На основу члана 11. став 3. Закона о архивској грађи и архивској делатности („Службени гласник РС”, број 24/20) и члана 42. став 1. Закона о Влади („Службени гласник РС”, бр. 55/05, 71/05 – исправка, 101/07, 65/08, 16/11, 68/12 – УС, 72/12, 7/14 – УС, 44/14 и 30/18 – др. закон),
Влада доноси
Државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установе и имаоци јавних овлашћења (у даљем тексту: органи), као ствараоци и имаоци врше електронско архивирање у софтверском решењу еАрхив (у даљем тексту: еАрхив) који је део архивског информационог система.
еАрхив Војног архива није део информационог система архива већ функционише независно.
Ствараоци и имаоци су дужни да приступ документарном материјалу који се трајно чува омогуће надлежном јавном архиву кроз еАрхив.
Надлежни јавни архив у еАрхиву проверава листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и даје сагласност.
Ако надлежни јавни архив утврди неправилност у листи из става 1. овог члана налаже меру за њено исправљање.
Стваралац и ималац документарног материјала на основу мере из става 3. овог члана без одлагања врши исправку неправилности и доставља исправљену листу у еАрхив.
1) донесе интерна правила по којима ће поступати у припреми документарног материјала за поуздано електронско чување;
2) примени мере заштите софтверског решења из члана 3. ове уредбе;
3) припреми документарни материјал за електронско архивирање у складу са прописом којим се уређује поуздано електронско чување и формати документа који су погодни за дуготрајно чување;
4) класификује документарни материјал у складу са листом категорија архивске грађе и документарног материјала и одреди рок чувања;
5) евидентира следеће податке о ствараоцу у софтверском решењу из члана 3. ове уредбе:
(1) матични број, односно јединствени матични број грађана;
(2) назив;
(3) седиште, односно пребивалиште;
(4) организациона јединица;
(5) овлашћено лице;
6) одреди метаподатке о документарном материјалу у које спадају:
(1) јединствена ознака документа;
(2) број предмета;
(3) врста документа;
(4) опис;
(5) изворни облик, и то: папирни, односно електронски;
(6) формат у коме се документ чува;
(7) датум настанка, односно потписивања и/или печатирања;
(8) број квалификованог електронског сертификата;
(9) рок чувања;
(10) датум архивирања;
(11) датум придруживања квалификованог временског жига (датум потврђивања интегритета);
(12) рок за обнову интегритета документа;
(13) статус предмета, и то: формиран, у обради, прекинут, обустављен, одбачен, решен и архивиран;
(14) статус документа, и то: потписан односно печатиран, потписан и печатиран, надограђен/обновљен, уништен, предат јавном архиву;
(15) напомена;
7) потврди верност изворном документарном материјалу и тачност мета података квалификованим електронским потписом, односно печатом;
8) води евиденцију о предузетим радњама у поступку припреме за електронско чување и електронско архивирање;
9) чува документарни материјал у форматима погодним за дуготрајно чување;
10) води архивску књигу у електронском облику;
11) приликом отпочињања поузданог електронског чувања и периодично придружује квалификовани временски жиг, односно врши надоградњу квалификованог електронског потписа, односно печата на архивираном документарном материјалу у електронском облику до предаје надлежном архиву у складу са прописом којим се уређује поуздано електронско чување и формати докумената који су погодни за дуготрајно чување.
Администратор из става 1. овог члана ауторизује приступ овлашћеном лицу надлежног јавног архива ради вршења стручног надзора.
Надлежни јавни архив у еАрхиву у односу на одобрену листу из члана 4. проверава електронско архивирање.
У случају да надлежни јавни архив утврди неправилност при електронском архивирању, означава неправилност у архивској књизи и налаже меру за отклањање, у складу са законом.
Стваралац и ималац на основу захтеване мере из става 4. овог члана без одлагања врши исправку неправилности.
Стваралац и ималац документарног материјала издвајање ради уништења обавља креирајући захтев у електронском облику са пописаним документарним материјалом којем је истекао рок чувања.
Захтев из става 2. овог члана се доставља надлежном јавном архиву у еАрхив путем Портала еУправа.
Изузетно, орган из члана 3. ове уредбе захтев из става 2. овог члана креира и доставља у еАрхиву.
Војни архив ће примати од организационих јединица Министарства одбране и Војске Србије захтеве у електронском облику са пописом документарног материјала за уништење и за исте издавати одобрење за уништење.
