалификовано чување повезују се програмским везама.
Пренос постојећих докумената Постојећи електронски и дигитализовани документи прелазе у архиву.
Тестирање и обука Провера са стварним врстама докумената и обука запослених.
Рад и подршка Систем ради, а ми остајемо уз Вас кроз подршку и измене прописа.
Докази који остају Контрола не тражи софтвер, него доказе. Ово остаје после сваког корака.
Потврда о валидацији Резултат провере потписа и печата, за сваки документ.
Потврда о чувању Са квалификованим печатом пружаоца и временским жигом. Чувамо је трајно.
Дневник радњи Све радње над документом, сачуване током целог рока чувања.
Архивска књига Упис, категорија, рок и статус сваке јединице грађе.
Пописи и записници Попис за излучивање, одобрење надлежног архива и записник о излучивању.
Акти и примопредаје Листа категорија, интерна правила и записници о примопредаји фаза.
За ИТ и контролу: архитектура и уписи Архитектура чувања
Репозиторијум Физички и логички одвојен од DMS-а. Једина веза је јединствени идентификатор (UUID).
Целовитост SHA-256 за сваки документ и стална провера целовитости.
Повезивање REST API, webhook догађаји и дељени фолдер, за све системе преко једног API-ја.
Окружење Софтверско решење без посебног хардвера, на Вашим серверима или у виртуелном окружењу. Уписи у регистар и сертификати
Inception d.o.o. Уписан у Регистар пружалаца квалификованих услуга од поверења за квалификовано електронско чување од 15.03.2023.
Paperless d.o.o. Уписан за квалификовано електронско чување од 14.08.2024.
ISO 15489-1 Inception d.o.o. има сертификован систем управљања документарним материјалом.
ISO/IEC 27001 и 27701 Inception d.o.o. има сертификован систем менаџмента безбедношћу информација и информацијама о приватности. Услуге које решење користи у позадини Стандарди и прописи Прописи и стандарди на којима почива решење. Кликните на ставку за кратко објашњење.
01 Закон о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању 02 Закон о архивској грађи и архивској делатности 03 Листа категорија документарног материјала 04 Уредба о условима за припрему документа за поуздано електронско чување 05 Правилник о условима за поступке и технолошка решења током поузданог електронског чувања 06 Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима 07 eIDAS 910/2014 и 2024/1183 08 ETSI TS 119 511 и 119 512 09 ETSI EN 319 142 (PAdES) и PDF/A 10 ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701 и ISO 15489-1 Честа питања Кратки одговори за руководство, архивску и правну службу, набавке и ИТ.
01 Имамо DMS. Шта нам још треба? 02 Морамо ли да мењамо DMS? 03 Где су наши фајлови? 04 Можемо ли да уништимо папир? 05 Шта ако прекинемо уговор? 06 Одакле се почиње?
Закон о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању Основни закон Србије за електронски документ, електронску идентификацију и услуге од поверења. Усклађен је са европском уредбом eIDAS (ЕУ) 910/2014.
Зашто је важно
Прописује ко сме да пружа квалификоване услуге од поверења: само пружалац уписан у регистар који води Министарство информисања и телекомуникација. Зато код сваке квалификоване услуге вреди проверити да ли је пружалац уписан у тај регистар.
Најважније
Електронски документ и електронска идентификација Услуге од поверења: електронски потпис и печат, временски жиг, електронска достава, чување докумената и сертификати Квалификовани пружалац и Регистар пружалаца квалификованих услуга од поверења Надзор над пружаоцима и одржавање статуса Закон о архивској грађи и архивској делатности Закон који уређује заштиту архивске грађе и документарног материјала, у папирном и у електронском облику.
Зашто је важно
Одређује шта сме да се уради са папирним оригиналом када се документ чува електронски. Изворни облик документа који није електронски и нема трајан рок чувања може да се уништи и пре истека рока, ако се чува у оквиру услуге квалификованог електронског чувања.
Најважније
Архивска грађа се чува трајно, у облику у коме је настала, и не сме да се уништи Документарни материјал са трајним роком из кога није извршено одабирање не сме да се уништи, ни када је дигитализован Електронски документи се воде у систему који гарантује заштиту, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост Листа категорија документарног материјала Општи акт организације који за сваку врсту документарног материјала одређује рок чувања: трајно или одређен број година.
Зашто је важно
Од ње зависи све што следи: шта се чува трајно, шта се излучује по истеку рока и како се грађа уписује у архивску књигу. На листу сагласност даје надлежни архив.
Најважније
Категорије и опис типичног садржаја Рок чувања за сваку категорију Сагласност надлежног архива Ревизија када се промене послови организације Уредба о условима за припрему документа за поуздано електронско чување Подзаконски акт који прописује како се документ припрема пре него што уђе у поуздано електронско чување.
Зашто је важно
Припрема одређује да ли ће документ после година моћи да се провери. По њој се у квалификованом чувању ради валидација, избор формата и придруживање метаподатака.
Најважније
Провера потписа и печата пре смештања Формати докумената погодни за дуготрајно чување Метаподаци уз документ Правилник о условима за поступке и технолошка решења током поузданог електронског чувања Подзаконски акт који прописује поступке и техничка решења током самог чувања електронских докумената.
Зашто је важно
Чување није једнократан чин: доказ мора да се одржава цело време. Правилник одређује шта се ради да документ остане целовит и проверљив.
Најважније
Очување целовитости и провера Обнова доказа током времена Евиденција радњи током чувања Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику Уредба Владе која прописује јединствене техничке захтеве и процедуре за чување архивске грађе и документарног материјала у електронском облику.
Зашто је важно
Важи за ствараоце и имаоце архивске грађе и документарног материјала у електронском облику, па одређује како електронска архива треба да буде уређена.
Најважније
Технички захтеви за информациони систем Процедуре чувања и заштите Веза са поузданим и квалификованим електронским чувањем eIDAS, Уредба (ЕУ) 910/2014 и измена (ЕУ) 2024/1183 Европска уредба о електронској идентификацији и услугама од поверења. Измена из 2024. године, позната као eIDAS 2, уводи и европски новчаник дигиталног идентитета.
Зашто је важно
Дефинише електронску препоручену доставу (ERDS) и њен квалификовани облик (QERDS), па даје заједнички језик за доставу у целој Европској унији. Српски закон је усклађен са Уредбом 910/2014.
Најважније
Правно дејство електронске препоручене доставе, члан 43 Захтеви за квалификовану доставу, члан 44: идентификација пошиљаоца и примаоца, заштита од неприметне измене, квалификовани временски жиг за време слања и пријема Квалификовани пружаоци и поуздане листе Европски новчаник дигиталног идентитета (2024/1183) ETSI TS 119 511 и 119 512 Европске техничке спецификације за услуге чувања потписаних података: TS 119 511 за захтеве политике и безбедности пружалаца, TS 119 512 за протоколе којима се услуга користи.
Зашто је важно
Претварају захтеве за квалификовано чување у проверљиве контроле и дају заједнички начин да системи шаљу документе на чување и преузимају доказе.
Најважније
Захтеви за пружаоце услуге чувања Очување доказне вредности потписа и печата кроз време Протоколи за слање на чување и преузимање доказа ETSI EN 319 142 (PAdES) и PDF/A PAdES је европски стандард за електронски потпис у PDF документу; ниво B-LTA додаје податке за проверу и архивски временски жиг. PDF/A (ISO 19005) је облик PDF-а намењен дуготрајном чувању.
Зашто је важно
Потпис на нивоу LTA може да се провери и после истека сертификата, а PDF/A обезбеђује да се документ отвори исто и за много година.
Најважније
PAdES B-LTA: потпис за дуготрајно чување Архивски временски жиг и подаци за валидацију у документу PDF/A: формат без спољних зависности ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701 и ISO 15489-1 Међународни стандарди за систем менаџмента безбедношћу информација (ISO/IEC 27001), информацијама о приватности (ISO/IEC 27701) и за управљање документарним материјалом (ISO 15489-1). Inception d.o.o. има сертификате за све њих, уз ISO 9001 за систем менаџмента квалитетом, у обиму квалификованих услуга од поверења и развоја софтверских решења.
Зашто је важно
Показују да се квалитет, безбедност, заштита података о личности и управљање документима воде као систем. Сертификате је издао G-CERTI, а важење се проверава на www.gcerti.com.
Најважније
ISO 9001:2015, сертификат GKSR-0643-QC ISO/IEC 27001:2022, сертификат GKSR-0643-IC ISO/IEC 27701:2019, сертификат GKSR-0643-PIMS ISO 15489-1:2016, сертификат GKSR-0643-IDRM: управљање документарним материјалом QERDS, квалификована електронска препоручена достава Ознака из уредбе eIDAS за квалификовану услугу електронске препоручене доставе (Qualified Electronic Registered Delivery Service). У Србији је то квалификована електронска достава.
Зашто је важно
Пружа је само квалификовани пружалац уписан у регистар, а њени докази имају претпоставку целовитости података, тачности времена и идентитета страна.
Најважније
Идентификација пошиљаоца и примаоца Заштита садржаја од неприметне измене Квалификовани временски жиг за време слања и пријема Квалификована електронска достава Квалификована услуга од поверења за слање докумената са доказом: ко је послао, шта је послато, када је примљено и ко је преузео. У уредби eIDAS се зове QERDS.
Зашто је важно
Пружа је само квалификовани пружалац уписан у регистар, а потврда о пријему и потврда о достави имају законску претпоставку целовитости података, тачности времена и идентитета страна. Замењује препоручену пошиљку на папиру.
Најважније
Идентификација пошиљаоца и примаоца Потврда о пријему и потврда о достави, са квалификованим временским жигом Inception d.o.o. је уписан у регистар од 16.09.2021. Регистар пружалаца квалификованих услуга од поверења Јавни регистар који води Министарство информисања и телекомуникација. У њему су пружаоци квалификованих услуга од поверења и услуге за које су уписани.
Зашто је важно
Упис је доказ да пружалац испуњава услове за квалификовану услугу, и свако може да га провери.
Најважније
Девет уписа за осам различитих услуга Уз сваки упис су фирма и датум Први упис, 16.09.2021: квалификована електронска достава Услуге од поверења Електронске услуге које документима и радњама дају доказну снагу: електронски потпис и печат, временски жиг, електронска достава, валидација, чување и сертификати за веб сајтове.
Зашто је важно
Квалификована услуга од поверења има законску претпоставку доказне снаге. Пружа је само пружалац уписан у Регистар пружалаца квалификованих услуга од поверења.
Најважније
Уређује их Закон о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења Усклађене су са уредбом eIDAS Квалификоване и неквалификоване, а само квалификоване имају законску претпоставку Квалификовано електронско чување Услуга која документу чува доказну вредност током целог рока чувања, и после истека сертификата којим је документ потписан.
Зашто је важно
Потпис и печат временом застаревају, када истекне сертификат или алгоритам. Чување их обнавља, па документ остаје доказ и после много година.
Најважније
Валидација потписа при пријему Надоградња потписа и обнова временског жига пре истека Потврда о чувању Квалификовани потпис и печат на даљину Квалификовани електронски потпис и печат без картице и читача: кључ је на HSM уређају код пружаоца, а власник одобрава свако потписивање.
Зашто је важно
Квалификовани електронски потпис има исто дејство као својеручни потпис, а кориснику не треба физичко средство.
Најважније
Кључеви на HSM уређајима на четири локације у Србији Одобрење власника пре сваког потписа Paperless d.o.o. је уписан у регистар за потпис и за печат на даљину QWAC, квалификовани сертификат за аутентикацију веб сајта Квалификовани сертификат који потврђује које правно лице стоји иза веб сајта.
Зашто је важно
Корисник може да провери да сајт заиста припада тој организацији, а не некоме ко се за њу издаје.
Најважније
Издаје се после провере идентитета правног лица Paperless d.o.o. је уписан у регистар за ову услугу Усклађен са уредбом eIDAS Квалификована валидација потписа и печата Провера да ли је електронски потпис или печат исправан: сертификат, време потписивања и целовитост документа.
Зашто је важно
Извештај о валидацији носи наш квалификовани печат и временски жиг, па је и сам доказ.
Најважније
Inception d.o.o. је уписан за валидацију потписа и за валидацију печата Извештај са печатом и временским жигом Користи се и пре смештања у квалификовано чување ERDS, електронска препоручена достава Услуга електронске препоручене доставе (Electronic Registered Delivery Service): пренос података уз доказе о слању и пријему.