Надлежни јавни архив одобрава захтев из става 2. овог члана у еАрхиву за уништење документарног материјала и чини га доступним на начин на који је захтев поднет.
Надлежни јавни архив на основу захтева из става 1. овог члана доноси акт о утврђивању архивске грађе за културно добро у складу са законом.
Архивска грађа из става 2. овог члана предаје се надлежном јавном архиву уписивањем у еАрхив.
Након предаје архивске грађе надлежном јавном архиву ствараоцу и имаоцу који је предао грађу укидају се права приступа ради управљања архивском грађом.
Војни архив ће од организационих јединица Министарства одбране и Војске Србије, по истеку рока чувања од 30 година од дана настанка, прикупљати документарни материјал који се чува трајно и који неће бити саставни део јавног архива у еАрхиву.
*Службени гласник РС, број 94/2022
Влада доноси
УРЕДБУ
о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику
"Службени гласник РС", бр. 107 од 12. новембра 2021, 94 од 25. августа 2022.
Предмет уредбе
Члан 1.
Овом уредбом уређују се јединствени техничко-технолошки захтеви и процедуре које треба да испуне ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала (у даљем тексту: ствараоци и имаоци) при чувању и заштити архивске грађе и документарног материјала у електронском облику (у даљем тексту: електронско архивирање).Сходна примена прописа о електронском чувању
Члан 2.
Ствараоци и имаоци документарног материјала у електронском облику дужни су да електронско архивирање, до предаје архивске грађе надлежном архиву, врше у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување.Коришћење софтверског решења за електронско архивирање
Члан 3.
Ствараоци и имаоци врше електронско архивирање у софтверском решењу – информационом систему за поуздано електронско чување.Државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установе и имаоци јавних овлашћења (у даљем тексту: органи), као ствараоци и имаоци врше електронско архивирање у софтверском решењу еАрхив (у даљем тексту: еАрхив) који је део архивског информационог система.
еАрхив Војног архива није део информационог система архива већ функционише независно.
Ствараоци и имаоци су дужни да приступ документарном материјалу који се трајно чува омогуће надлежном јавном архиву кроз еАрхив.
Одобравање Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања
Члан 4.
Стваралац и ималац доноси листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и доставља је у електронском облику надлежном јавном архиву у еАрхив путем Портала еУправа, у складу са прописима којима се уређује електронска управа осим ако је посебним законом другачије прописано.Надлежни јавни архив у еАрхиву проверава листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и даје сагласност.
Ако надлежни јавни архив утврди неправилност у листи из става 1. овог члана налаже меру за њено исправљање.
Стваралац и ималац документарног материјала на основу мере из става 3. овог члана без одлагања врши исправку неправилности и доставља исправљену листу у еАрхив.
Електронско архивирање ствараоца и имаоца пре предаје надлежном архиву
Члан 5.
Стваралац и ималац документарног материјала дужан је да:1) донесе интерна правила по којима ће поступати у припреми документарног материјала за поуздано електронско чување;
2) примени мере заштите софтверског решења из члана 3. ове уредбе;
3) припреми документарни материјал за електронско архивирање у складу са прописом којим се уређује поуздано електронско чување и формати документа који су погодни за дуготрајно чување;
4) класификује документарни материјал у складу са листом категорија архивске грађе и документарног материјала и одреди рок чувања;
5) евидентира следеће податке о ствараоцу у софтверском решењу из члана 3. ове уредбе:
(1) матични број, односно јединствени матични број грађана;
(2) назив;
(3) седиште, односно пребивалиште;
(4) организациона јединица;
(5) овлашћено лице;
6) одреди метаподатке о документарном материјалу у које спадају:
(1) јединствена ознака документа;
(2) број предмета;
(3) врста документа;
(4) опис;
(5) изворни облик, и то: папирни, односно електронски;
(6) формат у коме се документ чува;
(7) датум настанка, односно потписивања и/или печатирања;
(8) број квалификованог електронског сертификата;
(9) рок чувања;
(10) датум архивирања;
(11) датум придруживања квалификованог временског жига (датум потврђивања интегритета);
(12) рок за обнову интегритета документа;
(13) статус предмета, и то: формиран, у обради, прекинут, обустављен, одбачен, решен и архивиран;
(14) статус документа, и то: потписан односно печатиран, потписан и печатиран, надограђен/обновљен, уништен, предат јавном архиву;
(15) напомена;
7) потврди верност изворном документарном материјалу и тачност мета података квалификованим електронским потписом, односно печатом;
8) води евиденцију о предузетим радњама у поступку припреме за електронско чување и електронско архивирање;
9) чува документарни материјал у форматима погодним за дуготрајно чување;
10) води архивску књигу у електронском облику;
11) приликом отпочињања поузданог електронског чувања и периодично придружује квалификовани временски жиг, односно врши надоградњу квалификованог електронског потписа, односно печата на архивираном документарном материјалу у електронском облику до предаје надлежном архиву у складу са прописом којим се уређује поуздано електронско чување и формати докумената који су погодни за дуготрајно чување.