Зашто је важно
Даје доказе о томе шта је послато и примљено. Без квалификованог статуса ти докази немају законску претпоставку, па се по потреби доказују.
Најважније
Доказ о слању и доказ о пријему Заштита података у преносу Квалификовани облик је QERDS еСандуче на Порталу еУправа Јединствено електронско сандуче корисника Портала еУправа, у које се достављају акти грађанима и привреди.
Зашто је важно
Наша платформа доставља пошиљке и у ово сандуче. Код наше платформе фикција уручења примењује се само код доставе у еСандуче, под условима из прописа.
Најважније
Сандуче везано за налог на Порталу еУправа Достава аката грађанима и привреди Код наше платформе фикција уручења важи само за ову доставу Портал еУправа Државни портал електронских услуга Републике Србије, преко кога грађани и привреда користе услуге органа и примају акте у еСандуче.
Зашто је важно
Организације које комуницирају са грађанима често треба да доставе акт баш тамо где га прималац већ очекује: у еСандуче на Порталу еУправа.
Најважније
Електронске услуге органа Јединствено електронско сандуче Пријава преко националне електронске идентификације eInbox, електронско сандуче организације Сандуче организације на нашој платформи, у које стижу квалификоване и напредне пошиљке и из кога се шаљу.
Зашто је важно
Регистровани корисници из њега шаљу, примају, прате статусе и преузимају потврде, на вебу и у мобилним апликацијама.
Најважније
Пријем и слање на једном месту Статуси и потврде уз сваку пошиљку Приступ по улогама Квалификовани електронски печат Електронски печат правног лица заснован на квалификованом сертификату и израђен квалификованим средством.
Зашто је важно
Доказује порекло и целовитост документа: да потиче од пружаоца и да после печатирања није мењан.
Најважније
Квалификовани сертификат за печат Квалификовано средство за израду Отвара се у сваком PDF читачу, а проверава алатом за валидацију Квалификовани временски жиг Потврда тачног времена коју издаје квалификовани пружалац услуге временског жига.
Зашто је важно
Претпоставља се тачност датума и времена и целовитост података на које се жиг односи, па се зна када је шта послато и примљено.
Најважније
Време слања, пријема и сваке промене стања Претпоставка тачности времена Везан за тачно одређен садржај Фикција уручења Правило по коме се акт сматра урученим и када га прималац није отворио, истеком рока прописаног законом.
Зашто је важно
Одређује од када теку рокови. Код наше платформе фикција уручења примењује се само код доставе у еСандуче на Порталу еУправа, под условима из прописа.
Најважније
За доставу у еСандуче уређује је Закон о електронској управи, уз поновљену доставу и обавештење о неуспелој достави За доставу на папиру уређује је Закон о општем управном поступку Код наше платформе примењује се само код доставе у еСандуче на Порталу еУправа СЕФ, Систем електронских фактура Државни систем преко кога се електронске фактуре шаљу, примају и евидентирају: у јавном сектору, између јавног сектора и привреде и између привредних субјеката.
Зашто је важно
СЕФ преноси фактуру, а посао организације тек почиње: провера, одобравање, књижење, плаћање и чување. Наши системи преузимају фактуре са СЕФ-а, па се подаци не прекуцавају и провера се ради према извору.
Најважније
Уређује га Закон о електронском фактурисању Прихватање или одбијање примљене фактуре Повезивање преко API-ја Уз фактуру могу да се пошаљу и прилози електронском доставом Ревизорски траг Хронолошки запис свих радњи над пошиљком и документом: ко је, шта и када урадио.
Зашто је важно
Омогућава да се ток пошиљке провери накнадно, у контроли или поступку.
Најважније
Свака промена стања је забележена Запис се не мења накнадно Доступан улози ревизора LTA, потпис за дуготрајно чување Ниво електронског потписа (на пример PAdES B-LTA) који уз потпис чува и податке потребне за његову проверу и архивски временски жиг.
Зашто је важно
Такав потпис може да се провери и после истека сертификата којим је направљен, па документ задржава доказну вредност.
Најважније
Подаци о важењу сертификата у тренутку потписивања Архивски временски жиг Обнова жига пре истека PDF/A Облик PDF документа намењен дуготрајном чувању, по стандарду ISO 19005.
Зашто је важно
Документ не зависи од спољних фонтова и ресурса, па се и за много година отвара исто као данас.
Најважније
Уграђени фонтови и ресурси Без садржаја који зависи од спољних извора Погодан за чување и потписивање Потврда о чувању Документ који издајемо за сваки документ преузет на квалификовано чување, са квалификованим печатом пружаоца и временским жигом.
Зашто је важно
Доказује да је документ преузет на квалификовано чување и када. Потврде о чувању чувамо трајно.
Најважније
Квалификовани печат пружаоца, израђен на HSM-у Временски жиг Трајно чување код пружаоца Архивска грађа Изворни и репродуковани документарни материјал од трајног значаја, одабран из документарног материјала.
Зашто је важно
Чува се трајно, у облику у коме је настала, и не сме да се уништи, ни када је дигитализована.
Најважније
Трајно чување Забрана уништења Одабирање из документарног материјала Хеш (hash) Кратак „отисак“ документа, израчунат из његовог садржаја, на пример алгоритмом SHA-256.
Зашто је важно
И најмања измена документа даје потпуно други хеш, па се поређењем хеша проверава да документ није мењан, без отварања самог документа.
Најважније
SHA-256 за сваки документ Провера целовитости поређењем До нас може да стигне само хеш, без документа HSM Хардверски безбедносни модул: уређај у коме се криптографски кључеви чувају и користе, а не могу да се изнесу.
Зашто је важно
Кључ за квалификовани потпис или печат је у HSM-у и не може да се копира ни изнесе, па га користи само власник, уз своје одобрење.
Најважније
Кључеви не напуштају уређај Квалификовано средство за израду печата Рад у високој доступности Object storage Складиште у коме се фајлови чувају као објекти са јединственим идентификатором, уместо у класичној структури фолдера.
Зашто је важно
У хибридном моделу object storage постављамо на Вашој инфраструктури, па фајлови остају код Вас, а ми квалификовану услугу вршимо на даљину.
Најважније
Фајлови остају код Вас Повезан са нашим сервисима и надзором Јединствени идентификатор за сваки документ Квалификовани пружалац услуга од поверења (QTSP) Пружалац који је за одређену услугу од поверења прошао оцену усаглашености и уписан је у регистар, односно у поуздану листу. QTSP је скраћеница из уредбе eIDAS (Qualified Trust Service Provider).
Зашто је важно
Само квалификовани пружалац сме да пружа квалификовану услугу, а докази које она даје имају дејство прописано законом. Статус важи за сваку услугу посебно и свако може да га провери у регистру.
Најважније
Упис за сваку услугу посебно Редовне провере и надзор и после уписа Девет уписа за осам различитих услуга Акредитација пружаоца услуга од поверења Пут којим организација постаје пружалац услуге од поверења: припрема услуге и организације, оцена усаглашености код акредитованог тела, пријава надзорном телу и упис у регистар. У пракси се овај пут зове акредитација. Формално га чине оцена усаглашености код акредитованог тела и упис у регистар.
Зашто је важно
За упис није довољан софтвер: проверавају се и организација, правила рада, безбедност информација и континуитет пословања. Тај пут смо прошли сами, па Вас кроз њега воде наши стручњаци.
Најважније
Анализа, пословни модел и подизање услуге Политике, практична правила, улоге и безбедност информација Оцена усаглашености и пријава надзорном телу Упис у регистар и редовне провере после уписа eIDAS Европска уредба о електронској идентификацији и услугама од поверења, (ЕУ) 910/2014, са изменом (ЕУ) 2024/1183, познатом као eIDAS 2.
Зашто је важно
Исти појмови и захтеви важе у целој ЕУ, а српски закон је усклађен са Уредбом 910/2014, па се наши уписи и услуге пореде по истим мерилима.
Најважније
Услуге од поверења и њихов квалификовани облик Квалификовани пружаоци и поуздане листе Европски новчаник дигиталног идентитета (2024/1183) ETSI стандарди ETSI је европска организација за стандарде. Њени стандарди за услуге од поверења претварају захтеве из уредбе eIDAS у проверљиве техничке и организационе контроле.
Зашто је важно
По њима се пружалац оцењује пре уписа и током рада, а услуге различитих пружалаца могу да раде заједно.
Најважније
EN 319 401: општи захтеви за све пружаоце EN 319 521 и 319 522: електронска препоручена достава EN 319 421: временски жиг TS 119 511 и 119 512: чување потписаних података EUDI, европски новчаник дигиталног идентитета Апликација коју уводи измена уредбе eIDAS (ЕУ) 2024/1183: у њој корисник чува потврде о свом идентитету и другим подацима и показује их када услуга то тражи.
Зашто је важно
Новчаник издаје држава чланица ЕУ или организација коју она за то овласти, а новчаник пролази сертификацију. За пружаоце градимо новчаник на основу наших услуга од поверења и идентификације, а шта важи на ком тржишту, проверавамо у анализи.
Најважније
Уведен изменом уредбе eIDAS (ЕУ) 2024/1183 Потврде о идентитету и другим подацима на једном месту За пружаоце: део платформе за пружаоце ISO сертификати Inception d.o.o. Међународни стандарди за системе менаџмента. Систем менаџмента Inception d.o.o. сертификован је, између осталог, по ISO 9001 (квалитет), ISO/IEC 27001 (безбедност информација), ISO/IEC 27701 (информације о приватности) и ISO 15489-1 (управљање документарним материјалом).
Зашто је важно
Сертификат показује да се квалитет, безбедност и управљање документима воде као систем, са редовним проверама. Сертификован је систем менаџмента организације, не појединачни производ. Сертификате је издао G-CERTI, а важење се проверава на www.gcerti.com.
Најважније
ISO 9001:2015, сертификат GKSR-0643-QC ISO/IEC 27001:2022, сертификат GKSR-0643-IC ISO/IEC 27701:2019, сертификат GKSR-0643-PIMS ISO 15489-1:2016, сертификат GKSR-0643-IDRM API Програмски интерфејс: договорен начин на који један систем тражи податке или радњу од другог, без ручног преноса.
Зашто је важно
Преко API-ја се наши системи и услуге повезују са системима које већ користите, па се документ не прекуцава и не преноси ручно.
Најважније
Један систем шаље захтев, други враћа одговор Приступ само за овлашћене системе Документацију за повезивање Ваш ИТ тим добија у договору API Gateway Слој који стоји испред Ваших система: прима све позиве споља, проверава ко их шаље и шта сме, и прослеђује их правом сервису.
Зашто је важно
Све интеграције пролазе кроз једну тачку, па се приступ, ограничења и записи воде на једном месту, а не у сваком систему посебно.
Најважније
Провера ко позива и шта сме Ограничење саобраћаја по клијенту Запис захтева и одговора OpenAPI документација за партнере Ограничење саобраћаја Правило колико позива један клијент сме да пошаље у одређеном времену.
Зашто је важно
Један партнер, или грешка у његовом систему, не може да оптерети Ваше сервисе за све остале.
Најважније
Ограничење по клијенту Заштита сервиса иза Gateway-а Правила на једном месту Модели испоруке: сервис, код Вас или хибрид Начин на који користите систем. Може да буде сервис из нашег дата центра или инсталација на Вашој инфраструктури. Трећа могућност је хибрид, у коме је део система код Вас, а део код нас.
Зашто је важно
Модел одређује где су подаци и ко одржава систем. Бирамо га заједно са Вама, према производу, обиму и постојећој инфраструктури.
Најважније
Сервис: без инсталације, инфраструктуру водимо ми Инсталација код Вас: систем ради на Вашој инфраструктури Хибрид: на пример, документи остају код Вас, а квалификовану услугу пружамо ми Који модели постоје, зависи од производа Записник о примопредаји Документ који потврђује шта је предато и преузето: завршена фаза увођења система или грађа која се предаје надлежном архиву или преузима у депо.
Зашто је важно
У сваком тренутку знате шта је урађено и прихваћено, а контрола и набавка имају писани траг за сваку фазу.
Најважније
После сваке фазе увођења Шта је предато и у ком стању Основа за следећу фазу Електронска архива (еАрхива) Целина од три дела. DMS показује где је документ и шта се с њим ради. Архивска књига одређује колико се документ чува и шта следи по истеку рока. Квалификовано чување одржава доказну снагу документа током целог рока.