Обављање стручног надзора у еАрхиву
Члан 6.
Надлежни јавни архив именује администратора у еАрхиву.Администратор из става 1. овог члана ауторизује приступ овлашћеном лицу надлежног јавног архива ради вршења стручног надзора.
Надлежни јавни архив у еАрхиву у односу на одобрену листу из члана 4. проверава електронско архивирање.
У случају да надлежни јавни архив утврди неправилност при електронском архивирању, означава неправилност у архивској књизи и налаже меру за отклањање, у складу са законом.
Стваралац и ималац на основу захтеване мере из става 4. овог члана без одлагања врши исправку неправилности.
Издвајање електронског документарног материјала који се уништава
Члан 7.
Стваралац и ималац документарног материјала, после извршеног одабирања документарног материјала који се трајно чува из софтверског решења из члана 3. ове уредбе, издваја ради уништења документарни материјал коме је истекао рок чувања.Стваралац и ималац документарног материјала издвајање ради уништења обавља креирајући захтев у електронском облику са пописаним документарним материјалом којем је истекао рок чувања.
Захтев из става 2. овог члана се доставља надлежном јавном архиву у еАрхив путем Портала еУправа.
Изузетно, орган из члана 3. ове уредбе захтев из става 2. овог члана креира и доставља у еАрхиву.
Војни архив ће примати од организационих јединица Министарства одбране и Војске Србије захтеве у електронском облику са пописом документарног материјала за уништење и за исте издавати одобрење за уништење.
Надлежни јавни архив одобрава захтев из става 2. овог члана у еАрхиву за уништење документарног материјала и чини га доступним на начин на који је захтев поднет.
Издвајање електронског документарног материјала који се трајно чува
Члан 8.
Стваралац и ималац документарног материјала који се трајно чува, по истеку рока од 30 година од дана настанка, креира захтев у електронском облику у софтверском решењу из члана 3. ове уредбе и предаје га надлежном јавном архиву у еАрхив.Надлежни јавни архив на основу захтева из става 1. овог члана доноси акт о утврђивању архивске грађе за културно добро у складу са законом.
Архивска грађа из става 2. овог члана предаје се надлежном јавном архиву уписивањем у еАрхив.
Након предаје архивске грађе надлежном јавном архиву ствараоцу и имаоцу који је предао грађу укидају се права приступа ради управљања архивском грађом.
Војни архив ће од организационих јединица Министарства одбране и Војске Србије, по истеку рока чувања од 30 година од дана настанка, прикупљати документарни материјал који се чува трајно и који неће бити саставни део јавног архива у еАрхиву.
Мере заштите софтверског решења у којем се врши електронско архивирање
Члан 9.
Све техничко-технолошке компоненте које орган, стваралац или ималац који врши припрему користи у току припреме документарног материјала за електронско архивирање, део су софтверског решења на који се примењују мере заштите у складу су са прописима.Завршна одредба
Члан 10.
Ова уредба ступа на снагу осмог дана од дана објављивања у „Службеном гласнику Републике Србије”, а примењује се од 1. јануара 2024. године.*Службени гласник РС, број 94/2022
05 број 110-8985/2021-2
У Београду, 10. новембра 2021. године
Влада
Председник,
Ана Брнабић, с.р.
ОДРЕДБЕ КOЈЕ НИСУ УНЕТЕ У „ПРЕЧИШЋЕН ТЕКСТ” УРЕДБЕ
Уредба о измени Уредбе о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику : „Службени гласник РС", број 94/2022-4
Члан 2.
Ова уредба ступа на снагу даном објављивања у „Службеном гласнику Републике Србије”.