Зашто је важно
Ниједан од три дела сам не чини архиву. Заједно омогућавају да се документација води, чува и излучује по прописима. Тада папир без трајног рока чувања може да изађе из пословања.
Најважније
DMS: документи у раду Архивска књига: рокови чувања и излучивање Квалификовано чување: доказ који траје DMS, систем за управљање документима Систем у коме сваки документ има место, ток и траг: ко га је примио, ко по њему ради, докле је стигао и шта је с њим урађено.
Зашто је важно
DMS показује где је документ и шта се с њим ради. Колико се документ чува одређује архивска књига, а доказну снагу током времена одржава квалификовано чување.
Најважније
Пријем, одобравање, права приступа и потпис у једном току Ревизорски траг сваке радње Веза са архивском књигом и квалификованим чувањем ECM Enterprise Content Management: шири назив за системе који управљају документима и другим садржајем организације, од настанка до архиве.
Зашто је важно
У набавкама се исти захтеви појављују под називима DMS и ECM. Питање је исто: како документ настаје, креће се кроз организацију и чува.
Најважније
Документи и други садржај организације Токови одобравања и права приступа Језгро и додатни модули, према потреби организације Ток докумената (workflow) Унапред одређен пут документа кроз организацију: ко га прима, ко проверава, ко одобрава и куда иде после.
Зашто је важно
Када систем води ток, документ не чека на нечијем столу, а у сваком тренутку се зна докле је стигао.
Најважније
Кораци и улоге за сваку врсту документа Рокови и обавештења Траг сваког корака Излучивање Поступак у коме се документарни материјал коме је истекао рок чувања издваја и уништава, по листи категорија и уз одобрење надлежног архива.
Зашто је важно
Без излучивања депо се пуни материјалом који више не мора да се чува. Поступак мора да прати пропис, а траг о излученом материјалу остаје трајно.
Најважније
Попис материјала коме је истекао рок Решење надлежног архива Записник о излучивању Документарни материјал Документи који настају или стижу у раду организације, на папиру и у електронском облику, и чувају се у року из листе категорија.
Зашто је важно
Из њега се одабира архивска грађа, која се чува трајно, а остатак се по истеку рока излучује.
Најважније
Рок чувања из листе категорија Упис у архивску књигу Одабирање архивске грађе или излучивање по истеку рока Реверс Запис о томе ко је узео документацију из архиве на коришћење, колико и до када.
Зашто је важно
Зна се где је свака јединица грађе и код кога, а када истекне рок за враћање, стиже обавештење.
Најважније
Уз упис у књизи и издату количину Рок за враћање и обавештење Траг за контролу и ревизију Надлежни архив Јавни архив који врши стручни надзор над чувањем архивске грађе и документарног материјала код организација за које је надлежан.
Зашто је важно
Даје сагласност на листу категорија и одобрава излучивање, па се без њега поступак не завршава по пропису.
Најважније
Сагласност на листу категорија Сагласност на излучивање Предаја архивске грађе Сређивање архивске грађе Разврставање и попис папирне грађе по категоријама из листе категорија, са уписом у архивску књигу.
Зашто је важно
Сређена грађа има јасне рокове: зна се шта се чува трајно, шта до истека рока и шта сме да се излучи.
Најважније
Разврставање по листи категорија Попис и упис у архивску књигу Депо означен према архивској књизи Метаподаци су подаци о документу, као што су врста, број, датум и страна у поступку, по којима се документ проналази и разврстава. Индексирање је њихов унос.
Зашто је важно
Скениран документ без метаподатака је само слика. Са њима се претражује и улази у DMS, архивску књигу или квалификовано чување.
Најважније
Одређују се пре скенирања, према томе како се документ тражи Предају се у облику који Ваш систем прима, на пример CSV, XML или JSON Уз квалификовано чување: формат, порекло и датум настанка OCR, препознавање текста Препознавање текста на скенираној слици, па документ може да се претражује по речима.
Зашто је важно
Из скенираног папира настаје претражив документ, а не само слика.
Најважније
Претражив текст у PDF/A документу Примењује се где је потребан Контрола резултата пре предаје Микрофилм Дугорочна копија документације на архивском филму.
Зашто је важно
Допуњује електронску копију: не зависи од софтвера ни од формата фајлова.
Најважније
Допуна електронској копији Микрофилмовање радимо сами За грађу која се чува дуго Канцеларијско пословање Правила по којима организација прима, евидентира, доставља у рад, отпрема и архивира акте и предмете. За органе државне управе уређује га Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе.
Зашто је важно
Од завођења зависе рокови и одговорност. Наша писарница ради по Уредби, а за организације које раде по сопственом правилнику прилагођава се њиховим правилима.
Најважније
Пријем и евидентирање поднесака и аката Формирање предмета и достављање у рад Отпремање и архивирање предмета Деловодник и заводни број Деловодник је евиденција примљених и послатих аката. Сваки акт при пријему добија заводни број и датум, од којих зависе рокови.
Зашто је важно
По заводном броју се акт прати од пријема до архивирања, а зна се када је стигао и код кога је.
Најважније
Заводни број и датум пријема Акт отвара нов предмет или се прилаже постојећем Електронски деловодник уместо књиге на папиру Сигнирање Додела предмета организационој јединици и обрађивачу, коју врши одговорно лице.
Зашто је важно
Зна се ко ради по предмету и у ком року, а руководилац види стање сваког предмета.
Најважније
Додела јединици и обрађивачу Ресигнирање када се обрађивач мења Рок за обраду еШалтер Електронски шалтер организације: грађани и привреда подносе захтев на даљину, попуњавањем електронског обрасца.
Зашто је важно
Из обрасца настаје потписан поднесак, са временским жигом и печатом организације, који стиже у Ваш систем за документе без прекуцавања.
Најважније
Електронски обрасци за Ваше процедуре Провера потписа, временски жиг и печат Предаја у писарницу или DMS Обрасци на вебу из којих настаје документ са подацима у пољима, уместо скенираног папира.
Зашто је важно
Подаци из поља се не прекуцавају, а образац тражи тачно оно што процедура прописује.
Најважније
Поља и провере за сваку процедуру Ниво идентификације и потписа по обрасцу Из попуњеног обрасца настаје поднесак Електронски поднесак Захтев или други акт који странка предаје организацији у електронском облику, са потписом подносиоца.
Зашто је важно
Потписан поднесак са временским жигом доказује ко је поднео захтев, шта је поднето и када.
Најважније
Потпис подносиоца, проверен при пријему Временски жиг и печат организације Завођење у писарници Ликвидатура Потврда да је посао из фактуре заиста извршен: обрађивач потврђује, а на документу остаје ознака „Ликвидирао“.
Зашто је важно
Фактура иде на књижење и плаћање тек када је потврђено да су роба или услуга примљени, а зна се ко је то потврдио.
Најважније
Потврда обрађивача Ознака „Ликвидирао“ на документу Корак у току фактуре, пре књижења и плаћања ПДВ евиденције Појединачне и збирне евиденције о ПДВ-у које обвезник води и шаље за сваки порески период.
Зашто је важно
Када евиденција настаје из истих података као фактура, не склапа се ручно на крају периода.
Најважније
Појединачне и збирне евиденције Порески период, месечни или тромесечни Уређују их Закон о ПДВ-у и правилник о евиденцији еОтпремница, електронска отпремница Отпремница у електронском облику, која се размењује преко државног система и потврђује при пријему робе.
Зашто је важно
Везује се за фактуру, уговор или наруџбеницу, а из ње може да настане пријемница, уз пренос података.
Најважније
Уводи је Закон о електронским отпремницама Потврда пријема, делимичног пријема или одбијања Провера количина и артикала при пријему Електронски потпис Подаци у електронском облику придружени документу, којима потписник потврђује садржај. Закон разликује електронски, напредни (AdES) и квалификовани (QES) потпис.
Зашто је важно
Ниво потписа одређује доказну снагу: квалификовани електронски потпис има исто дејство као својеручни.
Најважније
Електронски, напредни и квалификовани потпис Квалификовани потпис тражи квалификовани сертификат и квалификовано средство Исправност се проверава валидацијом QES, квалификовани електронски потпис Највиши ниво електронског потписа: заснован је на квалификованом сертификату и израђен квалификованим средством, на картици или на даљину.
Зашто је важно
Има исто правно дејство као својеручни потпис, па документ не мора да путује на папиру.
Најважније
Квалификовани сертификат потписника Квалификовано средство за израду потписа (QSCD) На картици са читачем или на даљину, са кључем на HSM уређају AdES, напредни електронски потпис Електронски потпис који је једнозначно повезан са потписником и са документом, па се свака каснија измена документа види.
Зашто је важно
Не тражи сваки документ исти ниво потписа. Напредни потпис је довољан за многе документе, а квалификовани се бира тамо где је потребно исто дејство као код својеручног потписа.
Најважније
Повезан са потписником Открива измену документа после потписивања Формати PAdES, XAdES и CAdES QSealC, квалификовани сертификат за електронски печат Квалификовани сертификат који се издаје правном лицу и којим се израђује квалификовани електронски печат.
Зашто је важно
Печат доказује порекло и целовитост документа: да потиче од организације и да после печатирања није мењан.
Најважније
Издаје се правном лицу, не особи Основа квалификованог електронског печата Користи се и по правилима за PSD2, уз QWAC QTSA, издавалац квалификованог временског жига Ознака за пружаоца који издаје квалификоване електронске временске жигове (Qualified Time Stamping Authority).
Зашто је важно
За жиг квалификованог издаваоца претпоставља се тачност датума и времена и целовитост података на које се жиг односи.
Најважније
Жиг по RFC 3161 и ETSI EN 319 422 Захтеви за издаваоца по ETSI EN 319 421 Inception d.o.o. је уписан за ову услугу од 29.04.2022. QeA, квалификовано електронско чување QeA (qualified electronic archiving) је ознака из измене уредбе eIDAS (ЕУ) 2024/1183 за квалификовану услугу електронске архиве. Код нас јој по намени одговара квалификовано електронско чување докумената.
Зашто је важно
Документ задржава доказну вредност током целог рока чувања, и после истека сертификата. Ову услугу пружају Inception d.o.o. (од 15.03.2023.) и Paperless d.o.o. (од 14.08.2024.).
Најважније
Валидација потписа при пријему Надоградња потписа и обнова временског жига Потврда о чувању PSD2 Европска директива о платним услугама (ЕУ) 2015/2366. По њеним правилима пружаоци платних услуга у ЕУ се међусобно идентификују квалификованим сертификатима.
Зашто је важно
Учесници морају да знају са ким размењују податке. Зато се користе квалификовани сертификати за аутентикацију веб сајта (QWAC) и за електронски печат (QSealC).
Најважније
Правила за пружаоце платних услуга QWAC и QSealC са подацима о улози пружаоца Банке и други пружаоци платних услуга размењују податке Квалификовани сертификат Електронски сертификат који издаје квалификовани пружалац после провере идентитета власника. Повезује кључ за потпис, печат или пријаву са тачно одређеном особом или правним лицем.
Зашто је важно
На њему почивају квалификовани електронски потпис, квалификовани печат и идентификација на највишем нивоу поузданости.
Најважније
Издаје га квалификовани пружалац, после провере идентитета На картици или у облаку, са кључем на HSM уређају код пружаоца Има рок важења Ниво поузданости идентификације Колико се сигурно зна да је особа с друге стране екрана она за коју се представља.
Зашто је важно
Није сваки посао исти. За неке је довољна једноставна идентификација, а за послове који траже највиши ниво идентификација се ослања на квалификовани сертификат.
Најважније
Једноставнији начини за свакодневне послове Квалификовани сертификат за највиши ниво Федерација са идентитетом који корисник већ има Федерација идентитета Повезивање система по коме један систем прихвата пријаву коју је потврдио други. Корисник користи идентитет који већ има, уместо новог налога за сваку апликацију.
Зашто је важно
Грађани, клијенти и партнери се не региструју изнова, а Ваша апликација се ослања на проверу коју је већ урадио други систем идентификације.
Најважније
Повезивање преко стандарда као што су SAML и OIDC Спољни провајдери идентитета, укључујући eID Један идентитет за више апликација eID, електронска идентификација Потврда идентитета грађана и клијената на даљину, електронским путем. У Србији грађани користе и државни систем електронске идентификације. Наша идентификација се са другим системима повезује кроз федерацију или сертификате.
Зашто је важно
Услуга која је тражила долазак на шалтер и личну карту ради се на даљину, а зна се ко је с друге стране екрана.
Најважније
За грађане и клијенте, док IdP служи запосленима и партнерима Највиши ниво поузданости уз квалификовани сертификат Са IdP-ом се повезује кроз федерацију SSO, јединствена пријава Корисник се пријављује једном и ради у свим повезаним системима, без посебне пријаве за сваки.
Зашто је важно
Мање лозинки и мање захтева за помоћ, а права корисника воде се на једном месту за све системе.
Најважније
Једна пријава за све повезане системе Ради преко стандарда SAML и OIDC Комбинује се са вишефакторском аутентикацијом MFA, вишефакторска аутентикација Аутентикација у којој лозинка није довољна: корисник потврђује идентитет и другим фактором.
Зашто је важно
Украдена лозинка сама не отвара приступ.
Најважније
Једнократни код или мобилна апликација Квалификовани сертификат или државни идентитет За сваку групу корисника може да важи други начин SAML, OIDC, OAuth 2.0 и LDAP Отворени стандарди преко којих се апликације повезују са системом за пријаву, па једна пријава важи у више система.
Зашто је важно
Апликације различитих произвођача разумеју исте стандарде, па се повезују без посебног развоја за сваку.
Најважније
OAuth 2.0: како апликација добија приступ, за кориснике и за апликације OIDC: на OAuth 2.0 додаје потврду идентитета SAML: старији стандард за јединствену пријаву и федерацију LDAP: приступ именику корисника, на пример Active Directory Регистар газдинстава Евиденција пољопривредних газдинстава, основа за све остале евиденције у систему.
Зашто је важно
Парцеле, усеви, животињски фонд и пријаве везују се за газдинство, па се податак уноси једном и важи за сваку пријаву.
Најважније
Газдинство као основа Веза са парцелама, усевима и животињским фондом Основа за контролу пријава Евиденција парцела Евиденција парцела газдинства, повезана са катастарским подацима.
Зашто је важно
Парцела се не уноси ручно, а пријава се проверава према подацима које систем већ има.
Најважније
Катастарски подаци о парцели Усеви по парцели Контрола пријаве према парцели Књига поља Запис о радовима и производњи на парцелама газдинства.
Зашто је важно
Показује шта је на парцели рађено и произведено, па је основа за проверу пријаве.
Најважније
Радови на парцелама Производња по парцели Веза са евиденцијом усева План набавки План набавки организације за годину: јавних набавки и набавки на које се Закон о јавним набавкама не примењује.
Зашто је важно
План мора да прати буџет. Када су план, уговори и плаћања у једној евиденцији, види се шта је реализовано и шта преостаје.
Најважније
Јавне набавке и набавке ван Закона у истој евиденцији Веза са финансијским планом и контима Свака измена као нова верзија са коментаром Финансијски план План прихода и расхода организације по контима, који настаје из предлога организационих јединица.
Зашто је важно
Показује колико сме да се потроши. Набавке се разврставају по контима и повезују са ставкама плана.
Најважније
Предлози трошкова организационих јединица Нулта верзија после закључене припреме, а свака измена као нова верзија Реализовано и преостало по конту и години Оквирни споразум Споразум наручиоца са једним или више добављача којим се за одређени период унапред утврђују услови, нарочито цена. Појединачни уговори или наруџбенице закључују се по потреби.
Зашто је важно
Наруџбенице троше уговорену вредност, па је важно да се зна колико је потрошено и колико преостаје.
Најважније
Уговори и наруџбенице на основу споразума Потрошена и преостала вредност Упозорење пре истека и пре него што се вредност потроши Поуздано електронско чување Чување електронских докумената по закону. Документи остају целовити, веродостојни и употребљиви током целог рока чувања. Уз њега постоји квалификовано електронско чување, услуга од поверења коју пружа само пружалац уписан у регистар.
Зашто је важно
Организација која чува документе електронски треба интерна правила: ко припрема документе, како се утврђује верност изворном документу и како се води евиденција радњи.
Најважније
Уредба о условима за припрему документа за поуздано електронско чување Правилник о поступцима и технолошким решењима током чувања Интерни правилник и упутство организације Општи акти Правила која организација сама доноси и примењује, на пример листа категорија документарног материјала или правилник за поуздано електронско чување.
Зашто је важно
Пропис каже шта мора да се уради, а општи акт како то ради баш Ваша организација. По њему се подешава и систем.
Најважније
Листа категорија са роковима чувања Правилник и упутство за поуздано електронско чување Усваја их организација, а ми их предајемо уз записник о пријему Напредна електронска достава Ниво доставе у коме организација бира шта јој треба: потврду о пријему и потврду о достави, идентификацију примаоца, потпис о примопредаји и праћење статуса.
Зашто је важно
Добра је за обавештења, свакодневну преписку и документе код којих је доказ важан, али закон не тражи квалификовану услугу. Прималац не мора да буде регистрован.
Најважније
Порука са линком, са једнократним кодом или без њега Избор потврда и идентификације Квалификована достава је засебан режим, са доказном снагом прописаном законом Продајни партнер Партнер који проналази купце и продаје наша решења.
Зашто је важно
Имплементацију и подршку преузимамо ми, па партнер не мора да има сопствени тим за увођење.
Најважније
Партнер: проналази купце и продаје Ми: имплементација и подршка Може да се комбинује са другим нивоима Имплементациони партнер Партнер који продаје и уводи наша решења код купца.
Зашто је важно
Партнер води увођење, а од нас добија обуку, стручну подршку и развој.
Најважније
Партнер: продаја и увођење Ми: обука, стручна подршка и развој Може да се комбинује са другим нивоима Лиценцирани дистрибутер Партнер који наша решења купује са лиценцом и на свом тржишту их продаје, уводи и одржава.
Зашто је важно
Партнер носи однос са купцем на свом тржишту, а развој решења остаје код тима који га је направио.
Најважније
Партнер: продаја, увођење и одржавање на свом тржишту Ми: лиценца, обука, развој и подршка трећег нивоа У земљи и иностранству Технолошки партнер Партнер који свој производ повезује са нашим решењима.
Зашто је важно
Купац добија производе који раде заједно, а партнер од нас добија документацију и API.
Најважније
Партнер: повезује свој производ са нашим Ми: документација и API Може да се комбинује са другим нивоима Архивска књига Евиденција целокупне архивске грађе и документарног материјала организације, са категоријом, количином, локацијом и роком чувања сваке јединице.
Зашто је важно
Показује шта организација чува, где и колико дуго. На основу ње се припрема попис за излучивање и предаја грађе надлежном архиву.
Најважније
Упис сваке јединице грађе Рок чувања и статус Основа за излучивање и предају Листа категорија документарног материјала Општи акт организације који за сваку врсту документарног материјала одређује рок чувања: трајно или одређен број година.
Зашто је важно
Од ње зависи све што следи: шта се чува трајно, шта се излучује по истеку рока и како се грађа уписује у архивску књигу. На листу сагласност даје надлежни архив.
Најважније
Категорије и опис типичног садржаја Рок чувања за сваку категорију Сагласност надлежног архива Ревизија када се промене послови организације Оцена усаглашености Провера коју врши акредитовано тело за оцену усаглашености: да ли пружалац и услуга испуњавају захтеве прописа и стандарда.
Зашто је важно
Извештај о оцени прилаже се уз пријаву надзорном телу и основа је за упис у регистар, односно у поуздану листу. Провере се понављају и после уписа.
Најважније
Врши је акредитовано тело Извештај о оцени иде уз пријаву надзорном телу Редовне провере за одржавање статуса ETSI EN 319 401 Европски стандард са општим захтевима политике за све пружаоце услуга од поверења, без обзира на то коју услугу пружају.
Зашто је важно
Заједничка основа по којој се оцењује сваки пружалац. На њу се надовезују стандарди за појединачне услуге, као што су достава, временски жиг или чување.
Најважније
Управљање ризицима и безбедност информација Особље, улоге и одговорности Континуитет пословања и престанак рада ETSI EN 319 421 и 319 422 Европски стандарди за пружаоце који издају временске жигове: EN 319 421 прописује захтеве политике и безбедности за пружаоца, а EN 319 422 облик временског жига и начин на који се тражи.
Зашто је важно
Претварају захтеве из eIDAS-а и домаћег закона у проверљиве контроле, по којима се пружалац оцењује пре уписа и током рада.
Најважније
Захтеви за пружаоца који издаје жигове Тачност и извор времена Профил захтева и одговора за жиг RFC 3161 Интернет стандард који описује протокол за временски жиг: апликација шаље отисак (хеш) података, а издавалац враћа потписан жиг са временом.
Зашто је важно
Већина апликација и библиотека за потписивање тражи жиг овим протоколом, па се услуга повезује без посебног развоја.
Најважније
Захтев садржи отисак података, не цео документ Одговор је жиг потписан од издаваоца Основа за ETSI EN 319 422 Квалификована средства за израду потписа и печата (QSCD) Уређаји за израду електронског потписа и печата за које је потврђено да испуњавају захтеве за квалификовано средство. Европска комисија води листу таквих средстава, а у Србији Министарство информисања и телекомуникација води регистар средстава, који ту листу преузима.
Зашто је важно
Квалификовани потпис и печат могу да се израде само квалификованим средством. Код потписа на даљину то средство је HSM уређај код пружаоца, којим пружалац управља у име власника кључа.
Најважније
Европска листа квалификованих средстава Регистар средстава који води Министарство информисања и телекомуникација Управљање средством на даљину као посебна квалификована услуга Европски формати напредног електронског потписа: PAdES за PDF документе, XAdES за XML и CAdES за остале врсте података.
Зашто је важно
Одређују где се потпис налази у документу и које податке носи, па се потпис може проверити независно од програма у коме је настао.
Најважније
PAdES: потпис у PDF документу XAdES: потпис XML података CAdES: потпис осталих врста података Нивои потписа, до нивоа за дуготрајно чување СРПС EN 16931-1 и UBL 2.1 Европски стандард за семантички модел електронске фактуре, преузет као српски стандард, и XML синтакса UBL 2.1 у којој се фактура записује.
Зашто је важно
Фактура записана по заједничком моделу може да се прочита и обради аутоматски, без поновног уноса, у сваком систему који поштује исти стандард.
Најважније
Основни елементи електронске фактуре Запис фактуре у XML облику по UBL 2.1 Техничка спецификација Министарства финансија за СЕФ OpenAPI Отворен стандард за опис REST API-ја: које адресе сервис има, које податке прима и враћа и како се приступа.
Зашто је важно
Партнер или добављач из једног описа види како да се повеже, а опис се објављује кроз Gateway, па увек одговара сервису који стоји иза њега.
Најважније
Опис адреса, захтева и одговора Начин приступа и провере идентитета Исти опис за људе и за алате Имамо DMS. Шта нам још треба? DMS показује где је документ и шта се с њим ради. Архивска књига одређује колико се чува и шта следи по истеку рока, а квалификовано чување одржава доказну снагу током целог тог периода.
Морамо ли да мењамо DMS? Не. Квалификовано чување је одвојено од DMS-а и доступно преко једног API-ја. Повезивање са DMS-ом другог произвођача је могуће и договара се посебно.
Где су наши фајлови? У хибридном моделу на object storage-у који постављамо код Вас, а код нас су потврде о чувању и метаподаци. У моделу без сопствене инфраструктуре све је код нас.
Можемо ли да уништимо папир? Изворни папирни облик документа без трајног рока може да се уништи и пре истека рока, ако се документ чува у оквиру квалификованог електронског чувања.
Архивска грађа и документарни материјал са трајним роком из кога није извршено одабирање не смеју да се униште.
Шта ако прекинемо уговор? Фајлови Вам се враћају, односно копирају, и престаје услуга очувања доказа. У хибридном моделу копира се из Вашег окружења. Потврде о чувању издате током услуге чувамо трајно.
Одакле се почиње? Од анализе стања: шта постоји, где је и шта пропис тражи од Ваше организације. Из ње настају листа категорија и план увођења по фазама.
Разговарајте са нашим стручњаком Реците нам шта данас имате: DMS, депо, листу категорија или ништа од тога. Заједно ћемо одредити први слој и редослед увођења.
Разговарајте са нашим стручњаком